Étude de cas
Des délais courts et de nouvelles exigences techniques mettent les équipes internes sous pression. Melitta montre comment l’accès direct à une plateforme mondiale permet de libérer des ressources pour le cœur de métier, tout en déployant les exigences de conformité de manière structurée et évolutive sur plusieurs marchés.
Résultats en bref
D’une approche réactive à une approche proactive
Le processus de déploiement est passé d’adaptations ponctuelles à court terme à un standard planifiable et reproductible.
Une conformité assurée sans effort interne supplémentaire
Melitta peut répondre aux exigences propres à chaque pays sans devoir développer une expertise interne pour chaque format local.
Plus de transparence grâce au suivi en temps réel
ecosio Monitor offre une visibilité en temps réel sur l’ensemble des factures et réduit la dépendance vis-à-vis de l’IT.
Beaucoup d’autres prestataires utilisent eux-mêmes la plateforme ecosio en arrière-plan. Nous avons choisi de nous adresser directement à la source afin de raccourcir les circuits de coordination.
Face à la multiplication des obligations de facturation électronique, Melitta devait mettre en place une solution évolutive, intégrée à SAP et adaptée à plusieurs pays. Avec ecosio, l’entreprise a construit un modèle de déploiement structuré et reproductible, capable de répondre efficacement aux exigences de conformité propres à chaque marché.
À propos de Melitta
Le groupe Melitta est une entreprise familiale internationale forte de plus de 100 ans d’histoire. Connu pour ses produits liés au café et aux articles ménagers, Melitta s’appuie sur un environnement ERP standardisé pour répondre à des exigences réglementaires croissantes.
Secteur
Biens de consommation, café et articles ménagers
Siège social
Minden, Allemagne
Système ERP
SAP
Avant la collaboration avec ecosio, de nouvelles exigences en Belgique et en Pologne ont rendu nécessaire l’adaptation des processus de facturation de Melitta. À ce stade, l’entreprise ne disposait pas encore d’un dispositif de facturation électronique. Les bases techniques et opérationnelles devaient donc être construites depuis zéro.
En Belgique notamment, les délais très courts laissaient peu de marge pour une préparation structurée. L’équipe projet s’est donc retrouvée sous une pression importante. Concrètement, il fallait mettre en place un dispositif de facturation électronique évolutif pour plusieurs pays, définir de nouveaux processus et réunir dès le départ les exigences techniques, réglementaires et opérationnelles.
Nous avons d’abord dû nous familiariser avec le sujet. Au début, il n’était pas toujours évident de savoir quelles étapes étaient nécessaires dans le détail. Nous avons donc commencé par réagir, avant de pouvoir vraiment anticiper.
Melitta recherchait une solution capable de réduire la complexité croissante de la facturation électronique, de s’intégrer sans rupture dans son environnement SAP existant et de poser des bases solides pour les prochains déploiements.
Après avoir étudié plusieurs options, Melitta a choisi ecosio comme partenaire central de mise en œuvre. Trois critères ont été déterminants.
Un accès direct à la plateforme
De nombreux prestataires s’appuient en arrière-plan sur la technologie ecosio. En travaillant directement avec ecosio, Melitta évite les intermédiaires supplémentaires et simplifie les échanges.
Un service entièrement géré
ecosio prend en charge la complexité réglementaire et la gestion des formats. Melitta peut ainsi répondre aux exigences spécifiques de chaque pays sans devoir développer une expertise dédiée pour chaque marché.
Une intégration fluide
La solution s’intègre dans l’environnement SAP de Melitta et permet de continuer à utiliser des modules complémentaires existants comme AFI. Les utilisateurs conservent ainsi leurs habitudes, sans rupture dans les processus établis.
La mise en œuvre s’est faite progressivement, pays par pays, chaque déploiement s’appuyant sur l’expérience acquise lors du précédent. La Belgique et la Pologne ont posé les premières bases. En raison des délais serrés, l’équipe a dû avancer rapidement et construire les processus en parallèle de l’implémentation, ce qui a nécessité une coordination étroite entre Melitta et ecosio.
À chaque nouveau déploiement, les rôles, les responsabilités et les exigences techniques sont devenus plus clairs, rendant les implémentations suivantes plus efficaces. Après les déploiements en Belgique et en Pologne, la France était déjà en préparation. En parallèle, l’Allemagne et ses 13 entités ont été définies comme le prochain grand jalon.
Aujourd’hui, nous formons avec ecosio une équipe parfaitement rodée. Nous savons exactement qui doit fournir quoi, et les processus sont devenus très efficaces.
Pour Melitta, l’objectif n’était pas seulement de répondre à quelques obligations de facturation électronique, mais de créer un modèle de déploiement structuré et évolutif pour les futures exigences pays. ecosio a apporté une valeur ajoutée particulièrement forte dans trois domaines.
Moins d’effort opérationnel
Melitta n’a pas besoin de développer en interne une expertise spécialisée en fiscalité internationale ou en formats EDI. ecosio apporte ce savoir-faire.
Sécurité renforcée
ecosio Monitor est devenu un outil quotidien pour les équipes métier. Il offre une visibilité claire sur le statut des factures et réduit la dépendance vis-à-vis de l’IT.
Une collaboration réactive
Melitta bénéficie d’interlocuteurs dédiés pour la mise en œuvre et l’exploitation courante. Les sujets sont clarifiés rapidement, sans ralentir les projets.
Pour nos utilisateurs, consulter ecosio Monitor fait désormais partie du démarrage de la journée. Cela crée de la transparence et leur donne l’assurance que les documents sont bien transmis.
ecosio connaît les exigences et nous décharge de leur complexité. Nous n’avons pas besoin de développer une expertise propre à chaque pays et nous nous sentons parfaitement prêts à réussir les prochains déploiements.
Avec ecosio, Melitta a transformé la facturation électronique d’une obligation réglementaire en un processus international évolutif.
En tant que partenaire central de service entièrement géré, ecosio apporte la stabilité et l’expertise dont Melitta a besoin pour ses futurs déploiements.
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