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case study
Los plazos cada vez más ajustados y los nuevos requisitos técnicos aumentan la presión sobre los equipos internos. Melitta demuestra cómo el acceso directo a una plataforma global libera recursos para centrarse en el negocio principal, mientras los requisitos de cumplimiento normativo se implementan de forma estructurada y escalable en distintos mercados.
Resultados principales
De reaccionar a actuar
El proceso de despliegue evolucionó desde ajustes ad hoc a corto plazo hacia un modelo estandarizado y planificable.
Compliance sin esfuerzo adicional
Melitta puede implementar requisitos específicos de cada país de forma planificada, sin desarrollar conocimientos especializados para cada formato local.
Transparencia gracias a Monitor
ecosio Monitor ofrece visibilidad en tiempo real sobre todas las facturas y reduce la dependencia de los equipos de IT.
Muchos otros proveedores utilizan la plataforma de ecosio en segundo plano. Nosotros decidimos acudir directamente a la fuente para mantener ágiles los procesos de coordinación.
Ante el aumento de los mandatos de facturación electrónica, Melitta necesitaba implantar una solución escalable e integrada en SAP para varios países. Junto con ecosio, desarrolló un modelo de despliegue estructurado y repetible que permite implementar requisitos de cumplimiento normativo específicos de cada país de forma eficiente y escalable.
Acerca de Melitta
El Grupo Melitta es una empresa familiar internacional con más de 100 años de historia. Conocida por sus productos de café y artículos para el hogar, apuesta por un ERP estandarizado y expertise especializado para afrontar requisitos regulatorios crecientes.
Sector
Bienes de consumo, café y artículos para el hogar
Sede central
Minden, Alemania
ERP System
SAP
Antes de colaborar con ecosio, los nuevos requisitos en Bélgica y Polonia obligaron a Melitta a adaptar sus procesos de facturación. En aquel momento no existía una infraestructura de facturación electrónica. Por ello, fue necesario crear desde cero tanto la base técnica como la operativa.
Especialmente en Bélgica, los plazos ajustados apenas dejaron margen para una preparación estructurada, lo que generó una presión considerable sobre el equipo del proyecto. El reto consistía en implantar una infraestructura de facturación electrónica escalable para varios países, definir nuevos procesos y combinar desde el principio requisitos técnicos, regulatorios y operativos.
Primero tuvimos que familiarizarnos con el tema. Sobre todo al principio, no siempre estaba claro qué pasos eran necesarios en detalle. Por eso, al comienzo reaccionábamos más de lo que planificábamos.
Melitta buscaba una solución que redujera la creciente complejidad de la facturación electrónica, se integrara perfectamente en su entorno SAP y sirviera como base sólida para futuros despliegues.
Tras evaluar distintas opciones, la compañía eligió a ecosio como socio principal de implementación. Tres aspectos fueron decisivos:
Acceso directo a la plataforma
Muchos proveedores utilizan la tecnología de ecosio en segundo plano. Al colaborar directamente con ecosio, Melitta evita intermediarios adicionales y mantiene una coordinación sencilla y eficiente.
Fully managed service
ecosio se encarga de la complejidad regulatoria y de la gestión de formatos. Así, Melitta puede cumplir los requisitos específicos de cada país sin desarrollar conocimientos especializados para cada mercado.
Integración fluida
La solución se integra en el entorno SAP de Melitta y permite seguir utilizando complementos existentes, como AFI. Esto favorece la adopción por parte de los usuarios y evita interrupciones en procesos ya consolidados.
La implementación se llevó a cabo de forma gradual, país por país, aprovechando la experiencia adquirida en cada despliegue. Bélgica y Polonia sentaron las bases. Debido a la presión de los plazos, el equipo tuvo que reaccionar con rapidez y desarrollar procesos en paralelo a la implementación, lo que exigió una estrecha coordinación entre Melitta y ecosio.
Con cada nuevo despliegue, las funciones, responsabilidades y requisitos técnicos fueron definiéndose con mayor claridad, lo que permitió ejecutar las siguientes implementaciones de forma más eficiente. Tras completar los proyectos de Bélgica y Polonia, comenzó la preparación de Francia. Paralelamente, Alemania y otras 13 sociedades se definieron como el siguiente gran hito.
Hoy formamos junto con ecosio un equipo perfectamente coordinado. Sabemos exactamente qué debe aportar cada parte y los procesos funcionan de forma muy eficiente.
Para Melitta, el objetivo no era solo cumplir mandatos concretos de facturación electrónica, sino crear un modelo de despliegue estructurado y escalable para futuros requisitos en otros países. ecosio aportó un valor especialmente relevante en tres áreas.
Menos esfuerzo operativo
Melitta no necesita desarrollar conocimientos especializados sobre normativa fiscal internacional ni formatos EDI. ecosio aporta toda esa experiencia.
Más seguridad para negocio
ecosio Monitor es ya una herramienta diaria para negocio. Aporta visibilidad sobre el estado de las facturas y reduce la dependencia de IT.
Colaboración ágil
La estrecha colaboración con los expertos de ecosio aceleró los despliegues internacionales y permitió resolver cada tema con rapidez.
Consultar ecosio Monitor ya forma parte de la rutina diaria de nuestros usuarios. Esto aporta transparencia y les da la seguridad de que los documentos se transmiten correctamente.
ecosio conoce los requisitos y nos libera de la complejidad. No necesitamos desarrollar conocimientos especializados para cada país y, por ello, estamos perfectamente preparados para implantar con éxito los próximos mercados.
Gracias a ecosio, Melitta ha transformado la facturación electrónica de una obligación regulatoria en un proceso internacional escalable.
Como socio central de servicios gestionados, ecosio aporta la estabilidad y la experiencia que Melitta necesita para sus futuros despliegues.
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