Wozu brauche ich einen EDI-Dienstleister?

Die Technik

Ähnlich wie Mobilfunkbetreiber Mobilfunknetze betreiben, die sie gegen Gebühr an ihre Kunden zur Verfügung stellen, betreiben auch EDI-Dienstleister Netzwerke. Diese Netzwerke dienen zur Übertragung von strukturierten elektronischen Dokumenten, wie bspw. EDIFACT, CSV, XML etc.

Im Unterschied zum Mobilfunkbereich, wo es nur einige wenige Betreiber gibt, gibt es im EDI-Bereich eine Vielzahl von verschiedenen nationalen und internationalen Providern am Markt, die Dienstleistungen rund um den elektronischen Datenaustausch anbieten. Die wichtigsten Dienstleistungen sind dabei typischerweise:

• Routing. Darunter versteht man die Zustellung von elektronischen Nachrichten von einem Sender an einen Empfänger.
• Roaming. Sofern der Sender und der Empfänger nicht denselben EDI-Provider haben, erfolgt die Weitergabe der Nachrichten beim Routing über verschiedene Provider hinweg. In diesem Fall spricht man von Roaming. Ähnlich wie man bei Mobilfunknetzen jederzeit aus Netz A in das Netz B anrufen kann (bzw. umgekehrt angerufen werden kann), funktioniert das Prinzip auch im elektronischen Datenaustausch. Nachrichten werden vom Netz des Providers A in das Netz des Providers B übergeben und umgekehrt.
• Konvertierung. Bei einer Konvertierung wird ein Quellformat (z. B. CSV) in ein Zielformat (z. B. EDIFACT) übersetzt. Dies kommt üblicherweise dann zur Anwendung, wenn Sender und Empfänger nicht „dieselbe Sprache“ sprechen – also, wenn unterschiedliche elektronische Dokumentenformate bzw. Dokumentenstandards verwendet werden.
• Signatur. Obwohl heute in vielen Ländern nicht mehr gesetzlich vorgeschrieben, bestehen nach wie vor viele Empfänger darauf, dass eine elektronische Nachricht auch elektronisch signiert wird. Dadurch kann technisch die Echtheit des Absenders und die Unversehrtheit des Inhalts garantiert werden.
• Archivierung. Bei der elektronischen Archivierung werden elektronische Dokumente gespeichert, um später jederzeit wieder auf die Dokumente zugreifen zu können. Gründe dafür können unternehmensextern (z. B. durch steuerliche Vorschriften) oder unternehmensintern sein (z. B. um später Auswertungen über die ausgetauschten Dokumente zu ermöglichen).

Die Dienstleistung

Neben der Technik, die für einen reibungslosen Betrieb des elektronischen Datenaustausches zweifellos wichtig ist, sind die Beratungsdienstleistungen rund um die Einführung von EDI ein weiteres wichtiges Aufgabengebiet von EDI-Dienstleistern.

Eine EDI-Einführung besteht dabei grob aus folgenden Schritten:

1. Analyse des aktuellen Status Quo

Hier geht es in erster Linie darum zu evaluieren, welche Lieferanten/Kunden mit EDI erreicht werden sollen und welche EDI-Standards von den Lieferanten/Kunden verwendet werden.

Parallel dazu müssen die Voraussetzungen der aktuell im Unternehmen verwendeten Software überprüft werden. EDI-Daten werden im Unternehmen typischerweise von einer Warenwirtschaftssoftware oder einer Finanzbuchhaltungssoftware erzeugt und verarbeitet. Ist die verwendete Software beispielsweise in der Lage strukturierte Dokumente zu senden und zu empfangen? Ohne diese Grundvoraussetzung ist kein Einsatz von EDI möglich.

Eine weitere Frage betrifft die Konvertierung. Zahlt sich die Anschaffung einer lokalen Konvertierungssoftware aus, die zwischen dem Format der Warenwirtschafts-/Finanzbuchhaltungssoftware und dem geforderten EDI-Format der Lieferanten/Kunden übersetzt oder soll die Konvertierung durch den EDI-Dienstleister erledigt werden? Die Anschaffung einer lokalen Konvertersoftware rentiert sich dabei typischerweise erst ab einem großen Belegvolumen und einer Vielzahl von Lieferanten und Kunden.

Bei den Detailfragen hilft Ihnen der EDI-Dienstleister weiter.

2. Aktualisierung der unternehmensinternen Stammdaten

Um im Rahmen des elektronischen Datenaustausches als Unternehmen eindeutig identifiziert werden zu können, ist die Anschaffung einer GLN notwendig. Aufbauend auf dieser GLN müssen anschließend die Produkte mit eindeutigen Nummern – so genannten GTINs – versehen werden, anhand derer sie im elektronischen Datenaustausch identifiziert werden.

3. Setup der EDI Infrastruktur

Nachdem im Schritt 1 die Infrastruktur analysiert wurde und die Software entsprechend angepasst bzw. neu angeschafft wurde und in Schritt 2 die Stammdaten aktualisiert wurden, geht es an die Umsetzung des eigentlichen EDI.

Der EDI-Dienstleister kontaktiert die zuständigen EDI-Ansprechpartner der Kunden und Lieferanten und führt mit diesen das sogenannte EDI-Onboarding durch. Im Rahmen dieses Onboardings werden die von den Unternehmen verwendeten Dokumentenstandards ausgetauscht und bei Bedarf entsprechende Konvertierungen eingerichtet. Parallel zur Abstimmung der verwendeten Dokumentenformate werden die verschiedenen technischen Verbindungen zu den Lieferanten und Kunden aufgebaut. Dabei kommen unterschiedliche Protokolle wie beispielsweise X.400, AS2, SFTP etc. zum Einsatz.

4. Testbetrieb

Nachdem die technische Infrastruktur aufgebaut worden ist und die Abstimmung über die verwendeten Dokumentenstandards abgeschlossen ist, erfolgt erstmals ein Austausch von Testnachrichten. Dabei wird überprüft, ob die gesendeten Daten beim Empfänger korrekt verarbeitet werden konnten. Im Rahmen des Testbetriebes wird auch oft ein Parallelbetrieb von Papierbelegen und elektronischen Dokumenten verfolgt.

Dabei werden für einen bestimmten Zeitraum neben den Papierbelegen auch elektronische Nachrichten ausgetauscht. Der Empfänger vergleicht anschließend den Papierbeleg mit den elektronisch erhaltenen Daten in seiner Warenwirtschaft. Werden Abweichungen festgestellt, kann in dieser Zeit bswp. im Dokumenten-Mapping noch nachgebessert werden.

5. EDI-Produktivbetrieb

Sofern während der Testphase bzw. während des Parallelbetriebes keine Probleme aufgetreten sind, wechselt man in den Produktivbetrieb. Hier zeigt sich der Nutzen von EDI nun in vollem Ausmaß: elektronische Dokumente werden vollautomatisch und ohne menschliche Interaktion zwischen Unternehmen ausgetauscht.

Support

Auch im EDI kann einmal etwas schief gehen. Die Systeme eines Lieferanten sind aufgrund eines Hardwarefehlers oder unternehmensnetzwerkinternen Fehlers nicht erreichbar. Elektronische Nachrichten können nicht zugestellt werden bzw. nicht empfangen werden. Nachrichten werden vom Sender fehlerhaft exportiert und dadurch vom Empfänger nicht akzeptiert. Nachrichten werden mit fehlerhaften GLN versehen versendet usw.

ecosio Support

Hier hilft der EDI-Dienstleister weiter. Das EDI-Supportteam verfügt über die Kontaktdaten der wichtigsten EDI-Ansprechpartner bei den Lieferanten und Kunden und nimmt umgehend (zumeist telefonischen) Kontakt auf. Nach Wiederherstellung der Verbindungen werden Nachrichten ggf. noch einmal gesendet.

Monitoring

Unabhängig vom eigentlichen Support, kümmert sich das Monitoringteam des EDI-Dienstleisters 24 Stunden und 7 Tage die Woche an 365 Tagen im Jahr um die reibungslose Übertragung von elektronischen Nachrichten. Treten Probleme auf, so informiert das Supportteam proaktiv die beteiligten Partner und hilft bei der Problemlösung.