Order Response im EDI-Dokumentenfluss
Eine typische EDI-Dokumentenabfolge im Rahmen einer Beschaffung sieht üblicherweise wie folgt aus.
EDI-Dokumentenabfolge bei Amazon
Amazon bestellt mit Hilfe einer Bestellung (ORDERS) bei einem Lieferanten. Anschließend retourniert der Lieferant eine Bestellbestätigung (ORDRSP). Bevor die Ware versendet wird, muss ein Lieferavis (DESADV) übermittelt werden. Am Ende wird dann die Rechnung (INVOIC) elektronisch übermittelt.
Amazon selbst spricht oft nicht direkt von den EDIFACT-Dokumenttypen, sondern verwendet für Bestellungen Purchase Order (PO) und für Bestellbestätigungen Purchase Order Acknowledgement (POA).
Eine Order Response Nachricht folgt also unmittelbar auf eine Bestellung und erfüllt dabei bei Amazon eine Reihe von Funktionen.
Bestellbestätigung bei Amazon
Mit Hilfe der Bestellbestätigung bestätigt der Lieferant an Amazon, dass er die bestellte Ware im gewünschten (oder ggf. reduzierten) Umfang liefern wird. Amazon hat dadurch die Möglichkeit seine ankommenden Warenströme besser zu planen und auch die zu erwarteten Lagerstände. Am Ende will Amazon seinen Kunden einen möglichst hohen Verfügungsgrad der Waren garantieren.
Übermittelt der Lieferant keine Bestellbestätigung, so geht Amazon davon aus, dass der Lieferant die Ware nicht in dem gewünschten Umfang liefern kann und storniert die ursprüngliche Bestellung.
Kann der Lieferant die bestellte Menge nur in einem reduzierten Umfang liefern (z.B. weil nicht genug produziert werden konnte), so wird dies auch in der Bestellbestätigung an Amazon kommuniziert. Amazon hat dann die Möglichkeit die fehlende Menge bei anderen Lieferanten zu bestellen.
Erneute Übermittlung von Bestellbestätigungen
Amazon bietet den Lieferanten auch die Möglichkeit auf eine Bestellung mehrere Bestellbestätigungen zu senden. Die Freischaltung dieser Funktion muss bei Amazon jedoch gesondert beantragt werden. Zur Anwendung kommt dies, wenn geänderte Liefermengen kommuniziert werden sollen. Dabei ist zu beachten, dass immer nur reduzierte Liefermengen in einer erneuten Bestellbestätigung kommuniziert werden dürfen, jedoch keine erhöhen Liefermengen.
Das folgende Beispiel veranschaulicht das Prinzip.
- Amazon bestellt mit einer ORDERS 1000 Scheren.
- Der Lieferant hat nur 500 Scheren lagernd und bestätigt mit einer ORDRSP die Liefermenge von 500 Scheren.
- Durch den ORDRSP weiß Amazon nun, dass 500 Scheren fehlen und bestellt diese bei einem anderen Lieferanten.
- In der Zwischenzeit hat der Lieferant seine Produktion hochgefahren und wäre nun in der Lage die restlichen 500 Scheren zu liefern. Jetzt darf jedoch keine erhöhte Liefermenge mehr kommuniziert werden, da Amazon bereits bei einem anderen Lieferanten die 500 fehlenden Scheren bestellt hat.
- Wenn im umgekehrten Fall der Lieferant im Rahmen seiner eigenen Qualitätskontrolle bemerkt, dass von den 500 zu liefernden Scheren 100 Scheren aufgrund von Produktionsfehlern nicht geliefert werden können, so kann er dies mit einem erneuten ORDRSP an Amazon kommunizieren. Amazon kann dann wiederum eine Lösung für die nun zusätzlich fehlenden 100 Scheren finden.
Des Weiteren können mit einem erneuten ORDRSP korrigierte Estimated Delivery Dates (EDD) und Estimated Ship Dates (ESD) an Amazon kommuniziert werden. ESD ist dabei jenes Datum, wann die Ware voraussichtlich den Lieferanten verlassen wird und EDD ist jenes Datum, wann die Ware voraussichtlich bei Amazon ankommt.
Amazon ACK-Codes
Amazon bestellt in einer Bestellung ein bis mehrere verschiedene Produkte, dargestellt in einzelnen Bestellzeilen (Line Items). Diese Bestellzeilen müssen aus der Bestellung in die Bestellbestätigung übernommen werden, wobei für jede Bestellzeile ein Acknowledgement-Code hinzugefügt werden muss. Fehlt eine Bestellzeile aus der Bestellung in der Bestellbestätigung, so geht Amazon implizit davon aus, dass das in der Bestellzeile referenzierte Produkt nicht geliefert werden kann.
Amazon verwendet die folgenden Acknowledgement Codes:
| ACK Code | Zweck | Beschreibung |
|---|---|---|
| IA | Item accepted | Die bestellte Menge kann im bestellten Umfang sofort zum angegebenen Datum geliefert werden. |
| IB | Item backordered | Die bestellte Menge ist nicht unmittelbar verfügbar, kann aber zum angegebenen Datum geliefert werden. |
| CK | Item Cancelled | Die bestellte Menge kann nicht geliefert werden. Amazon interpretiert dies als „hard reject“. D.h. das bestellte Produkt ist nicht mehr verfügbar und obsolet. |
| IR | Item Rejected | Die bestellte Menge kann nicht geliefert werden. Amazon interpretiert dies als „soft reject“. D.h. das bestellte Produkt kann aktuell nicht geliefert werden, ist aber bei einer Folgebestellung unter Umständen wieder verfügbar. |
Verwendetes technisches Format
Amazon verwendet zur Übermittlung von Bestellbestätigungen das EDIFACT EANCOM ORDRSP D96A Format.
Zeitspanne bis zur Einlieferung
Nach Erhalt einer Bestellung muss der Lieferant innerhalb von 24 Stunden eine Bestellbestätigung retournieren. Passiert dies nicht, geht Amazon implizit davon aus, dass die Bestellung nicht geliefert werden kann.
Noch Fragen?
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