Echte Rechnungen, echte Daten: Unser Fazit zum E-Invoicing-Pilot in Frankreich

Seit einigen Wochen ist ecosio im französischen E-Invoicing-Pilotprojekt live und tauscht im Auftrag unserer Kunden echte Rechnungen aus. Der Weg bis hierhin – live zu gehen und Rechnungen für unsere Kunden auszutauschen – hat uns mehr beigebracht als jede Spezifikation. Im Folgenden lesen Sie, was wir dabei gelernt haben und was das für Ihre eigene Vorbereitung auf den Stichtag im September bedeutet – ergänzt um Einblicke aus dem Feedback-Termin zum Pilotprojekt, den die AIFE am 7. Juli abgehalten hat.

Das Wichtigste in Kürze

1. Compliance auf dem Papier ist noch lange kein funktionierender Rechnungsaustausch im Echtbetrieb
2. Registrierung, Plattformanbindung und Rechnungsaustausch sind drei separate Meilensteine
3. Schlechte Stammdaten sind die Ursache der meisten Anfangsprobleme
4. Es zählt, Ihre realen Anwendungsfälle zu testen – nicht nur die einfachen
5. Das Pilotprojekt senkt zwar das Risiko – einen Plan für die ersten Startprobleme brauchen Sie trotzdem

1 – Compliance auf dem Papier ist nicht gleich Echtbetrieb

Man fühlt sich schnell startklar, wenn hinter jeder Anforderung ein Haken steht: Die Spezifikation ist erfüllt, die Verbindung steht, die Testrechnung läuft durch. Auf der Präsentationsfolie wirkt das Projekt abgeschlossen.

In der Praxis sieht es anders aus. Sobald Sie echte Rechnungen in realem Volumen an echte Geschäftspartner senden, zeigen sich die Sonderfälle schnell. Ein kleiner Datenfehler, der beim schnellen Test durchrutscht, kann dazu führen, dass eine echte Rechnung abgelehnt wird.

Genau diese Lücke zwischen Compliance auf dem Papier und einer technisch funktionierenden Anbindung ist die wichtigste Lehre aus dem Pilotprojekt. Die gute Nachricht: Sie können diese Lücke jetzt noch schließen, solange wenig auf dem Spiel steht.

2 – Registrierung, Anbindung und Austausch sind drei verschiedene Meilensteine

Eine der ersten Lehren: Im System registriert zu sein heißt noch nicht, betriebsbereit zu sein. Drei Schritte, die ähnlich klingen, sind in Wahrheit voneinander getrennt:

1. Zuerst registrieren Sie sich im zentralen Verzeichnis, das in Frankreich als Annuaire bekannt ist.
2. Zweitens verbindet sich Ihre akkreditierte Plattform (PA) mit Ihrem ERP, dem Unternehmenssystem, in dem Ihre Rechnungen liegen.
3. Drittens tauschen Sie eine echte Rechnung aus und erhalten die Lebenszyklus-Status zurück.

Jeder Schritt kann funktionieren, während der nächste noch hakt. Erst wenn eine Rechnung ausgestellt, zugestellt, angenommen und quittiert wurde, ist sie wirklich durch. Wer seine Bereitschaft allein an der Registrierung im Verzeichnis misst, überschätzt sich schnell.

Die PA, die zwischen diesen Etappen steht, leistet weit mehr, als nur Dateien hin- und herzuschieben – deshalb ist ihre Wahl wichtiger, als sie zunächst erscheint. Eine simple Plattform ist kaum mehr als ein Übertragungskanal, der eine Rechnung von A nach B bringt. Eine starke, zukunftssichere PA ist dagegen Ihr Partner für Compliance und Betrieb – und im französischen Modell entscheidet dieser Partner mit darüber, ob Sie vorankommen oder ausgebremst werden.

Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters auf weit mehr als nur darauf, ob er Rechnungen senden und empfangen kann:

• Fachwissen und Branchenkenntnis: weil die französischen Vorgaben komplex sind und sich laufend weiterentwickeln
• Starke Integrationen: weil Ihre PA sich mit Ihrem ERP verbinden muss, um Rechnungen abzuholen und die Lebenszyklus-Status zurückzumelden
• Datensicherheit, Speicherung und Zuverlässigkeit: weil Rechnungs- und Steuerdaten hochsensibel sind
• Unterstützung bei Compliance und technischen Vorschriften: weil Ihre Pflichten nicht enden, sobald die Verbindung steht – und fachkundige Hilfe zählt, wenn sich die Regeln ändern
• Laufender Support, Flexibilität, transparente Preise und Skalierbarkeit: damit Sie Wachstum und künftige Mandate ohne versteckte Kosten bewältigen können

Die entscheidende Frage ist also nicht, ob ein Anbieter eine Rechnung senden und empfangen kann. Sondern ob er Ihnen hilft, im französischen Modell zuverlässig zu arbeiten, Ausnahmen zu beherrschen, neue Anwendungsfälle mitzugehen und den Betrieb auf weitere Länder-Vorgaben auszuweiten. Diesen Anspruch stellen wir bei ecosio an uns selbst – und den sollten Sie von jeder PA erwarten, auf die Sie für Frankreich setzen.

3 – Die meisten Probleme beginnen bei den Stammdaten

Viele Probleme beim E-Invoicing entstehen, bevor überhaupt eine Rechnung rausgeht. Im Pilotprojekt waren fehlerhafte Stammdaten die häufigste Reibungsquelle. Umfragen bestätigen das: 41 % der Unternehmen, die ihre Systeme getestet haben, nannten mangelhafte Datenqualität als Problem, noch vor Format- und Mapping-Schwierigkeiten (39 %) und Lücken in den Stammdaten (37 %).

Ihre zentralen Kennungen müssen in den eigenen Systemen stimmen. Das heißt: saubere Kunden- und Lieferantenstammdaten, korrekte SIREN- und SIRET-Nummern (die französischen Unternehmenskennungen), präzise Routing-Daten und gültige USt-Angaben.

Dem Routing sollten Sie besondere Aufmerksamkeit schenken. Damit Rechnungen korrekt bei Ihnen ankommen, müssen Sie Ihren Geschäftspartnern genau die Routing-Adresse nennen, die im zentralen Verzeichnis hinterlegt ist. In Frankreich hat sie eines dieser Formate:

• SIREN
• SIREN und ein Routing-Suffix
• SIREN und SIRET
• SIREN, SIRET und ein Routing-Code

Tauschen Sie über das Peppol-Netzwerk aus, gilt dieselbe Routing-Adresse, ergänzt um das französische Präfix 0225. Ein Fehler an dieser Stelle bleibt selten ein rein technisches Detail: Eine fehlende Steuernummer kann die Validierung scheitern lassen, eine falsche Rechtseinheit leitet die Rechnung fehl, und falsche USt-Angaben verzerren Summen und Reporting.

Bleiben solche Fehler unbemerkt, schlagen sie direkt auf Ihre Zahlen durch – als verspätete Zahlungen, langsamerer Cashflow, Stress bei Prüfungen und mögliche Compliance-Risiken. Behandeln Sie Ihre Stammdaten deshalb als zentrale Vorbereitung, nicht als Nebensache.

4 – Testen Sie die Rechnungs-Anwendungsfälle, die wirklich zählen

Es ist verlockend, eine einzige einwandfreie Rechnung zu verschicken, ihren Erfolg abzuhaken und das Projekt für fertig zu erklären. In der Praxis ist es aber selten so einfach.

Stecken Sie vor dem Testen den Umfang Ihrer Prozesse ab. Welche Rechnungsarten setzen Sie tatsächlich ein? Haben Sie es mit Gutschriften, Self-Billing, Factoring oder Spesenabrechnungen zu tun? Wie laufen Korrekturen und Reklamationen bei Ihnen ab? Für viele dieser Fälle macht die französische Normungsstelle AFNOR konkrete Vorgaben zu Referenzen, Korrekturen und Statusereignissen.

Die Lehre aus dem Pilotprojekt ist eindeutig: Testen Sie die Fälle, die für Ihren Betrieb wirklich relevant sind, nicht nur die einfachsten. Was in Ihrem Alltag häufig vorkommt, gehört in den Testplan – damit es lieber im Test scheitert als nach dem Go-live.

Auch hier macht der richtige Partner den Unterschied. Eine leistungsfähige PA bringt bereits fertige Testbeispiele mit und hilft Ihnen, Ihre wichtigsten Anwendungsfälle abzusichern, statt Sie damit allein zu lassen. Erfahren Sie mehr über ecosio Global E-Invoicing Compliance.

5 – Rechnen Sie mit Startproblemen, bevor sie Ihr Finanzteam erreichen

Das Pilotprojekt senkt das Risiko, beseitigt es aber nicht. Vermutlich lässt sich nicht jeder Anwendungsfall mit jedem Partner durchspielen, und manche Partner sind schlicht noch nicht so weit. Selbst nach gründlichen Tests sollten Sie am ersten Tag mit ein paar Problemen rechnen.

Nach unserer Erfahrung lassen sich die meisten Startprobleme drei Bereichen zuordnen:

• Validierung: wenn Rechnungen abgelehnt werden, weil nicht nur die Summen, sondern auch strukturierte Daten und USt-Logik exakt stimmen müssen
• Routing und Erreichbarkeit: wenn Kennungen und Onboarding darüber entscheiden, ob eine Rechnung den Endpunkt des Käufers überhaupt erreicht
• Betrieb: wenn Gutschriften, Ausnahmen, Duplikate und ausbleibende Statusmeldungen Rückstaus erzeugen, die Ihr Finanzteam nicht schnell genug abarbeiten kann

Am besten kommen die Teams zurecht, die Steuer, IT und Fachbereich an einem Strang ziehen lassen, um Probleme schnell zu erkennen, zu lösen und zu dokumentieren. Hilfreich sind zudem Vorkehrungen für den Ernstfall – etwa das Zwischenspeichern von Nachrichten, wenn ein ERP kurz nicht erreichbar ist, vorkonfigurierte Ausweichkanäle und die Möglichkeit, Rechnungen im Zweifel manuell einzusehen, herunterzuladen und zu bearbeiten.

All das ersetzt keine gute Vorbereitung, macht aber aus dem hektischen Krisenmodus der ersten Woche einen kontrollierten Ablauf.

Für größere Unternehmen kommt eine weitere Lehre hinzu: Ab September 2026 tauschen Sie E-Rechnungen nach den französischen Vorgaben aus, doch viele Ihrer kleineren Lieferanten fallen noch nicht darunter. Klein- und Kleinstunternehmen müssen erst ab September 2027 E-Rechnungen ausstellen. Bis dahin brauchen Sie für diese vielen kleinen Lieferanten einen separaten Weg und müssen deren Rechnungen weiter empfangen und verarbeiten, ohne Ihren konformen Prozess zu stören.

Genau hier zahlt sich ein frühes Lieferanten-Onboarding aus. Selbst wenn Ihre eigenen Systeme bereit sind, schicken kleinere Lieferanten ihre Rechnungen womöglich weiter als PDF, per E-Mail oder über andere uneinheitliche Kanäle, bis auch sie vollständig unter die französische Pflicht zur strukturierten E-Rechnung fallen. Die Lieferantenaktivierung von ecosio bündelt diese Lieferanten in einem einzigen, gesteuerten Prozess. Mit Flow binden Sie auch Lieferanten ohne EDI-Anbindung ein, reduzieren Ausnahmen und halten Ihre Rechnungsflüsse vor und nach der Frist 2027 stabil. Erfahren Sie mehr über die ecosio Lieferantenaktivierung.

Nutzen Sie das Pilotprojekt als Ihre Schonfrist

Das Pilotprojekt ist der sicherste Zeitpunkt, um Probleme zu finden und zu beheben. Nach September mag es zwar einen gewissen Spielraum geben, verlassen sollten Sie sich darauf aber nicht. Wer jetzt testet, stößt auf Probleme, solange noch Zeit bleibt, sie vor dem Stichtag zu lösen.

Wenn Sie sich auf September vorbereiten, sollten diese Punkte im Mittelpunkt Ihres Plans stehen:

• Testen Sie jetzt im Echtbetrieb, nicht nur in der Sandbox
• Validieren Sie Ihre Daten anhand echter Transaktionen
• Proben Sie Ihre Anwendungsfälle und den Umgang mit Ausnahmen
• Erstellen Sie einen Bereitschaftsplan, den Sie auch nachweisen können

Ihre Checkliste zur Bereitschaft für das französische E-Invoicing-Pilotprojekt

Das Pilotprojekt nimmt spürbar Fahrt auf. Die Konformität der Verzeichnisflüsse ist zuletzt auf 98,9 % gestiegen – von 62 % im März –, und der Anteil erfolgreicher deklarativer Meldungen kletterte von 37 % auf 90,2 %. Auch die Zuversicht wächst: 87,5 % der befragten großen und mittelgroßen Unternehmen rechnen damit, zum Stichtag am 1. September bereit zu sein.

Um das Beste aus dem Pilotprojekt herauszuholen, gehen Sie diese sechs Bereiche durch:

1. Stellen Sie Ihr Kernteam zusammen, damit Steuer, IT und Fachbereich gemeinsam Verantwortung übernehmen
2. Legen Sie Ihre akkreditierte Plattform fest und prüfen Sie, ob sie Ihre Anwendungsfälle abdeckt
3. Bereinigen und validieren Sie Ihre Stammdaten, bevor Sie testen
4. Definieren und testen Sie die Rechnungs-Anwendungsfälle, die für Ihr Unternehmen wichtig sind
5. Halten Sie einen separaten Prozess für alles bereit, was erst 2027 unter die Pflicht fällt
6. Nehmen Sie am Pilotprojekt teil und proben Sie, was passiert, wenn etwas schiefgeht

Die offiziellen Anforderungen und Fristen finden Sie direkt bei der französischen Steuerbehörde auf impots.gouv.fr.

Bereit, die Lücke zu schließen?

Das Pilotprojekt ist Ihre Schonfrist. Je früher Sie unter realen Bedingungen testen, desto entspannter wird der September. Erfahren Sie mehr darüber, wie ecosio Sie bei der globalen E-Invoicing-Compliance unterstützt – und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Abläufe startklar machen.