Erfordernisse einer korrekten Rechnung in Österreich

Die Rechnung im Laufe der Zeit

Bereits aus dem alten Mesopotamien gibt es erste Belege für Rechnungen, die man zur damaligen Zeit in Tafeln aus weichem Ton schrieb. Mit Hilfe eines Griffels wurden dabei Symbole in den Ton gedrückt — die Schrift ist auch unter dem Namen Keilschrift bekannt.

Durch Hitze (oft unbeabsichtigt bei Bränden) härteten die Tafeln aus und sind so bis heute erhalten geblieben. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel.

Beispiel für eine Tontafel

Erster schriftlicher Nachweis vom Apfel.
Tontafel, gebrannt, Alter : ca. 2370 v. Chr.
Herkunft: Girsu, Südmesopotamien, Verwaltungsnotiz über die Ablieferung von Obst (u.a. auch Äpfel).
Staatliche Museen zu Berlin, Vorderasiatisches Museum.

Mit dem Aufkommen von Papyrus (gepresste Stengel der Papyrus-Pflanze), Pergament (bearbeitete Tierhaut) und später dem Papier entwickelte sich die Rechnung anschließend immer weiter, bis zur heute bekannten Form.

Die folgende Rechnung über 3.000 USD stellte Edward Hopper für sein berühmtes Nighthawks-Werk, an das Art Institute of Chicago.

Rechnung für Nighthawks

Gemessen am heutigen Wert des Bildes, ein richtiges Schnäppchen für das Art Institute of Chicago.

Ed Hopper’s ‚Nighthawks‘

Allen Rechnungen, egal ob in Ton geritzt oder auf Pergament oder Papier geschrieben, ist jedoch eines gemein — die Nachvollziehbarkeit der erfolgten Leistung durch Dritte — allen voran Zoll- und Finanzbehörden. Daran hat sich seit dem alten Mesopotamien nichts geändert. Welche Anforderungen stellen aber die Behörden von heute an eine Rechnung?

Wann muss ich als Unternehmer eine Rechnung ausstellen?

Sie müssen als Unternehmer gemäß Umsatzsteuergesetz Rechnungen ausstellen wenn Sie:

• Umsätze an andere Unternehmer oder deren Unternehmen haben
• Umsätze an juristische Personen haben
• steuerpflichtige Werklieferungen oder Werkleistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer haben
• in einem anderen EU-Mitgliedsstaat eine Lieferung oder sonstige Leistung ausführen, bei der die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und der leistende Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder sein Unternehmen betreibt noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte hat.

Anforderungen an eine Rechnung in Österreich

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von EUR 400 (inkl. USt) gelten die folgenden Anforderungen:

1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
2. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. der Leistung („Wo woar mei Leistung?„)
3. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
4. Rechnungsbetrag und Steuerbetrag in einer Summe
5. Steuersatz
6. Ausstellungsdatum

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag größer oder gleich EUR 400 (inkl. USt) gelten die folgenden Anforderungen:

1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. der Leistung („Wo woar mei Leistung?„)
4. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
5. Rechnungsbetrag und Steuersatz. Bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung (z.B. bei Antiquitätenhandel) muss ein entsprechender Hinweis darauf vorhanden sein.
6. Steuerbetrag
7. Ausstellungsdatum
8. Fortlaufende Nummer
9. Umsatzssteuer­identifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsstellers

Für Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag über EUR 10.000 (inkl. USt) muss zusätzlich die UID-Nummer des Rechnungsempfängers angegeben werden.

Des Weiteren zu beachten sind auch handelsrechtliche Vorschriften bei Kapitalgesellschaften (AG und GmbH). Hier muss die Rechnung auch folgende Angaben enthalten:

• Rechtsform
• Sitz
• Firmenbuchnummer
• Firmenbuchgericht

Alle anderen im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen wie Einzelunternehmen, Personengesellschaften usw. müssen diese Angaben auf Ihren Geschäftspapieren auch anführen.

Rechnungen an Leistungsempfänger im Ausland

Bei Rechnungen für Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse Charge), müssen zusätzlich die folgenden Punkte enthalten sein

1. UID-Nummer des Leistungsempfängers
2. Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld. Auf der Rechnung ist ausschließlich der Nettobetrag anzuführen. Steuerbetrag oder Steuersatz dürfen nicht ausgewiesen werden.

Die Rechnungsnummer

Ein viel diskutiertes Thema in Zusammenhang mit der Rechnung ist die Rechnungsnummer. Hier die wichtigsten Fakten.

Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummerierung zur Identifikation haben, die einmalig vergeben wird. Der Zeitpunkt des Beginns der fortlaufenden Nummerierung kann frei gewählt werden, wobei auch mehrere Rechnungsnummernkreise zulässig sind (z.B. auf Basis von Filialen, Niederlassungen, usw.).

Die Nummerierung auf Rechnungen für Privatkunden darf nur dann entfallen, wenn der Unternehmer separate Rechnungskreise für Privatkunden und Unternehmer führt. Bei nur einem Rechnungskreis sind die Rechnungen für Privatkunden gemeinsam mit den Rechnungen für Unternehmer fortlaufend zu nummerieren.

Als Rechnungsempfänger sind sie nicht verpflichtet, die fortlaufende Nummerierung zu prüfen.

Vorsicht bei der UID-Nummer

Sie sind als Rechnungsempfänger jedoch verpflichtet, die Korrektheit der UID-Nummer des Rechnungsausstellers zu überprüfen. Eigentlich interessant — man ist als Rechnungsempfänger für die Einhaltung der kaufmännischen Sorgfalt seines Gegenübers verantwortlich.

Zu diesem Zweck bietet die Europäische Union das MIAS-Onlineservice (MwSt-Informationsaustauschsystem) an, mit Hilfe dessen Sie jede europäische UID-Nummer auf ihre Gültigkeit prüfen können.

Das folgende Ergebnis erhalten Sie beispielsweise bei der Abfrage der UID-Nummer der ecosio GmbH.

UID-Nummern-Abfrage

Vor allem bei vielen Eingangsrechnungen wird der Prozess der UID-Nummernprüfung sehr schnell aufwändig. Hier gibt es prinzipiell drei Möglichkeiten.

A) Sie prüfen die UID-Nummern gar nicht und verlassen sich auf die kaufmännische Sorgfalt des Rechnungsstellers. Eher nicht zu empfehlen.

B) UID-Nummern von erhaltenen Rechnungen werden entweder nur stichprobenartig oder periodisch auf ihre Gültigkeit geprüft. Hier läuft man natürlich Gefahr, dass unter Umständen eine ungültige UID-Nummer trotzdem vorkommen kann.

C) Bei Lösungen zur automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann ecosio für Sie jede UID-Nummer automatisch validieren. In diesem Fall werden die UID-Nummern mit Hilfe des Web Services der EU automatisch geprüft.

In welchem Zeitraum muss die Rechnung gestellt werden?

Besteht die unternehmerische Pflicht eine Rechnung zu legen, so ist die Rechnung innerhalb von 6 Monaten zu stellen.

Wenn Sie Rechnungen an Empfänger in der EU stellen, bei denen der Leistungsempfänger die USt schuldet (Reverse Charge) oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, so hat die Rechnungsausstellung bis spätestens 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Monats zu erfolgen.

Kleinunternehmer

Wenn Sie Kleinunternehmer sind (Ihr Gesamtumsatz in einen Jahr beträgt nicht mehr als 30.000 EUR netto), so sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. Ein einmaliges Überschreiten dieser Grenze um nicht mehr als 15% innerhalb von fünf Kalenderjahren ist möglich. Unabhängig davon können Sie jederzeit für eine Besteuerung nach den allgemeinen Grundsätzen optieren — Ihr Steuerberater hilft Ihnen dabei weiter.

Bei Rechnungen, die Sie als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer ausstellen, müssen Sie auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen — z.B. durch den Hinweis „gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994 enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.

Storno einer Rechnung

Fehler können immer passieren — auch bei der Rechungsausstellung. Was tun, wenn Sie eine Rechnung beispielsweise mit einem falschen Rechnungsbetrag gestellt haben, und diese nun nachträglich korrigieren wollen?

Angenommen Sie haben eine Rechnung mit der Rechnungsnummer 1 über 100 EUR + 20% USt = 120 EUR brutto gestellt und möchten diese nun stornieren.

Schritt 1:

Sie erstellen eine Stornorechnung mit der neuen Rechnungsnummer 2 und ordnen das Ursprungsdokument (Rechnung Nr. 1) klar dieser Stornorechnung zu. Es empfiehlt sich hier auf das Datum der Ursprungsrechnung, sowie auf die Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung zu verweisen — z.B.:

„Hiermit stornieren wir unsere Rechnung mit der Nr. xyz vom 12.7.2014“.

Die Stornorechnung Nr. 2 markieren Sie entsprechend entweder mit Stornorrechnung oder Gutschrift. Die Beträge auf der Stornorechnung Nr. 2 sind die exakt selben wie auf der ursprünglichen Rechnung Nr. 1, jedoch mit negativem Vorzeichen. Damit gleichen sich die beiden Rechnungen in der Buchhaltung aus. Für eine Gutschrift/Stornorechnung gelten die selben Formvorschriften wie für Rechnungen.

Schritt 2:

Sie erstellen eine neue Rechnung mit der Rechnungsnummer 3, in welcher Sie die korrigierten Rechnungsposten ausweisen.

Beachten Sie bitte, dass Sie ohne die Ausstellung der korrekten Stornorechnung/Gutschrift kraft Rechnungslegung zwei Mal die Umsatzsteuer schulden würden!

Elektronische Rechnungen

Die Übermittlung von Rechnungen ist prinzipiell auch in elektronischer Form zulässig, sofern die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Nähere Details zu elektronischen Rechnungen finden Sie in unserem Beitrag „Gesetzeskonforme Abwicklung von elektronischen Rechnungen in Österreich“.

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