STORIA DI SUCCESSO
Con ecosio, JAF ha allineato la propria piattaforma sviluppata internamente agli obblighi di E-invoicing di diversi mercati europei, partendo da Romania e Polonia e guardando ai prossimi rollout, come la Slovacchia.
I risultati in sintesi
Un'unica API al posto di soluzioni locali isolate
Anziché gestire più fornitori regionali, JAF ha collegato la propria piattaforma consolidata direttamente all’API di ecosio, creando così un canale unico per la compliance fiscale europea.
Trasparenza operativa proattiva
Il team è passato a un’automazione per eccezione. Le sedi nazionali monitorano, cercano e scaricano le fatture in autonomia tramite ecosio Monitor, alleggerendo il carico dell’IT centrale.
Infrastruttura snella e scalabile
JAF gestisce tra 13.000 e 16.000 documenti al mese nei mercati attivi, mantenendo una compliance costante e senza oneri amministrativi aggiuntivi.
Abbiamo scelto ecosio perché ci serviva una soluzione centrale collegata al nostro sistema ERP, invece di dover dialogare con numerosi fornitori locali diversi
JAF si affida a ecosio per gestire i requisiti obbligatori di E-invoicing in un numero crescente di mercati europei tramite un'unica API, direttamente dall'infrastruttura già in uso. Supportato da ecosio Monitor per la trasparenza operativa in tempo reale, il progetto centralizza lo scambio automatizzato di dati oltre i confini nazionali e crea al tempo stesso una via efficiente per riportare l'intero ciclo di vita dei documenti nell'archivio aziendale interno di JAF.
Informazioni sull'azienda
Il Gruppo JAF è uno dei principali distributori all’ingrosso europei di legno e pannelli a base di legno: sede centrale in Austria, 75 sedi in 15 Paesi. Processi automatizzati, soluzioni logistiche e di lavorazione moderne e servizi digitali per i clienti fanno dei flussi di dati end-to-end la base del suo sviluppo.
Settore
Distribuzione all’ingrosso, legno e pannelli a base di legno
Sede centrale
Stockerau, Austria
Prima della collaborazione con ecosio, JAF utilizzava una piattaforma interna che da oltre dieci anni generava automaticamente le fatture in PDF e le inviava via e-mail. Attraverso questo canale passava oltre il 90% del volume complessivo del gruppo in 15 Paesi, e con costi praticamente nulli.
Con l’estensione degli obblighi di E-invoicing in Europa, questa infrastruttura, concepita per l’invio via e-mail, ha raggiunto i propri limiti: non era in grado né di generare né di validare i complessi file XML strutturati richiesti dalle autorità. Per alcuni Paesi esistevano soltanto soluzioni locali isolate, ad esempio in Serbia tramite un fornitore locale o nell’ambito dei registratori di cassa fiscali. Questo approccio rischiava però di tradursi in una rete difficilmente gestibile, con referenti frammentati, un supporto non omogeneo e nessuna trasparenza centralizzata.
Gli obblighi di E-invoicing hanno comportato tre sfide concrete:
Per JAF non si trattava soltanto di recepire nei tempi previsti requisiti normativi in evoluzione, ma anche di preservare l’efficienza dei processi esistenti e di spostare il carico strutturale al di fuori dei team interni. ecosio si è distinta soprattutto in tre aree.
Integrazione fluida tramite API
Invece di sostituire la piattaforma di fatturazione che JAF utilizzava con successo da anni, ecosio ha messo a disposizione un’API performante. JAF ha semplicemente esteso la propria interfaccia interna con questo collegamento, continuando a instradare i flussi documentali automatizzati senza interferire con i processi consolidati.
Trasparenza in tempo reale con ecosio Monitor
ecosio Monitor ha offerto proprio quel livello di dettaglio a livello utente che mancava ai classici setup EDI. Sia l’IT centrale di JAF sia le sedi nazionali disponono così di una visione chiara e in tempo reale dei flussi documentali, degli stati di trasmissione e dei passaggi di validazione, con un accesso a livello di gruppo e accessi specifici per Paese.
Riconciliazione automatizzata del ciclo di vita dei documenti
Per mantenere il pieno controllo sui propri dati aziendali, JAF ha integrato un processo di archiviazione proprietario. Ogni file XML generato, ogni aggiornamento di stato e ogni riscontro della piattaforma fiscale statale viene riscritto automaticamente tramite API nelle applicazioni interne di JAF e qui archiviato.
Volevamo semplicemente una soluzione in cui l’unica cosa da verificare fosse la completezza dei nostri dati interni. Del mapping, della validazione e del collegamento alla rete del singolo Paese si occupa ecosio.
Il progetto è stato strutturato Paese per Paese, trattando ogni obbligo nazionale come un rollout autonomo. Questo approccio ha dato al team congiunto la flessibilità necessaria per reagire a scadenze normative in continuo mutamento.
Il punto di partenza è stato il sistema polacco KSeF: JAF ha sfruttato questo primo rollout per costruire il proprio formato dati interno standardizzato sulla base della struttura «ERPEL-XML». Quando la Polonia ha rinviato la scadenza obbligatoria poco prima della data di avvio prevista, il team congiunto ha rapidamente spostato il focus sulla rete romena ANAF, riutilizzando il lavoro di interfaccia già completato.
Il rollout romeno è stato particolarmente critico dal punto di vista delle tempistiche: meno di tre mesi dalla prima pianificazione al go-live. Tra le prime aziende a collegarsi alla nuova interfaccia ANAF romena, JAF si è affidata in misura decisiva a ecosio per orientarsi tra passaggi di validazione ufficiali ancora in evoluzione.
L’improvviso aumento della domanda di E-invoicing in Europa ha certamente messo sotto pressione le risorse di tutto il settore nelle fasi di picco dei rollout. Il contatto diretto con gli integration engineer di ecosio ha però garantito un avanzamento costante e ha stabilizzato rapidamente l’operatività in produzione in entrambi i mercati target.
Nell’implementazione di ANAF Romania siamo stati pionieri. Avevamo un contatto diretto con il team tecnico di ecosio e, quando la situazione si faceva critica, ottenere una risposta per via diretta ha sempre funzionato in modo eccellente.
Processi per eccezione e notifiche proattive
L’automazione ha sostituito completamente i controlli manuali finora necessari. L’IT centrale non deve più verificare attivamente: le validazioni preliminari proattive di ecosio generano immediatamente una notifica via e-mail quando una fattura presenta un problema strutturale, consentendo un chiarimento tempestivo.
Responsabilità operativa decentralizzata
Con l’introduzione di ecosio Monitor, le attività quotidiane di tracciamento sono state affidate direttamente alle singole società nazionali. I collaboratori locali possono cercare in autonomia i documenti non rintracciabili e verificare da sé i parametri di trasmissione, senza coinvolgere l’helpdesk.
Scalabilità conforme senza crescita amministrativa
Con gli attuali 13.000-16.000 documenti al mese gestiti tramite ecosio, JAF è costantemente compliant in Romania e Polonia. Poiché gli aggiornamenti dei formati e la manutenzione dei mapping sono interamente a carico di ecosio, questo volume è stato raggiunto senza potenziare l’organico dell’IT interno.
Ogni passaggio del ciclo di vita del documento viene tracciato e riscritto nel nostro sistema ERP tramite API. ecosio Monitor offre alle nostre sedi nazionali piena trasparenza per cercare e scaricare le fatture in autonomia.
Volevamo una soluzione che ci permettesse di gestire ogni nuovo Paese con il minor impegno possibile e con la massima trasparenza e chiarezza. E con ecosio ci siamo davvero riusciti.
Oggi JAF dispone di un modello standardizzato e facilmente replicabile per i prossimi rollout europei. Per la Slovacchia sono già in corso i preparativi per l’integrazione: un mercato con requisiti complessi di reporting duale, in cui le fatture devono essere trasmesse contemporaneamente ai clienti finali e alla rete statale ITAX.
Grazie alla combinazione tra l’interfaccia centrale e standardizzata di JAF e il monitoraggio continuo dei formati, i webinar con gli esperti e le estensioni modulari per Paese di ecosio, il team è perfettamente attrezzato per affrontare nuovi mercati in modo efficiente, restando agile e snello a livello amministrativo lungo tutta la propria espansione europea.
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