case study
Los mandatos de facturación electrónica llegan mercado a mercado, cada uno con sus propios formatos, redes y plazos. JAF demuestra cómo una única conexión por API con un socio especializado permite mantener en funcionamiento una plataforma de facturación propia, mientras el cumplimiento normativo de cada país se implementa de forma estructurada y repetible.
Resultados principales
Una API central en lugar de soluciones aisladas
En lugar de gestionar varios proveedores regionales, JAF conectó su plataforma consolidada directamente a la API de ecosio y creó así un único canal para el cumplimiento fiscal en Europa.
Transparencia operativa proactiva
El equipo pasó a un modelo de automatización por excepción. Las filiales de cada país supervisan, buscan y descargan facturas de forma autónoma a través de ecosio Monitor, lo que libera de carga al departamento central de IT.
Infraestructura ligera y escalable
JAF gestiona entre 13.000 y 16.000 documentos al mes en los mercados activos y se mantiene siempre en cumplimiento, sin esfuerzo administrativo adicional.
Elegimos ecosio porque necesitábamos una solución central conectada a nuestro sistema ERP, en lugar de acabar tratando con multitud de proveedores locales distintos.
Con ecosio, JAF alineó su plataforma desarrollada internamente con las obligaciones de facturación electrónica de varios mercados europeos, empezando por Rumanía y Polonia, y con nuevos despliegues como Eslovaquia ya en preparación. Una sola API gestiona el intercambio automatizado de documentos más allá de las fronteras, ecosio Monitor aporta visibilidad operativa en tiempo real y todo el ciclo de vida documental se devuelve automáticamente al archivo corporativo interno de JAF.
Acerca de JAF
El Grupo JAF es uno de los principales distribuidores mayoristas europeos de madera y derivados de la madera, con sede en Austria y 75 centros en 15 países. Los procesos automatizados, las soluciones modernas de logística y transformación y los servicios digitales para clientes convierten los flujos de datos integrales en la base de su desarrollo.
Sector
Distribución mayorista, madera y derivados de la madera
Sede central
Stockerau, Austria
Antes de colaborar con ecosio, JAF utilizaba una plataforma propia que, durante más de una década, generaba automáticamente las facturas en PDF y las enviaba por correo electrónico. Por esta vía circulaba más del 90 % del volumen del grupo en 15 países, y prácticamente sin coste asociado.
Con la ampliación de las obligaciones de facturación electrónica en Europa, esta infraestructura, concebida para el envío por correo electrónico, alcanzó sus límites: no podía generar ni validar los complejos ficheros XML estructurados que exigen las administraciones. Para algunos países existían únicamente soluciones locales puntuales, por ejemplo en Serbia a través de un proveedor local o en el ámbito de las cajas fiscales. Sin embargo, este enfoque amenazaba con derivar en una red poco manejable de interlocutores dispersos, soporte heterogéneo y falta de transparencia centralizada.
Los requisitos de facturación electrónica plantearon tres desafíos concretos:
Para JAF no se trataba solo de cumplir a tiempo con unos requisitos legales cambiantes, sino de preservar la eficiencia de los procesos existentes y trasladar la carga estructural fuera de los equipos internos. Tres aspectos fueron decisivos.
Integración fluida por API
En lugar de sustituir la plataforma de facturación que JAF llevaba años utilizando con éxito, ecosio puso a disposición una API potente. JAF amplió su interfaz interna existente con esta conexión y siguió derivando los flujos documentales automatizados sin interrumpir los procesos ya consolidados.
Transparencia en tiempo real con ecosio Monitor
ecosio Monitor aportó exactamente el nivel de detalle a nivel de usuario que faltaba en los entornos EDI clásicos. Tanto el IT central de JAF como las filiales de cada país obtuvieron una visión clara y en tiempo real de los flujos documentales, los estados de transmisión y los pasos de validación, con un acceso corporativo global y accesos específicos por país.
Devolución automatizada del ciclo de vida documental
Para mantener el control total sobre sus datos de negocio, JAF integró su propio proceso de archivo. Cada fichero XML generado, cada actualización de estado y cada respuesta de la plataforma tributaria estatal se devuelve automáticamente a través de la API a las aplicaciones internas de JAF, donde queda archivada.
Simplemente queríamos una solución en la que lo único que tengamos que comprobar sea si nuestros datos internos están completos. Del mapeo, la validación y la conexión a la red de cada país se encarga ecosio.
El proyecto se estructuró país por país, tratando cada obligación nacional como un despliegue independiente. Este enfoque dio al equipo conjunto la flexibilidad necesaria para reaccionar ante calendarios regulatorios cambiantes.
El punto de partida fue el sistema KSeF de Polonia: JAF aprovechó este primer despliegue para construir su formato de datos interno estandarizado sobre la base de la estructura «ERPEL-XML». Cuando Polonia aplazó su plazo obligatorio poco antes de la fecha de arranque prevista, el equipo conjunto trasladó rápidamente el foco a la red ANAF de Rumanía, donde pudo reutilizar el trabajo de interfaz ya realizado.
El despliegue rumano fue especialmente crítico en plazos: menos de tres meses desde la planificación inicial hasta el go-live. Como una de las primeras empresas en conectarse a la interfaz ANAF recién implantada en Rumanía, JAF se apoyó de forma decisiva en ecosio para navegar por unos requisitos de validación que seguían cambiando durante el propio proyecto.
El repentino aumento de la demanda de facturación electrónica en Europa tensionó los recursos de todo el sector en las fases punta de los despliegues. Aun así, el contacto directo con los integration engineers de ecosio permitió mantener un avance constante y estabilizar con rapidez la operación en producción en ambos mercados.
En la implementación de ANAF Rumanía fuimos pioneros. Teníamos contacto directo con el equipo técnico de ecosio y, cuando la situación se ponía difícil, obtener una respuesta por vía directa funcionó siempre a la perfección.
Procesos por excepción y avisos proactivos
La automatización ha sustituido por completo las rutinas de comprobación manuales. El IT central ya no necesita revisar de forma activa: las validaciones previas proactivas de ecosio generan de inmediato un aviso por correo electrónico en cuanto una factura presenta un problema estructural, lo que permite resolverlo al momento.
Responsabilidad operativa descentralizada
Con la introducción de ecosio Monitor, las tareas diarias de seguimiento pudieron delegarse directamente en cada filial nacional. Los equipos locales pueden localizar por sí mismos los documentos extraviados y comprobar los parámetros de entrega, sin recurrir al helpdesk.
Escalabilidad conforme, sin crecimiento administrativo
Con entre 13.000 y 16.000 documentos al mes gestionados a través de ecosio, JAF cumple de forma continuada en Rumanía y Polonia. Como las actualizaciones de formato y el mantenimiento de los mapeos corren íntegramente a cargo de ecosio, este volumen se ha alcanzado sin ampliar la plantilla del IT interno.
Cada paso del ciclo de vida documental queda registrado y se devuelve a nuestro sistema ERP a través de la API. ecosio Monitor da a nuestras filiales plena transparencia para buscar y descargar facturas de forma autónoma.
Queríamos una solución que nos permitiera atender todos los países que se vayan sumando con el menor esfuerzo posible y con la máxima transparencia y claridad. Y eso lo hemos conseguido realmente bien con ecosio.
Hoy JAF dispone de un modelo estandarizado y fácilmente repetible para los próximos despliegues europeos. Para Eslovaquia ya están en marcha los preparativos de integración, un mercado con requisitos complejos de reporting dual, en el que las facturas deben transmitirse simultáneamente al cliente final y a la red estatal ITAX.
La combinación de la interfaz central y estandarizada de JAF con el monitoreo continuo de formatos, los webinars especializados y las extensiones modulares por país de ecosio deja al equipo perfectamente preparado para abrir nuevos mercados de forma eficiente y mantenerse ágil y ligero en la administración a lo largo de toda su expansión europea.
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