case study
Avec ecosio, JAF a mis sa plateforme développée en interne en conformité avec les obligations de facturation électronique de plusieurs marchés européens, en commençant par la Roumanie et la Pologne, et avec de prochains déploiements comme la Slovaquie déjà en préparation.
Résultats en bref
Une API centrale plutôt que des solutions locales isolées
Au lieu de piloter plusieurs prestataires régionaux, JAF a relié sa plateforme existante directement à l’API d’ecosio, créant ainsi un canal unique pour la conformité fiscale européenne.
Une infrastructure légère et évolutive
JAF traite entre 13 000 et 16 000 documents par mois sur ses marchés actifs, tout en restant conforme en permanence et sans effort administratif supplémentaire.
Une transparence opérationnelle proactive
L’équipe est passée à une automatisation par exception. Les filiales pays supervisent, recherchent et téléchargent désormais les factures en toute autonomie via ecosio Monitor, ce qui allège la charge de l’IT central.
Nous avons choisi ecosio parce qu'il nous fallait une solution centrale connectée à notre système ERP, plutôt que d'avoir à échanger au final avec une multitude de prestataires locaux différents.
JAF s'appuie sur ecosio pour traiter, via une API et directement depuis son infrastructure existante, les obligations de facturation électronique d'un nombre croissant de marchés européens. Porté par ecosio Monitor pour une visibilité opérationnelle en temps réel, le projet centralise les échanges de données automatisés au-delà des frontières et offre en parallèle un moyen efficace de réintégrer l'ensemble du cycle de vie documentaire dans l'archive interne de l'entreprise.
À propos de JAF
Le groupe JAF est l’un des principaux grossistes européens en bois et panneaux dérivés du bois : siège en Autriche, 75 sites dans 15 pays. Processus automatisés, solutions logistiques et de transformation modernes et services clients digitaux font des flux de données de bout en bout le socle de son développement.
Secteur
Commerce de gros, bois et panneaux dérivés du bois
Hauptsitz
Stockerau, Autriche
Avant la collaboration avec ecosio, JAF s’appuyait sur une plateforme interne qui, depuis plus de dix ans, générait automatiquement les factures au format PDF et les envoyait par e-mail. Plus de 90 % du volume du groupe passait par ce canal, dans 15 pays, et pour un coût quasi nul.
Avec l’extension des obligations de facturation électronique en Europe, ce dispositif conçu pour l’envoi par e-mail a atteint ses limites : il ne permettait ni de générer ni de valider les fichiers XML structurés et complexes exigés par les administrations. Pour certains pays, il n’existait que des solutions locales ponctuelles, par exemple en Serbie via un prestataire local ou dans le domaine des caisses fiscales. Cette approche risquait toutefois de se transformer en un écheveau difficile à maîtriser : interlocuteurs dispersés, support hétérogène et absence de visibilité centralisée.
Les obligations de facturation électronique ont fait apparaître trois défis concrets :
Nous voulions simplement une solution où il ne nous reste plus qu’à vérifier si nos données internes sont complètes. Le mapping, la validation et le raccordement au réseau de chaque pays, c’est ecosio qui s’en charge.
Pour JAF, il ne s’agissait pas seulement de répondre dans les délais à des exigences légales en évolution, mais aussi de préserver l’efficacité des processus existants et de transférer la charge structurelle hors des équipes internes. ecosio s’est distingué sur trois points en particulier.
Un raccordement fluide par API
Plutôt que de remplacer la plateforme de facturation éprouvée de longue date par JAF, ecosio a mis à disposition une API performante. JAF a simplement enrichi son interface interne existante de ce raccordement et a continué à acheminer ses flux documentaires automatisés sans perturber les processus établis.
Une visibilité en temps réel avec ecosio Monitor
ecosio Monitor a apporté précisément le niveau de détail au niveau utilisateur qui manquait aux dispositifs EDI classiques. L’IT central de JAF comme les filiales pays disposent ainsi d’une vue parfaitement claire, en temps réel, des flux documentaires, des statuts de transmission et des étapes de validation, avec un accès groupe global et des accès spécifiques par pays.
Une réintégration automatisée du cycle de vie documentaire
Pour conserver la maîtrise totale de ses données métier, JAF a intégré son propre processus d’archivage. Chaque fichier XML généré, chaque mise à jour de statut et chaque retour de la plateforme fiscale nationale est automatiquement réécrit via l’API dans les applications internes de JAF, où il est archivé.
Le projet a été structuré pays par pays, chaque obligation nationale étant traitée comme un déploiement distinct. Cette approche a donné à l’équipe commune la flexibilité nécessaire pour réagir à des calendriers réglementaires mouvants.
Le point de départ a été le système polonais KSeF : JAF a mis à profit ce premier déploiement pour construire son format de données interne standardisé, sur la base de la structure « ERPEL-XML ». Lorsque la Pologne a repoussé son échéance obligatoire peu avant la date de lancement prévue, l’équipe commune a rapidement réorienté ses efforts vers le réseau roumain ANAF, en réutilisant le travail d’interface déjà réalisé.
Le déploiement roumain a été particulièrement contraint dans le temps : moins de trois mois entre les premières phases de planification et le go-live. Parmi les premières entreprises à se raccorder à l’interface ANAF nouvellement mise en place en Roumanie, JAF s’est fortement appuyé sur ecosio pour naviguer entre des étapes de validation officielles qui évoluaient encore en cours de projet.
La hausse soudaine de la demande en matière de facturation électronique européenne a certes tendu les ressources de tout le secteur lors des phases de pointe des déploiements. Mais le lien direct avec les integration engineers d’ecosio a permis de maintenir une progression constante et de stabiliser rapidement l’exploitation en production sur les deux marchés cibles.
Pour la mise en œuvre d’ANAF Roumanie, nous étions des pionniers. Nous avions un contact direct avec l’équipe technique d’ecosio et, quand la situation devenait tendue, obtenir une réponse par la voie directe a toujours parfaitement fonctionné.
Un fonctionnement par exception et des alertes proactives
L’automatisation a entièrement remplacé les contrôles manuels jusque-là nécessaires. L’IT central n’a plus besoin de vérifier activement : les contrôles préalables proactifs d’ecosio déclenchent immédiatement une notification par e-mail dès qu’une facture présente une anomalie structurelle, ce qui permet de la traiter sans délai.
Une responsabilité opérationnelle décentralisée
Avec la mise en place d’ecosio Monitor, les tâches quotidiennes de suivi ont pu être confiées directement aux filiales nationales. Les collaborateurs locaux peuvent rechercher eux-mêmes les documents introuvables et vérifier les paramètres de transmission, sans solliciter le helpdesk.
Une montée en charge conforme, sans croissance administrative
Avec actuellement 13 000 à 16 000 documents par mois traités via ecosio, JAF est en conformité continue en Roumanie et en Pologne. Les mises à jour de formats et la maintenance des mappings étant entièrement prises en charge par ecosio, ce volume a été atteint sans renforcer les effectifs de l’IT interne.
Chaque étape du cycle de vie documentaire est journalisée et réécrite dans notre système ERP via l’API. ecosio Monitor donne à nos filiales pays une transparence totale pour rechercher et télécharger les factures en toute autonomie
Nous voulions une solution nous permettant de couvrir chaque nouveau pays qui s’ajoute avec le moins d’efforts possible, et avec un maximum de transparence et de clarté. Et avec ecosio, nous y sommes vraiment très bien parvenus.
JAF dispose aujourd’hui d’un modèle standardisé et facilement reproductible pour ses prochains déploiements européens. Les préparatifs d’intégration sont déjà lancés pour la Slovaquie, un marché aux exigences complexes en matière de reporting dual, où les factures doivent être transmises simultanément aux clients finaux et au réseau public ITAX.
En combinant l’interface centrale et standardisée de JAF avec la veille continue sur les formats, les webinaires d’experts et les extensions pays modulaires d’ecosio, l’équipe est parfaitement outillée pour aborder efficacement de nouveaux marchés, tout en restant agile et légère sur le plan administratif à l’échelle de toute son expansion européenne.
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