Westfalen

I risultati in sintesi

Situazione iniziale

In precedenza, Westfalen AG inviava le fatture attraverso diversi canali, tra cui posta, email, PDF ed EDI. Questo panorama applicativo eterogeneo comportava un elevato carico di lavoro manuale, una trasparenza limitata e un maggiore rischio di errori, soprattutto in un contesto internazionale.

Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica B2G in Germania e l’aumento dei requisiti normativi in Paesi come Austria, Belgio e Paesi Bassi, è cresciuta la pressione sul team SAP interno per migliorare l’efficienza dei processi.

Le sfide principali riguardavano in particolare:

• operatività parallela: utilizzo di SAP ECC e, allo stesso tempo, preparazione alla migrazione a S/4HANA;
• complessità specifica per Paese: requisiti legali e formati differenti in Germania, Austria, Belgio e Paesi Bassi;
• processi manuali: upload dispendiosi in termini di tempo su diversi portali governativi nazionali;
• mancanza di trasparenza: assenza di visibilità end-to-end sugli stati di consegna;
• scalabilità limitata: difficoltà di scaling dovute a canali di trasmissione eterogenei e a complessi sviluppi custom all’interno di SAP.Parallel

Criteri di selezione

Alla luce di questa situazione iniziale, è emersa chiaramente la necessità di una soluzione di fatturazione elettronica integrata, completamente incorporata in SAP, in grado di ridurre le attività manuali e gestire in modo affidabile i requisiti internazionali. Based on this initial situation, it became clear that an integrated e-invoicing solution was required that could be fully embedded in SAP, reduce manual activities, and reliably map international requirements. Su raccomandazione del partner SAP GoPus, ecosio è stata coinvolta come partner specializzato per la connettività Peppol, nonché per la validazione, il routing e la trasmissione internazionale di fatture elettroniche strutturate. Tra i fattori decisivi rientravano la trasmissione specifica per Paese, il feedback trasparente sugli stati e lo stretto coordinamento tra GoPus ed ecosio.

Risultato: processi efficienti e scalabilità internazionale

Grazie all’integrazione, le fatture elettroniche vengono generate direttamente in SAP, validate e trasmesse tramite Peppol. Un monitor integrato per la fatturazione elettronica fornisce una panoramica centralizzata degli stati di consegna e dei feedback di validazione direttamente all’interno del sistema SAP. In questo modo non è più necessario utilizzare portali esterni, mentre la risoluzione dei problemi risulta notevolmente più rapida. Il lavoro manuale, in particolare l’upload delle fatture sui portali governativi, è stato completamente eliminato. Allo stesso tempo, la soluzione consente di collegare rapidamente ulteriori Paesi e offre un’architettura a prova di futuro per l’utilizzo previsto con SAP S/4HANA.

“Per me, questo rappresenta un evidente aumento di efficienza. Posso vedere a colpo d’occhio lo stato di consegna delle mie fatture elettroniche e vengo avvisato immediatamente in caso di errore. Con il monitor per le fatture elettroniche ottengo una panoramica rapida, posso filtrare, analizzare i dettagli ed eseguire il troubleshooting direttamente.”

Una chiara conferma del valore della partnership

Un fattore chiave per il successo del progetto è stata la stretta collaborazione tra GoPus ed ecosio. Una chiara suddivisione dei ruoli, l’elevata disponibilità di entrambi i partner e una cooperazione ben coordinata hanno reso possibile un’implementazione rapida e stabile. Alla domanda sulla collaborazione, Markus Liesche sottolinea:

Westfalen AG ha già deciso di continuare a utilizzare la soluzione anche nel futuro sistema SAP S/4HANA e si sente quindi ben preparata per i prossimi requisiti normativi e obblighi internazionali.