Situación inicial
Anteriormente, Westfalen AG enviaba facturas a través de distintos canales, como correo postal, email, PDF y EDI. Este entorno de sistemas heterogéneo generaba una elevada carga manual, una transparencia limitada y un mayor riesgo de errores, especialmente en un contexto internacional. Con la introducción de la facturación electrónica B2G obligatoria en Alemania y el aumento de los requisitos normativos en países como Austria, Bélgica y los Países Bajos, creció la presión sobre el equipo interno de SAP® para mejorar la eficiencia.
Los principales retos se concentraban en los siguientes aspectos:
- Operaciones en paralelo: uso de SAP ECC mientras se preparaba al mismo tiempo la transición a SAP S/4HANA®
- Complejidad específica de cada país: distintos requisitos legales y formatos en Alemania, Austria, Bélgica y los Países Bajos
- Procesos manuales: cargas de facturas que requerían mucho tiempo en distintos portales gubernamentales nacionales
- Falta de transparencia: ausencia de visibilidad de extremo a extremo sobre los estados de entrega
- Escalabilidad limitada: dificultades para escalar debido a canales de transmisión heterogéneos y desarrollos personalizados complejos en SAP®
Criterios de selección
Partiendo de esta situación inicial, quedó claro que Westfalen AG necesitaba una solución integrada de facturación electrónica que pudiera incorporarse completamente en SAP®, redujera las tareas manuales y gestionara de forma fiable los requisitos internacionales. Por recomendación del socio SAP® GoPus, ecosio se incorporó como partner especializado en conectividad Peppol, así como en validación, routing y transmisión internacional de facturas electrónicas estructuradas. Entre los factores decisivos se encontraban la transmisión específica por país, la información transparente sobre el estado de los mensajes y la estrecha coordinación entre GoPus y ecosio.
Implementación del proyecto
El proyecto comenzó en noviembre de 2020 y se llevó a cabo íntegramente en remoto. La primera transmisión productiva tuvo lugar en enero de 2021. En abril de 2021, la solución entró en funcionamiento para Alemania y los Países Bajos. Austria se conectó poco después, con una implementación completada en aproximadamente una semana.
«La facturación electrónica para Austria se implementó en tan solo una semana aproximadamente. Es un claro ejemplo de la rapidez con la que se pueden conectar países adicionales».
Markus Liesche
IT-Prozessmanager, Westfalen AG
A continuación, el despliegue se amplió a Bélgica. Gracias a la estrecha colaboración entre todas las partes implicadas, se fueron integrando nuevos países paso a paso sin interrumpir las operaciones en curso.
Una clara apuesta por la colaboración
Un factor clave para el éxito del proyecto fue la estrecha colaboración entre GoPus y ecosio. La clara asignación de responsabilidades, la alta disponibilidad de ambos partners y una cooperación bien coordinada hicieron posible una implementación rápida y estable. Al hablar de la colaboración, Markus Liesche destaca:
«Los nuevos requisitos se cumplen con gran rapidez».
Westfalen AG ya ha decidido seguir utilizando la solución en su futuro sistema SAP S/4HANA® y se siente bien preparada para los próximos requisitos normativos y mandatos internacionales.
