case study
Mit ecosio brachte JAF seine individuell entwickelte Hausplattform mit den länderspezifischen E-Rechnungs-Pflichten mehrerer europäischer Märkte in Einklang, beginnend mit Rumänien und Polen und mit Blick auf künftige Rollouts wie die Slowakei.
Die Ergebnisse auf einen Blick
Zentrale API statt lokaler Insellösungen
Statt mehrere regionale Anbieter zu steuern, verband JAF seine etablierte Plattform direkt mit der API von ecosio und schuf so einen einzigen Kanal für die europäische Steuer-Compliance.
Schlanke, skalierbare Infrastruktur
JAF wickelt zwischen 13.000 und 16.000 Dokumente pro Monat über die aktiven Märkte ab und bleibt dabei durchgängig compliant, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand.
Proaktive Transparenz im Betrieb
Das Team stellte auf eine ausnahmebasierte Automatisierung um. Die Länderstandorte überwachen, suchen und laden Rechnungen nun eigenständig über den ecosio Monitor und entlasten damit die zentrale IT.
„Die E-Rechnung ist ein weltweites Thema, das in den nächsten Monaten auch in Europa ganz groß wird. Wir haben uns für ecosio entschieden, weil wir eine zentrale Lösung brauchten, die an unser ERP-System andockt, statt am Ende mit vielen verschiedenen lokalen Anbietern reden zu müssen."
JAF setzt auf ecosio, um die verpflichtenden E-Rechnungs-Anforderungen in immer mehr europäischen Märkten direkt aus der bestehenden Infrastruktur heraus über eine API abzuwickeln. Unterstützt durch den ecosio Monitor für Echtzeit-Transparenz im Betrieb, bündelt das Projekt den automatisierten Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg und schafft zugleich einen effizienten Weg, den vollständigen Dokumentenlebenszyklus zurück in JAFs internes Unternehmensarchiv zu spielen.
Über JAF
Die JAF Gruppe ist einer der führenden europäischen Großhändler für Holz und Holzwerkstoffe: Hauptsitz in Österreich, 75 Standorte in 15 Ländern. Automatisierte Prozesse, moderne Logistik- und Bearbeitungslösungen sowie digitale Kundenservices machen durchgängige Datenwege zur Basis der Weiterentwicklung.
Branche
Automotive / vehicle equipment and mobility solutions
Hauptsitz
Zusmarshausen, Germany
Vor der Zusammenarbeit mit ecosio setzte JAF auf eine Hausplattform, die seit über einem Jahrzehnt Rechnungs-PDFs automatisch erzeugte und per E-Mail versendete. Über diesen Weg liefen mehr als 90 % des konzernweiten Volumens über 15 Länder hinweg, und das nahezu zum Nulltarif.
Mit der Ausweitung der E-Rechnungs-Pflicht in Europa stieß dieses auf E-Mail-Versand ausgelegte Setup an seine Grenzen: Es konnte die komplexen, strukturierten XML-Dateien der Behörden weder erzeugen noch validieren. Für einzelne Länder gab es lediglich vereinzelte lokale Einzellösungen, etwa in Serbien über einen lokalen Dienstleister oder im Bereich der Fiskalkassen. Dieser Ansatz drohte jedoch, in einem unübersichtlichen Geflecht aus verstreuten Ansprechpartnern, uneinheitlichem Support und fehlender zentraler Transparenz zu enden.
Die E-Rechnungs-Vorgaben brachten mehrere konkrete Herausforderungen mit sich:
Für JAF ging es nicht nur darum, veränderte gesetzliche Vorgaben fristgerecht umzusetzen, sondern die Effizienz der bestehenden Prozesse zu bewahren und strukturelle Lasten von den internen Teams weg zu verlagern. ecosio überzeugte dabei vor allem in drei Bereichen.
Nahtlose API-Anbindung
Anstatt JAFs langjährig bewährte Rechnungsplattform zu ersetzen, stellte ecosio eine leistungsfähige API bereit. JAF erweiterte seine bestehende interne Schnittstelle einfach um diese Anbindung und leitete automatisierte Dokumentenflüsse reibungslos weiter, ohne etablierte Abläufe zu stören.
Echtzeit-Transparenz mit dem ecosio Monitor
Der ecosio Monitor lieferte genau jenen tiefen Einblick auf Nutzerebene, der klassischen EDI-Setups fehlte. Sowohl die zentrale IT von JAF als auch die Länderstandorte erhielten damit einen glasklaren Echtzeit-Überblick über Dokumentenströme, Übertragungsstatus und Validierungsschritte.
Automatisierte Rückführung des Dokumenten-lebenszyklus
Um die volle Kontrolle über seine Geschäftsdaten zu behalten, band JAF einen eigenen Archivierungsprozess ein. Jede erzeugte XML-Datei, jedes Status-Update und jede Rückmeldung der staatlichen Steuerplattform wird über die API automatisch in die internen Unternehmensanwendungen von JAF zurückgeschrieben und archiviert.
Wir wollten einfach eine Lösung, bei der wir nur noch prüfen müssen, ob unsere internen Daten vollständig sind. Um das Mapping, die Validierung und die Anbindung an das Netzwerk im jeweiligen Land kümmert sich ecosio.
Das Projekt war Land für Land aufgebaut, wobei jede nationale E-Rechnungs-Pflicht als eigener Rollout behandelt wurde. Dieser Ansatz gab dem gemeinsamen Team die nötige Flexibilität, um auf sich verschiebende regulatorische Zeitpläne zu reagieren.
Den Anfang machte Polens KSeF-System: JAF nutzte diesen ersten Rollout, um sein standardisiertes internes Datenformat auf Basis der „ERPEL-XML”-Struktur aufzubauen. Als Polen seine verpflichtende Frist kurz vor dem geplanten Starttermin verschob, verlagerte das gemeinsame Team den Fokus rasch auf das rumänische ANAF-Netzwerk.
Der rumänische Rollout war äußerst zeitkritisch, mit weniger als drei Monaten von der ersten Planung bis zum Go-live. Als eines der ersten Unternehmen, das die neu eingeführte ANAF-Schnittstelle Rumäniens ansprach, verließ sich JAF stark auf ecosio, um durch die sich noch laufend ändernden behördlichen Validierungsschritte zu navigieren.
Zwar führte der plötzliche Nachfrageschub bei der europäischen E-Rechnung branchenweit zu knappen Ressourcen in den Spitzenphasen der Rollouts. Doch der direkte Draht zu den Integrations-Engineers von ecosio sorgte für steten Fortschritt und stabilisierte den Live-Betrieb in beiden Zielmärkten zügig.
Bei der Umsetzung für ANAF Rumänien waren wir Pioniere. Wir hatten direkten Kontakt zum Technikteam von ecosio, und wenn es einmal eng wurde, hat es immer hervorragend funktioniert, auf direktem Weg eine Antwort zu bekommen.
Ausnahmebasierte Abläufe und proaktive Benachrichtigungen
Die Automatisierung hat die bisher manuellen Prüfroutinen vollständig abgelöst. Die zentrale IT muss nicht mehr aktiv kontrollieren. Stattdessen lösen die proaktiven Vorprüfungen von ecosio sofort eine E-Mail-Benachrichtigung aus, sobald eine Rechnung ein strukturelles Problem aufweist, was eine unmittelbare Klärung ermöglicht.
Dezentrale Betriebsverantwortung
Mit der Einführung des ecosio Monitors konnten die täglichen Nachverfolgungsaufgaben direkt an die einzelnen Ländergesellschaften übergeben werden. Die lokalen Mitarbeitenden können verlorene Dokumente eigenständig nachschlagen und Zustellparameter selbst prüfen, ohne den Helpdesk einzuschalten.
Compliance-konforme Skalierbarkeit ohne administratives Wachstum
Mit aktuell 13.000 bis 16.000 Dokumenten pro Monat über ecosio ist JAF in Rumänien und Polen durchgängig compliant. Da Formataktualisierungen und die Pflege der Mappings vollständig von ecosio übernommen werden, wurde diese Größenordnung erreicht, ohne die interne IT personell aufzustocken.
Wir wollten eine Lösung, mit der wir alle neu hinzukommenden Länder mit möglichst wenig Aufwand, möglichst transparent und übersichtlich bedienen können. Und das ist uns mit ecosio wirklich gut gelungen.
JAF verfügt heute über eine standardisierte, gut wiederholbare Vorlage für kommende europäische Rollouts. Für die Slowakei laufen die Integrationsvorbereitungen bereits, ein Markt mit komplexen Anforderungen an ein duales Reporting, bei dem Rechnungen gleichzeitig an die Endkunden und an das staatliche ITAX-Netzwerk übermittelt werden müssen.
Durch die Kombination aus JAFs zentraler, standardisierter Schnittstelle und dem laufenden Format-Monitoring, den Experten-Webinaren und den modularen Länder-Erweiterungen von ecosio ist das Team bestens gerüstet, um neue Märkte effizient zu erschließen und dabei über die gesamte europäische Expansion hinweg agil und schlank in der Verwaltung zu bleiben.
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