Serbien hat die E-Rechnung (e-Faktura) im Clearance-Modell verpflichtend eingeführt und erweitert die Anforderungen ab 2026 um E-Transport (e-Otpremnica), also elektronische Lieferscheine inklusive Empfangsbestätigungen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fristen gelten, welche UBL-Dokumente erforderlich sind und wie Unternehmen SEF und SEO technisch anbinden.
TL;DR
- E-Rechnung (SEF): Pflicht seit 1. Januar 2023 für B2B und B2G
- E-Transport (SEO): Start 1. Januar 2026 (Public Sector, Spediteure, Excise Goods)
- Ab 1. Oktober 2027: E-Transport Pflicht für alle B2B-Transaktionen im Privatsektor
- Formate: UBL 2.1 XML (Invoice/Credit Note, Despatch Advice, Receipt Advice)
- Portal oder API möglich; Notfallverfahren bei Ausfällen erlaubt
E-Rechnung (e-Faktura) in Serbien: System und Anforderungen
Das serbische E-Rechnungssystem basiert auf einem Clearance-Modell und deckt sämtliche Transaktionsarten ab: B2G, G2B, G2G und B2B. Alle Rechnungen und Gutschriften müssen im strukturierten UBL 2.1 XML-Format über das staatliche System Sistem e-Faktura (SEF) übermittelt und empfangen werden.
Wie funktioniert SEF?
- Der Rechnungsaussteller erstellt eine strukturierte Rechnung oder Gutschrift (UBL 2.1 XML)
- Das Dokument wird bei SEF eingereicht
- SEF führt Validierungen durch und stellt das Dokument dem Empfänger bereit
- Der Empfänger kann das Dokument bestätigen, ablehnen oder beanstanden
- Die Archivierung erfolgt gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsvorgaben
Für geringe Volumina können Unternehmen das staatliche Webportal nutzen. Bei hohem Belegaufkommen empfiehlt sich eine API-Anbindung, um den Dokumentenaustausch direkt aus dem ERP-System zu automatisieren. Im SEF sind Einreichungs- und Zustellstatus sowie Empfängerreaktionen zentral einsehbar, was ein transparentes Monitoring und eine revisionssichere Prozessdokumentation unterstützt.
Wer ist betroffen?
Alle Unternehmen und Behörden in Serbien sind verpflichtet, E-Rechnungen und Gutschriften zu versenden, zu empfangen und gesetzeskonform zu archivieren. Dazu zählen auch ausländische Unternehmen, sofern sie in Serbien über eine steuerliche Registrierung verfügen (z. B. über einen steuerlichen Vertreter).
E-Transport in Serbien: elektronischer Lieferschein und digitale Transportnachweise (e-Otpremnica)
Parallel zur E-Rechnung führt Serbien den E-Transport ein. Dabei handelt es sich um ein verpflichtendes System zur Digitalisierung von Lieferscheinen (Despatch Advice), Empfangsbestätigungen (Receipt Advice) und weiteren Statusmeldungen (Ereignismeldungen) zur Nachverfolgung der Warenbewegung im serbischen Staatsgebiet.
Die zentrale Plattform heißt Sistem Elektronskih Otpremnica (SEO) und wird vom serbischen Finanzministerium bereitgestellt.
Definition: Was ist e-Otpremnica?
e-Otpremnica ist der serbische elektronische Lieferschein auf Basis von UBL Despatch Advice, ergänzt um die verpflichtende elektronische Empfangsbestätigung (UBL Receipt Advice) sowie Statusmeldungen entlang des Transportprozesses.
Kernanforderungen aus dem Gesetzesentwurf (für DACH-Unternehmen besonders relevant)
Der Entwurf legt klare Anforderungen fest:
- Der Aussteller muss den elektronischen Lieferschein vor Versand auf der Plattform im XML-Format registrieren
- Der Empfänger muss den physischen Wareneingang am selben Tag oder spätestens innerhalb von zwei Arbeitstagen bestätigen
- Die Annahme oder Ablehnung muss über eine elektronische Wareneingangsbestätigung innerhalb von acht Tagen erfolgen
Diese Fristen betreffen direkt den Drei-Wege-Abgleich (PO, Wareneingang, Rechnung) und die Prozesssicherheit im Procure-to-Pay.
Welche Dokumente sind im E-Transport-System vorgesehen?
Das System verwendet standardisierte UBL-Nachrichten:
- Elektronischer Lieferschein (Lieferavis): UBL Despatch Advice (dokumentiert geplante und tatsächliche Warenlieferungen)
- Elektronische Empfangsbestätigung (Wareneingang): UBL Receipt Advice (dokumentiert die Annahme oder Ablehnung vollständig oder teilweise)
- Statusmeldungen / Ereignismeldungen: Transportrelevante Ereignisse, z. B. Übergabe an Fahrer, Umladung, Rücksendung oder behördliche Maßnahmen.
Zeitplan: Wann wird E-Rechnung und E-Transport in Serbien verpflichtend
| Datum | Pflichtbereich | Was gilt konkret? |
|---|---|---|
| 1. Januar 2023 | E-Rechnung (SEF) | E-Rechnung (e-Faktura) verpflichtend für Unternehmen in Serbien (B2B/B2G). Einreichung und Empfang über SEF im Clearance-Modell. |
| 1. Januar 2026 | E-Transport (SEO) | Startphase: öffentlicher Sektor, Spediteure und bestimmte Waren (z. B. verbrauchsteuerpflichtige Waren). Elektronischer Lieferschein muss vor Versand registriert werden. |
| 1. Oktober 2027 | E-Transport (SEO) | Ausweitung: Pflicht für alle B2B-Transaktionen im Privatsektor. |
Auswirkungen auf Order-to-Cash und Procure-to-Pay
Outbound: Versandlogistik und Debitorenprozesse (Order-to-Cash)
Vor dem Versand müssen gültige UBL Despatch Advice-Dokumente erstellt und über SEO registriert werden. Unternehmen mit hohem Automatisierungsgrad sollten insbesondere die Statusmeldungen überwachen, da Ablehnungen und Fehler (z. B. Stammdaten, Mapping) zu Verzögerungen führen können und die Rechnungsstellung beeinflussen.
Inbound: Wareneingang und Kreditorenprozesse (Procure-to-Pay)
Beim Wareneingang muss die physische Annahme dokumentiert werden. Die formale Annahme oder Ablehnung über UBL Receipt Advice muss innerhalb von acht Tagen erfolgen. Ohne klare Workflows drohen Prozessbrüche in der Rechnungsklärung, in der Wareneingangsbuchung und beim Drei-Wege-Abgleich.
Compliance-Checkliste: E-Rechnung & E-Transport in Serbien
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre Serbien-Compliance intern zu validieren:
- UBL 2.1 XML-Mapping für Invoice und Credit Note implementiert
- SEF-Registrierung und Authentifizierung (eID) geklärt
- Archivierung für SEF-konforme Dokumente dokumentiert (Privatsektor mind. 10 Jahre)
- UBL Despatch Advice (elektronischer Lieferschein) wird vor Versand registriert
- Receipt Advice Workflows inkl. Fristen (2 Tage / 8 Tage) definiert
- Monitoring für Statusmeldungen, Ablehnungen und Fristüberschreitungen aktiv
- Notfallprozess bei Plattformausfall definiert (inkl. Synchronisierung am Folgetag)
- AP-Prozesse um Fristenüberwachung und Warnlogik ergänzt
So erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen: Portal vs. API
Alle Unternehmen müssen strukturierte Dokumente im UBL 2.1 XML-Format generieren, übermitteln und revisionssicher archivieren. Dafür gibt es zwei Ansätze:
- Manuelle Einreichung über das staatliche Webportal
Geeignet für Unternehmen mit geringem Belegvolumen und wenigen Transaktionen. Der Integrationsaufwand ist gering, der manuelle Aufwand jedoch hoch, und Skalierbarkeit ist eingeschränkt. - Automatisierte API-Anbindung
Unternehmen können entweder eine eigene Schnittstelle entwickeln oder eine vollständig verwaltete Lösung einsetzen. Eine Eigenentwicklung erhöht den Aufwand für Zertifikate, Wartung, Monitoring, Mapping und laufende regulatorische Updates. Ein Managed Service übernimmt diese Aufgaben und stellt zusätzlich eine einheitliche Statusverfolgung bereit.
Was passiert bei Nichteinhaltung?
Bei Verstößen drohen Bußgelder:
- Unternehmen: 200.000 RSD bis 2.000.000 RSD pro Verstoß
- Einzelunternehmer: 50.000 RSD bis 500.000 RSD
- Verantwortliche Personen (z. B. Geschäftsführer): 50.000 RSD bis 150.000 RSD
Wie unterstützt ecosio Sie bei der Umsetzung in Serbien?
Die parallele Umsetzung von E-Rechnung (SEF) und E-Transport (SEO) erfordert nicht nur korrekte Datenformate, sondern auch stabile Integrations- und Betriebsprozesse. ecosio unterstützt Unternehmen dabei, ihre Serbien-Compliance effizient umzusetzen.
Mit der Global E-Invoicing Compliance-Lösung profitieren Sie von:
- Managed Compliance Operations: Erstellung konformer e-Faktura-Dokumente, Einreichung bei SEF, Status-Tracking und Reaktionsmanagement
- E-Transport Enablement: Management des Dokumentenflusses für SEO inkl. Despatch Advice, Receipt Advice und Statusmeldungen
- Sichere Formatumwandlung: Umwandlung aus ERP-Daten in SEF- und SEO-konforme UBL 2.1 XML-Strukturen
- Regulatorisches Monitoring: proaktive Updates bei Änderungen ohne Eigenrecherche
- Transparenz: Status und Nachweise über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg
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FAQ
Müssen SEF und SEO separat angebunden werden?
Ja. SEF und SEO sind zwei getrennte Plattformen mit unterschiedlichen Dokumenttypen und Prozessanforderungen. Ein Managed Service kann jedoch eine einheitliche Schnittstelle bereitstellen.
Welche Formate verlangt Serbien?
Serbien verlangt strukturierte Dokumente im UBL 2.1 XML-Format. Für SEF betrifft das Rechnungen und Gutschriften. Für SEO betrifft das insbesondere Despatch Advice, Receipt Advice und Response-Nachrichten.
Welche Fristen gelten bei E-Transport für den Wareneingang?
Der physische Wareneingang muss am selben Tag oder spätestens innerhalb von zwei Arbeitstagen bestätigt werden. Die formale Annahme oder Ablehnung über Receipt Advice muss innerhalb von acht Tagen erfolgen.
Wie lange müssen Dokumente archiviert werden?
Im Privatsektor müssen Dokumente mindestens zehn Jahre archiviert werden. Für öffentliche Stellen gilt eine dauerhafte Aufbewahrung. Dazu zählen auch Validierungsnachweise und Statusinformationen.
Was passiert bei einem Systemausfall?
Notfallverfahren sind zulässig. Die Synchronisierung der Dokumente mit der Plattform muss jedoch typischerweise am Folgetag erfolgen.
