So erstellen Sie eine erfolgreiche E-Invoicing Ausschreibung (RFP)

📌 Das ist Etappe 3 (von 3) auf dem Weg zur E-Invoice-Compliance: Strategie → Anbieterbewertung → RFP‑Prozess & Governance.

In Etappe 2 unserer E-Invoice-Compliance Serie haben wir gezeigt, welche Fragen Sie stellen müssen, um E‑Rechnungsanbieter objektiv zu vergleichen. Damit diese Fragen in der Praxis zu einer belastbaren Entscheidung führen, braucht es jedoch einen strukturierten Prozess, der Stakeholder aus Finance, IT, Tax und Einkauf bündelt.

TL;DR – Das Wichtigste im Überblick:

• Alignment: Ein strukturiertes RFP richtet interne Teams aus und schafft ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen.
• Weitblick: Berücksichtigen Sie heutige Prozesse ebenso wie zukünftige Skalierungs- und Compliance-Bedürfnisse.
• Qualität: Ein präzises Anbieterbriefing führt zu besseren Angeboten und reduziert zeitaufwändige Klärungsschleifen.
• Bewertung: Neben dem Preis entscheiden Integration, Monitoring und internationale Expertise über den langfristigen Erfolg.

Warum ein strukturierter RFP-Prozess über Erfolg oder Scheitern entscheidet

Eine sorgfältig ausgearbeitete E-Invoicing Ausschreibung (Request for Proposal) ist das Fundament Ihrer zukünftigen E-Rechnungslösung. Der Prozess mag zeitaufwändig erscheinen, doch er verhindert den typischen Fehler vieler Konzerne: den Prozess zu überstürzen und dabei Anforderungen von morgen zu übersehen. Das Ergebnis wäre eine Lösung, die zwar heutige Probleme löst, aber bei der nächsten regulatorischen Änderung bereits an ihre Grenzen stößt.

Dieser Leitfaden führt Sie strategisch durch den RFP-Prozess, damit Sie:

• ein klares Anbieter-Briefing erstellen,
• realistische Erwartungen (Budget, Zeitplan, Scope) definieren,
• und einen Partner wählen, der Ihr Compliance-Operating-Model langfristig trägt.

Experten-Tipp: Für einen noch tieferen Einblick in jede Phase – inklusive vollständiger Checklisten – laden Sie unser kostenfreies Whitepaper E-Rechnung für Konzerne: Der Entscheidungsleitfaden herunter.

Wie ein typischer RFP-Prozess für E-Rechnungsprojekte abläuft

Ein strukturierter Ablauf ist entscheidend dafür, dass Ihre E-Invoicing Ausschreibung vergleichbare Angebote liefert. Auch wenn sich RFP-Prozesse unterscheiden, folgt die Mehrzahl einer ähnlichen Abfolge. Die Übersicht unten zeigt die typischen Phasen, Aufgaben, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten. 

Ein erfolgreiches E-Invoicing RFP erstellen

Um die bestmögliche Chance zu haben, die passende Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie potenziellen Anbietern zwei Kerndokumente bereitstellen:

• ein detailliertes Briefing, das Ihr aktuelles Setup und Ihre zukünftigen Anforderungen beschreibt
• einen umfassenden Fragenkatalog

In den folgenden Abschnitten zeigen wir, was in das Anbieter-Briefing gehört und welche Fragen Sie gleichzeitig stellen sollten, damit Ihre RFP-Ausschreibung zur E-Rechnung alle relevanten Bereiche abdeckt – von Compliance und Integration über Sicherheit und Skalierbarkeit bis hin zu Support.

Die wichtigsten Inhalte im Anbieter-Briefing

Je besser ein potenzieller Anbieter Ihre Ausgangslage und Zielsetzung versteht, desto leichter erkennen beide Seiten, ob eine Zusammenarbeit erfolgversprechend ist. Um ein vollständiges Bild zu liefern, sollten Sie diese Bereiche unbedingt abdecken:

1. Aktuelle technische Anforderungen

Beschreiben Sie detailliert Ihre aktuellen E-Rechnungsprozesse – insbesondere die verwendeten Plattformen (z. B. ERP-Systeme), die Anzahl und Art der monatlich verarbeiteten Rechnungen, die unterstützten Formate und Protokolle sowie die relevanten Compliance-Pflichten. Geben Sie deshalb genau an, welche Vorgänge Sie intern abwickeln, und heben Sie kundenspezifische Entwicklungen hervor, die ein neuer Anbieter unterstützen muss. Diese technische Übersicht ermöglicht es Anbietern, ihre Lösung optimal in Ihre bestehende Infrastruktur zu integrieren.

2. Erwartete zukünftige Änderungen

Teilen Sie alle zu erwartenden Veränderungen in Ihrem Unternehmen mit, die sich in den nächsten fünf Jahren auf Ihre E-Rechnungsanforderungen auswirken könnten. Dazu zählen der Eintritt in neue Märkte, steigende Rechnungsvolumen oder die Konsolidierung von ERP-Systemen. Indem Sie diese zukünftigen Überlegungen skizzieren, ermöglichen Sie es Anbietern, skalierbare und zukunftsfähige Lösungen zu empfehlen – keine kurzfristigen, die schnell veralten.

3. Wesentliche Problemfelder

Seien Sie offen bezüglich Ihrer aktuellen Herausforderungen. Benennen Sie klar die wichtigsten Reibungspunkte, die Ineffizienzen oder Risiken verursachen – etwa eingeschränkte Datentransparenz oder zu hoher manueller Aufwand. Dieses Verständnis ermöglicht es Anbietern, direkt auf Ihre Problemfelder einzugehen und darzulegen, wie ihr Angebot diese letztlich behebt.

4. Ihre wichtigsten Ziele

Beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen Erfolg definiert. Streben Sie eine vollständige Automatisierung, verbesserte Partner-Onboarding-Zeiten, die Einhaltung bevorstehender Vorschriften, reduzierte Gesamtbetriebskosten oder all diese Faktoren an? Durch die Klärung Ihrer Ziele ermöglichen Sie es Anbietern, ihre Antworten so zu formulieren, dass sie zur Erreichung Ihrer strategischen Ziele beitragen.

5. Ein projektbezogenes Budget

Auch wenn Sie keine genaue Zahl nennen können, hilft bereits eine grobe Budgetvorstellung den Anbietern, ihre Angebote entsprechend zu positionieren. Geben Sie außerdem an, ob Sie eine Lösung für Großunternehmen, ein Tool für den Mittelstand oder eine schlankere Konfiguration mit Wachstumspotenzial erwarten. Budget-Transparenz führt gleichzeitig zu realistischeren und besser abgestimmten Angeboten, wodurch Sie weniger Zeit mit unpassenden Angeboten verschwenden.

Checkliste für Ihre E-Invoicing Ausschreibung (RFP)

1. Technisches Technisches Setup
   • Aktuelle ERP-Systeme und angebundene Plattformen
   • Volumen und Typen der Rechnungen
   • Formate und Protokolle (z. B. XML, EDIFACT, Peppol)
   • Interne vs. externe Prozessschritte
2. Compliance & regulatorische Anforderungen
   • Nationale und internationale Vorgaben
   • Zertifizierungen, Archivierung, Audit-Prozesse
   • Hinweise auf bevorstehende Mandate
3. Zukünftige Entwicklungen
   • Neue Märkte und Länder
   • Wachstum der Volumina
   • ERP-Migration oder Konsolidierungen
   
4. Problemfelder & Risiken
   • Fehlerquellen, manuelle Eingriffe, Prozesslücken
   • Transparenz- oder Monitoring-Defizite
   • Engpässe im Partner-Onboarding
5. Ziele & Erfolgskriterien
   • Automatisierungsgrad
   • IT-Entlastung
   • Compliance-Level
   • Reaktions- und Durchlaufzeiten
   
6. Budget & Ressourcen
   • Grober Kostenrahmen
   • Erwartete Projektlaufzeit
   • Interne Projektressourcen
   
7. Vergleichskriterien für Anbieter
   • Integrationsmöglichkeiten
   • Monitoring & Reporting
   • SLA und Supportmodell
   • Internationale Skalierbarkeit

Den Fragenkatalog für Ihre E-Invoicing Ausschreibung erstellen

Sobald das Anbieter-Briefing steht, folgt der nächste Schritt: die richtigen Fragen zusammenzustellen. Diese Phase entscheidet gleichzeitig, wie gut Sie Anbieter vergleichen können und letztlich, wie erfolgreich Ihre E-Rechnungslösung wird. Der Fragenkatalog ist das Herzstück jeder E-Invoicing-Ausschreibung und bildet die Basis für einen strukturierten E-Invoicing Anbietervergleich, bei dem Preis, Integrationsfähigkeit, Compliance und langfristige Skalierbarkeit transparent bewertet werden.

Diese Kriterien ermöglichen es Ihnen, Anbieter objektiv gegenüberzustellen – ein zentraler Schritt in jedem E-Invoicing RFP.

Alle relevanten Stakeholder einbinden

Starten Sie mit Input aus allen relevanten Bereichen, nicht nur aus Rechnungswesen oder Finance. IT, Einkauf, Steuern, Compliance und auch Operations bringen wertvolle Perspektiven darauf ein, was eine Lösung unternehmensweit leisten muss. Diese Stimmen zusammenzuführen macht verdeckte Anforderungen sichtbar und stellt außerdem sicher, dass die gewählte Lösung nahtlos mit bestehenden Systemen und künftigen Workflows zusammenspielt.

Zukunft mitdenken

Ebenso wichtig wie die Beteiligung aller Stakeholder ist der Blick nach vorn – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen international agiert. Heutige Schmerzpunkte (auch Pain Points genannt) und der Zielzustand in drei bis fünf Jahren sollten in einem E-Invoicing RFP klar abgebildet werden. Denken Sie dabei an mögliche Markteintritte, sich ändernde Mandate, steigende Rechnungsvolumina sowie ERP-Migrationen oder -Konsolidierungen. Anbieter, die hier Anpassungsfähigkeit und Potenzial für eine langfristige Partnerschaft zeigen, sind kurzfristigen „Quick-Fixes“ deshalb deutlich überlegen.

Für einen Überblick über die aktuellen europäischen Vorgaben kann die offizielle EU-Seite zu E-Invoicing hilfreich sein (siehe EU E-Invoicing Überblick). 

Fragen sinnvoll strukturieren

Damit Ihre Bewertung umfassend ausfällt, empfiehlt es sich, den RFP‑Fragenkatalog nach folgenden Kernbereichen zu gliedern:

• Compliance, Zertifizierungen und regulatorische Anforderungen
• Skalierbarkeit und Performance
• Integration und Datenverarbeitung
• Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement
• Monitoring, Reporting und Fehlerbehebung
• Sicherheit und Datenschutz
• Implementierung und Support

Wenn Sie all diese Bereiche gleichzeitig abdecken, bewerten Sie Anbieter sowohl hinsichtlich Funktionalität als auch mit Blick auf ihren langfristigen Wertbeitrag. Als Einstieg finden Sie hier außerdem 21 Fragen, die Sie in Ihre E‑Rechnungs‑Ausschreibung aufnehmen sollten.

Fazit: Ihr Weg zur zukunftssicheren E-Rechnung

In dieser Serie haben wir den Bogen gespannt: Von der strategischen Einordnung der E-Invoice-Compliance über die gezielte Anbieterbewertung bis hin zum strukturierten RFP-Prozess.

Was wir gelernt haben: Wer elektronische Rechnungsstellung als bloßes IT-Projekt betrachtet, vergibt Potenziale und riskiert operative Brüche. Wer sie hingegen als zentralen Pfeiler der Finanzsteuerung begreift, schafft die Basis für Skalierbarkeit, Sicherheit und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.