B2B-E-Invoicing in Spanien: Was Unternehmen wissen müssen

B2B-E-Invoicing wird in Spanien am 6. Oktober 2027 für Unternehmen mit einem Umsatz von über 8 Millionen EUR verpflichtend. Für alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen gilt die Pflicht ab dem 6. Oktober 2028. Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen in Spanien stellen, müssen Sie künftig strukturierte elektronische Rechnungen übermitteln. Gleichzeitig muss eine Kopie an die öffentliche Plattform der Steuerbehörde gehen. Für eingehende Rechnungen müssen Sie außerdem die Annahme und Zahlung melden.

Welche Anforderungen gelten, wann welche Fristen greifen und wie Sie sich vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Spanien führt verpflichtendes E-Invoicing für inländische Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen ein.
• Unternehmen mit einem Umsatz von über 8 Millionen EUR müssen die Anforderungen ab dem 6. Oktober 2027 erfüllen.
• Für alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen gilt die Pflicht ab dem 6. Oktober 2028.
• Rechnungsempfänger müssen melden, ob sie eine Rechnung annehmen oder ablehnen und wann sie diese bezahlen.
• Bei jeder Rechnung, die über eine private Plattform versendet wird, muss gleichzeitig eine Kopie an die öffentliche Plattform übermittelt werden.
• Die neuen Anforderungen gelten neben den bestehenden spanischen Vorgaben zur Rechnungsstellung und steuerlichen Meldung. Ihre Vorbereitung sollte alle relevanten Pflichten berücksichtigen.

Was bedeutet B2B-E-Invoicing in Spanien?

B2B-E-Invoicing bezeichnet den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Ein per E-Mail versendetes PDF allein erfüllt diese Anforderung nicht. Eine strukturierte elektronische Rechnung ist eine Datendatei, meist im XML-Format. XML steht für Extensible Markup Language. Ihr ERP-System, also Ihr System zur Planung und Steuerung betrieblicher Ressourcen, kann diese Datei erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten, ohne dass jemand die Rechnungsdaten manuell erfassen muss.

Die rechtliche Grundlage für B2B-E-Invoicing in Spanien ist die Ley Crea y Crece, das Gesetz 18/2022 zur Gründung und zum Wachstum von Unternehmen. Das Königliche Dekret 238/2026 legt die konkreten Anforderungen fest. Die Verordnung HAC/1028/2026 ergänzt die technischen Spezifikationen der öffentlichen Plattform. Diese betreibt die spanische Steuerbehörde Agencia Estatal de Administración Tributaria, kurz AEAT.

Die Veränderung betrifft mehr als das Dateiformat. Viele Unternehmen in Spanien versenden Rechnungen heute als PDF und erfassen eingehende Rechnungen manuell. Das kostet Zeit, erhöht das Fehlerrisiko und erschwert den Überblick darüber, wann eine Rechnung angenommen oder bezahlt wurde. Mit der *factura electrónica obligatoria*, der verpflichtenden elektronischen Rechnung, werden diese Informationen von der Ausstellung bis zur Zahlung nachvollziehbar.

Für Ihre Finanz- und IT-Teams wird die Rechnung damit zu einem Datensatz mit einem nachvollziehbaren Lebenszyklus: Ausstellung, Annahme oder Ablehnung und Zahlung. Die Behörden können jeden dieser Schritte einsehen.

ecosio unterstützt bereits den Austausch strukturierter Rechnungen in Spanien. Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen ist das spanische Rechnungsformat Facturae bei ecosio bereits im Einsatz. Unternehmen in Spanien nutzen ecosio außerdem für den elektronischen Datenaustausch, kurz EDI, von Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen. Die neue B2B-Pflicht erweitert diesen Ansatz auf den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen.

Warum führt Spanien verpflichtendes B2B-E-Invoicing ein?

Der wichtigste Grund sind verspätete Zahlungen. Die gesetzliche Höchstfrist für Zahlungen zwischen Unternehmen beträgt in Spanien 60 Tage. Die durchschnittliche Zahlungsdauer liegt jedoch bei rund 80 Tagen. **[PRÜFEN: Quelle und Bezugszeitraum für die durchschnittliche Zahlungsdauer ergänzen.]** Die Kosten dieser Verzögerung tragen die Lieferanten. Kleine und mittlere Unternehmen, kurz KMU, trifft das besonders, weil sie weniger finanzielle Reserven haben.

Bisher fehlte der Regierung eine verlässliche Möglichkeit, tatsächliche Zahlungszeitpunkte nachzuvollziehen. Verpflichtendes B2B-E-Invoicing soll das ändern. Wenn Sie eine Rechnung erhalten, melden Sie, ob Sie diese annehmen oder ablehnen und an welchem Tag Sie den vollständigen Betrag bezahlen. Die Regierung kann die tatsächlichen Zahlungsdaten anschließend mit den vereinbarten Fristen vergleichen und gegen Unternehmen vorgehen, die verspätet zahlen.

Die Reform verfolgt weitere Ziele. Strukturierte Rechnungen lassen sich leichter nachvollziehen und sollen damit auch zur Verringerung der Umsatzsteuerlücke beitragen. Diese bezeichnet die Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlich erhobenen Umsatzsteuereinnahmen. Zugleich nähert sich Spanien dem EU-Paket VAT in the Digital Age, kurz ViDA, an, das die digitale steuerliche Meldung in den Mitgliedstaaten voranbringt.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Ihr Zahlungsverhalten wird sichtbar. Verspätete Lieferantenzahlungen lassen sich anhand der Daten erkennen. Unternehmen, die gesetzliche Zahlungsfristen nicht einhalten, können den Zugang zu öffentlichen Fördermitteln und öffentlichen Aufträgen verlieren. Als Lieferant erhalten Sie zugleich einen besseren Überblick über den Status Ihrer Rechnungen und die zu erwartenden Zahlungseingänge.

Deshalb sollten Sie die neuen Anforderungen sowohl als Finanzprozess als auch als IT-Projekt betrachten. Bei ecosio bleiben die Statusereignisse mit der jeweiligen Rechnung verknüpft. Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung arbeiten mit demselben Datensatz statt mit einer separaten Tabelle zur Nachverfolgung.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Die Anforderungen betreffen nahezu alle in Spanien ansässigen Unternehmen und Selbstständigen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Selbstständige werden in Spanien als autónomos bezeichnet. Wann die Pflicht für Sie beginnt, hängt vom Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr ab.

Die spanischen E-Invoicing-Anforderungen gelten für inländische B2B-Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen und Selbstständigen, die in Spanien ansässig sind. Rechnungen an öffentliche Verwaltungen, sogenannte B2G-Rechnungen, werden weiterhin über FACe, das zentrale staatliche Rechnungsportal, und im Format Facturae abgewickelt. Verkäufe an Privatpersonen, also B2C-Geschäftsvorgänge, fallen nicht unter die neue Pflicht. Auch grenzüberschreitende Geschäftsvorgänge, bei denen eine Partei nicht in Spanien ansässig ist, sind ausgenommen.

Vereinfachte Rechnungen sind grundsätzlich nicht erfasst. Enthalten sie jedoch die Steueridentifikationsnummer und die Anschrift des Rechnungsempfängers, gelten die B2B-Anforderungen.

Die Pflicht umfasst reguläre Rechnungen, Berichtigungsrechnungen, Rechnungen, die vereinfachte Rechnungen ersetzen, sowie Rechnungen, die der Leistungsempfänger im Namen des Lieferanten ausstellt. Nutzen Sie dieses als Self-Billing bezeichnete Verfahren, müssen Sie die entsprechenden Abläufe ebenfalls in Ihr Projekt einbeziehen.

Wie stark sich Ihre Prozesse verändern, hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Wenn Sie bisher PDF- oder Papierrechnungen versenden, ist die Umstellung besonders groß: Für erfasste Geschäftsvorgänge reichen diese künftig nicht mehr aus. Tauschen Sie bereits strukturierte Rechnungen in anderen Ländern aus, haben Sie einen Vorsprung. Die spanischen Vorgaben zu Formaten, Rechnungskopien und Meldungen müssen Sie dennoch erfüllen.

Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften in Spanien sollten besonders sorgfältig planen. Eine Gesellschaft kann über der Umsatzschwelle von 8 Millionen EUR liegen, eine andere darunter. Damit können innerhalb derselben Gruppe unterschiedliche Starttermine gelten. Manche Gruppen stellen alle Gesellschaften gleichzeitig um, um keine zwei Prozesse parallel betreiben zu müssen.

ecosio unterstützt für Spanien sowohl die Abrechnung durch den Leistungsempfänger als auch Berichtigungsrechnungen. Diese Abläufe können Sie zusammen mit Ihren regulären Rechnungen in einem Projekt berücksichtigen.

B2B-E-Invoicing in Spanien: Zeitplan und Fristen

Das Königliche Dekret 238/2026 vom 25. März wurde am 31. März 2026 im Boletín Oficial del Estado, kurz BOE, dem spanischen Amtsblatt, veröffentlicht. Die Umsetzungsfristen beginnen mit dem Inkrafttreten der ministeriellen Verordnung zur öffentlichen Plattform. Die Verordnung HAC/1028/2026 wurde am 5. Oktober 2026 veröffentlicht und trat am darauffolgenden Tag in Kraft. Damit ist der Zeitplan für B2B-E-Invoicing in Spanien rechtlich festgelegt.

Zwölf Monate erscheinen zunächst großzügig, sind aber schnell verplant. Sie müssen die Rechnungsausgabe Ihres ERP-Systems anpassen, Kunden- und Lieferantenstammdaten bereinigen, Übermittlungskanäle mit Ihren Geschäftspartnern abstimmen und den gesamten Ablauf testen. Dazu gehören die Kopie an die öffentliche Plattform und die Statusmeldungen. Mehrere dieser Schritte hängen von Beteiligten außerhalb Ihres Unternehmens ab.

Die Frist im Jahr 2029 bedeutet nicht, dass kleinere Unternehmen mit der Umstellung warten können. Ab dem 6. Oktober 2028 müssen sie strukturierte elektronische Rechnungen versenden und empfangen. Nur die Statusmeldungen für Einzelunternehmen und Einheiten mit steuerlicher Einkünftezurechnung werden später verpflichtend.

Die spanischen B2B-Prozesse von ecosio stehen bereits im Early Access zur Verfügung, also vor Beginn der ersten Phase. Damit können Sie den gesamten Ablauf frühzeitig testen: von Ihrem ERP-System zu Ihren Kunden, zur öffentlichen Plattform und zurück. Den aktuellen Stand finden Sie auf unserer Seite zur E-Invoicing-Compliance in Spanien (auf Englisch).

Wie funktioniert das neue System?

Spanien setzt auf ein hybrides Modell. Es handelt sich nicht um ein Clearance-Modell, bei dem die Steuerbehörde jede Rechnung freigibt, bevor sie den Rechnungsempfänger erreicht. Stattdessen stehen Ihnen zwei Wege für den Rechnungsaustausch zur Verfügung:

• Private E-Invoicing-Plattformen: Diese müssen sich kostenlos miteinander verbinden. Sie müssen sich daher nicht bei der Plattform jedes einzelnen Kunden anmelden. Für den Austausch sind vier Formate zugelassen: Universal Business Language, kurz UBL, Facturae, EDIFACT, der UN-Standard für den elektronischen Datenaustausch, und Cross Industry Invoice, kurz CII.
• Die kostenlose öffentliche Plattform: Die Solución Pública de Facturación Electrónica, kurz SPFE, wird von der AEAT betrieben. Sie verarbeitet ausschließlich UBL auf Grundlage der europäischen Norm EN 16931 mit einer spanischen Spezifikation.

Unabhängig vom gewählten Übermittlungsweg dient die SPFE als zentrales Register. Für jede Rechnung gelten drei Regeln:

• Wenn Sie eine Rechnung über eine private Plattform versenden, muss die Plattform gleichzeitig eine originalgetreue Kopie, die *copia fiel*, im UBL-Format an die SPFE übermitteln. Das gilt auch, wenn die Rechnung an den Empfänger im Format Facturae oder EDIFACT geht.
• Jede Rechnung trägt eine eindeutige Kennung. Diese setzt sich aus der spanischen Steueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers, dem NIF, der Rechnungsnummer und -serie sowie dem Ausstellungsdatum zusammen.
• Der Rechnungsempfänger meldet die Annahme oder Ablehnung und den Tag der vollständigen Zahlung innerhalb von vier Kalendertagen nach dem jeweiligen Ereignis.

Rechnungen, die über private Plattformen versendet werden, benötigen außerdem eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel. Die an die SPFE übermittelte Kopie darf keine eingebetteten Anhänge enthalten. Ausgenommen ist die Signaturdatei.

Gerade hier entstehen in Projekten häufig Fehler. Ein Unternehmen kann eine gültige Facturae-Rechnung an seinen Kunden senden, während die UBL-Kopie für die SPFE fehlerhaft ist. Die Rechnung kommt beim Kunden an, die rechtlichen Anforderungen sind aber trotzdem nicht erfüllt. Ein weiteres Risiko sind versäumte Statusmeldungen. Erfolgt eine Meldung nicht fristgerecht, kann die Rechnung als stillschweigend angenommen gelten. Das wirkt sich auf Zahlungsfristen und mögliche Streitfälle aus.

ecosio erstellt beide Übermittlungen aus denselben Daten. Sie senden Ihre Rechnungsdaten einmal aus Ihrem ERP-System. Wir konvertieren sie in das vom Kunden benötigte Format, versehen die Rechnung mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und übermitteln parallel die Rechnung an den Empfänger sowie die UBL-Kopie an die SPFE. Annahme-, Ablehnungs- und Zahlungsereignisse werden in Compliance Transactions verarbeitet. Monitor befindet sich derzeit im Early Access und zeigt den Status jeder Rechnung im Verhältnis zur Meldefrist. Ihr Team kann dadurch auf Ausnahmen reagieren, bevor die Frist abläuft.

Was unterscheidet B2B-E-Invoicing von VERI*FACTU?

Die beiden Regelwerke werden leicht verwechselt. Beide betreffen die AEAT und werden etwa im selben Zeitraum relevant. Sie verfolgen jedoch unterschiedliche Ziele und begründen separate Pflichten.

Die Unterscheidung lässt sich so zusammenfassen: VERI*FACTU betrifft die Erstellung und Absicherung einer Rechnung in Ihrer Rechnungssoftware. Crea y Crece betrifft den Versand an den Kunden und die Nachverfolgung bis zur Zahlung.

Mit dem Suministro Inmediato de Información, kurz SII, kommt eine dritte Pflicht hinzu. Dabei handelt es sich um das spanische System zur zeitnahen Übermittlung von Umsatzsteuerdaten für große Unternehmen und bestimmte weitere Steuerpflichtige. Viele dieser Unternehmen gehen davon aus, dass die Teilnahme am SII sie von der B2B-Pflicht befreit. Das ist nicht der Fall. Die AEAT hat bestätigt, dass B2B-E-Invoicing und SII separate Pflichten sind. Betroffene Unternehmen müssen daher beide erfüllen.

Regionale Systeme erhöhen die Komplexität zusätzlich. TicketBAI im Baskenland und das System in Navarra bleiben bestehen. Sie gelten neben den nationalen Anforderungen und werden durch diese nicht ersetzt.

Wenn jede Pflicht zu einem eigenen Projekt mit einem separaten Anbieter und eigenen Datenmappings wird, steigt der Abstimmungsaufwand. Eine Änderung für ein System kann dann Auswirkungen auf ein anderes haben.

ecosio ersetzt VERI*FACTU nicht. Die entsprechenden Anforderungen bleiben bei Ihrem ERP-System oder Ihrer Rechnungssoftware. Wir bündeln den Rechnungsaustausch: Facturae für B2G, EDI für Ihre Prozesse von der Bestellung bis zum Zahlungseingang und die neuen B2B-Anforderungen laufen über dieselbe Verbindung. Ihr Team arbeitet dadurch mit einer gemeinsamen Lösung für den Rechnungsaustausch in Spanien statt mit mehreren getrennten Anbindungen.

So können Sie sich jetzt vorbereiten

Die Vorbereitung lässt sich in sechs Schritte gliedern. Die Schritte bauen aufeinander auf:

1. Erfassen Sie Ihre Geschäftsvorgänge: Trennen Sie erfasste inländische B2B-Geschäftsvorgänge von B2C-Verkäufen, Exporten und anderen grenzüberschreitenden Geschäftsvorgängen, die nicht unter die Pflicht fallen. Berücksichtigen Sie auch Berichtigungsrechnungen und die Abrechnung durch den Leistungsempfänger.
2. Bereinigen Sie Ihre Stammdaten: Entfernen Sie doppelte NIF-Einträge, prüfen Sie Anschriften und erfassen Sie die erforderlichen Routingdaten für öffentliche und private Empfangspunkte. Dazu gehören beispielsweise die DIR3-Codes zur Identifizierung öffentlicher Verwaltungen.
3. Prüfen Sie Ihr ERP-System: Klären Sie, welche der vier zugelassenen Formate Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem erstellen kann und ob es eine fortgeschrittene elektronische Signatur unterstützt.
4. Planen Sie Ihre Meldungen: Legen Sie fest, wie Ihre Systeme originalgetreue Kopien an die SPFE übermitteln und Annahme, Ablehnung sowie Zahlungsdaten fristgerecht melden. Vereinbaren Sie, wer in der Kreditorenbuchhaltung für die einzelnen Statusereignisse verantwortlich ist.
5. Stimmen Sie sich mit Ihren Geschäftspartnern ab: Vereinbaren Sie die Kanäle und Plattformen für den Rechnungsaustausch. Planen Sie außerdem, wann Sie mit Ihren wichtigsten Kunden und Lieferanten testen.
6. Planen Sie Ihre Pflichten gemeinsam: Stimmen Sie das B2B-E-Invoicing-Projekt mit den Softwareanpassungen für VERI*FACTU und den SII-Meldungen ab. Alle drei Pflichten bleiben eigenständig.

Die Stammdatenbereinigung und die Abstimmung mit Geschäftspartnern dauern häufig am längsten. Beide hängen von der Datenqualität und den Zeitplänen anderer Unternehmen ab.

Ein Beispiel verdeutlicht die Auswirkungen: Sie betreiben ein Fertigungsunternehmen in Spanien mit einem Umsatz von 20 Millionen EUR. Sie stellen rund 300 Geschäftskunden Rechnungen als PDF und erhalten auch die meisten Lieferantenrechnungen in diesem Format. Ab dem 6. Oktober 2027 müssen alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen als strukturierte elektronische Rechnungen in einem zugelassenen Format übermittelt werden. Zusätzlich muss eine UBL-Kopie die SPFE erreichen. Für eingehende Rechnungen müssen Sie den Status melden, einschließlich des Zahlungsdatums. Das betrifft Ihr ERP-System, Ihre Kundenstammdaten, die Kreditorenbuchhaltung und Ihren Rechnungsversand.

Wenn Sie bereits ecosio für EDI oder Facturae in Spanien nutzen, ist ein Teil dieser Arbeit erledigt. Ihre Geschäftspartnerdaten und die ERP-Anbindung sind bereits vorhanden. Die B2B-E-Invoicing-Compliance in Spanien kann dann auf dieser bestehenden Verbindung aufbauen.

Eine skalierbare E-Invoicing-Lösung auswählen

Sobald Sie Ihren Bedarf kennen, müssen Sie entscheiden, wie Sie die Anbindung umsetzen. Dafür gibt es zwei wesentliche Möglichkeiten:

• Direkte Anbindung an die SPFE: Ihr IT-Team entwickelt und betreibt die Verbindung zu den SPFE-Webservices. Darüber versendet es Rechnungen und Kopien und meldet den Zahlungsstatus. Die SPFE ist kostenlos und bietet Ihnen volle Kontrolle. Ihr Team muss jedoch das UBL-Mapping pflegen. Außerdem unterstützt die SPFE keine weiteren Formate oder eingebetteten Anhänge.
• Eine private E-Invoicing-Plattform: Sie verbinden Ihr ERP-System einmal. Der Anbieter übernimmt die Formatkonvertierung, die fortgeschrittene elektronische Signatur, die Zustellung an die jeweilige Empfängerplattform und die UBL-Kopie an die SPFE.

Eine direkte Anbindung kann geeignet sein, wenn Sie ausschließlich in Spanien Rechnungen stellen, ein geringes Rechnungsvolumen haben und über Entwicklungskapazitäten verfügen. Anspruchsvoller wird es, wenn sich die Spezifikation ändert, Kunden Formate benötigen, die die SPFE nicht unterstützt, oder weitere Länder hinzukommen.

Spanien ist nur eines von vielen Ländern mit entsprechenden gesetzlichen Vorgaben. Regierungen in Europa und anderen Regionen führen strukturierte elektronische Rechnungen und Echtzeit-Reporting ein. Wenn Sie jedes Land separat anbinden, entstehen mit jeder neuen Pflicht zusätzliche Projekte, Anbieterbeziehungen und Mappings, die gepflegt werden müssen.

Stellen Sie beim Anbietervergleich diese vier Fragen:

• Werden die Rechnung und die SPFE-Kopie aus denselben Daten erstellt?
• Unterstützt der Anbieter Annahme-, Ablehnungs- und Zahlungsmeldungen sowohl für ausgehende als auch für eingehende Rechnungen?
• Unterstützt die Lösung alle Formate, die Ihre Geschäftspartner verwenden?
• Wer aktualisiert das Mapping, wenn die AEAT die Spezifikation ändert?

Mit der Global E-invoicing Compliance Lösung von ecosio verbinden Sie Ihr ERP-System einmal und erreichen die Plattformen und Formate, die das jeweilige Land für B2B, B2G und B2C verlangt. In Spanien konvertieren wir Ihre Rechnungsdaten in Facturae, UBL, EDIFACT oder CII, übermitteln die UBL-Kopie an die SPFE und übernehmen die Statusmeldungen. Ändert sich die Spezifikation, aktualisieren wir das Mapping auf unserer Seite. Sie müssen dafür kein neues Anpassungsprojekt starten.