Eine E-Invoicing Ausschreibung (RFP) ist ein strukturierter Auswahlprozess, mit dem Unternehmen Anforderungen definieren und gleichzeitig E-Rechnungsanbieter objektiv vergleichen, um schließlich die passende Lösung für Compliance, Skalierbarkeit und Integration zu finden.
TL;DR – wichtigste Punkte
- Eine durchdachte E-Invoicing Ausschreibung richtet interne Teams aus und schafft klare Anforderungen, sodass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben
- Ein gutes RFP berücksichtigt heutige Prozesse und zukünftige Skalierungs- und Compliance-Bedürfnisse
- Ein präzises Anbieterbriefing erleichtert Vergleich, Bewertung und die Wahl eines langfristigen Partners
- Neben Preis sollten Integration, Monitoring, Support und internationale Compliance bewertet werden
- Transparente Budgetrahmen und realistische Erwartungen führen zu besseren Angeboten und weniger Schleifen
Eine sorgfältig ausgearbeitete E-Invoicing Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) ist entscheidend für den Erfolg Ihrer zukünftigen E-Rechnungslösung. Der Prozess mag zwar zeitaufwändig erscheinen, doch ein klar strukturiertes und gut organisiertes RFP-Verfahren hilft Ihnen dabei, Ihre Anforderungen präzise zu definieren, interne Stakeholder abzustimmen und den richtigen Dienstleister für langfristige Compliance und Skalierbarkeit auszuwählen. Zu oft überstürzen Unternehmen den Prozess oder übersehen zukünftige Anforderungen. Das Ergebnis sind dadurch Lösungen, die heutige Herausforderungen bewältigen, aber nicht die von morgen.
Dieser Leitfaden zeigt, wie ein starker RFP-Prozess für E-Rechnungslösungen aussieht und wie Sie strategisch vorgehen, um das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.
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Wie ein typischer RFP-Prozess für E-Rechnungsprojekte abläuft
Ein strukturierter Ablauf ist entscheidend dafür, dass Ihre E-Invoicing Ausschreibung vergleichbare Angebote liefert. Auch wenn sich RFP-Prozesse unterscheiden, folgt die Mehrzahl einer ähnlichen Abfolge. Die Übersicht unten zeigt die typischen Phasen, Aufgaben, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten.
| Phase | Aufgabe | Zeitrahmen | Verantwortung |
| Vorbereitung | Erstellung eines Anbieter-Briefings | 4-6 Wochen | Interne Teams |
| Vorbereitung | Erstellung des RFP-Fragebogens | 4-6 Wochen | Interne Teams |
| Einreichung | Versand des Briefings und der RFP-Dokumente an den Anbieter | – | Interne Teams |
| Angebotsklärung | Überprüfung durch den Anbieter und Einreichung von Klärungsfragen | 1-2 Wochen | Anbieter |
| Angebotsklärung | Beantwortung der Klärungsfragen des Anbieters (durch den Auftraggeber) | 1 Woche | Interne Teams |
| Vervollständigung der Angebotsunterlagen | Ausfüllen und Rücksenden des Fragebogens | 1-2 Wochen | Anbieter |
| Vertragsabschluss | Unterzeichnung des Vertrags und der Anlagen | 1-2 Wochen | Auftraggeber und Anbieter |
Ein erfolgreiches E-Invoicing RFP erstellen
Um die bestmögliche Chance zu haben, die passende Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie potenziellen Anbietern zwei Kerndokumente bereitstellen:
-
ein detailliertes Briefing, das Ihr aktuelles Setup und Ihre zukünftigen Anforderungen beschreibt
-
einen umfassenden Fragenkatalog
In den folgenden Abschnitten zeigen wir, was in das Anbieter-Briefing gehört und welche Fragen Sie gleichzeitig stellen sollten, damit Ihre RFP-Ausschreibung zur E-Rechnung alle relevanten Bereiche abdeckt – von Compliance und Integration über Sicherheit und Skalierbarkeit bis hin zu Support.
Die wichtigsten Inhalte im Anbieter-Briefing
Je besser ein potenzieller Anbieter Ihre Ausgangslage und Zielsetzung versteht, desto leichter erkennen beide Seiten, ob eine Zusammenarbeit erfolgversprechend ist. Um ein vollständiges Bild zu liefern, sollten Sie diese Bereiche unbedingt abdecken:
1. Aktuelle technische Anforderungen
Beschreiben Sie detailliert Ihre aktuellen E-Rechnungsprozesse – insbesondere die verwendeten Plattformen (z. B. ERP-Systeme), die Anzahl und Art der monatlich verarbeiteten Rechnungen, die unterstützten Formate und Protokolle sowie die relevanten Compliance-Pflichten. Geben Sie deshalb genau an, welche Vorgänge Sie intern abwickeln, und heben Sie kundenspezifische Entwicklungen hervor, die ein neuer Anbieter unterstützen muss. Diese technische Übersicht ermöglicht es Anbietern, ihre Lösung optimal in Ihre bestehende Infrastruktur zu integrieren.
2. Erwartete zukünftige Änderungen
Teilen Sie alle zu erwartenden Veränderungen in Ihrem Unternehmen mit, die sich in den nächsten fünf Jahren auf Ihre E-Rechnungsanforderungen auswirken könnten. Dazu zählen der Eintritt in neue Märkte, steigende Rechnungsvolumen oder die Konsolidierung von ERP-Systemen. Indem Sie diese zukünftigen Überlegungen skizzieren, ermöglichen Sie es Anbietern, skalierbare und zukunftsfähige Lösungen zu empfehlen – keine kurzfristigen, die schnell veralten.
3. Wesentliche Problemfelder
Seien Sie offen bezüglich Ihrer aktuellen Herausforderungen. Benennen Sie klar die wichtigsten Reibungspunkte, die Ineffizienzen oder Risiken verursachen – etwa eingeschränkte Datentransparenz oder zu hoher manueller Aufwand. Dieses Verständnis ermöglicht es Anbietern, direkt auf Ihre Problemfelder einzugehen und darzulegen, wie ihr Angebot diese letztlich behebt.
4. Ihre wichtigsten Ziele
Beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen Erfolg definiert. Streben Sie eine vollständige Automatisierung, verbesserte Partner-Onboarding-Zeiten, die Einhaltung bevorstehender Vorschriften, reduzierte Gesamtbetriebskosten oder all diese Faktoren an? Durch die Klärung Ihrer Ziele ermöglichen Sie es Anbietern, ihre Antworten so zu formulieren, dass sie zur Erreichung Ihrer strategischen Ziele beitragen.
5. Ein projektbezogenes Budget
Auch wenn Sie keine genaue Zahl nennen können, hilft bereits eine grobe Budgetvorstellung den Anbietern, ihre Angebote entsprechend zu positionieren. Geben Sie außerdem an, ob Sie eine Lösung für Großunternehmen, ein Tool für den Mittelstand oder eine schlankere Konfiguration mit Wachstumspotenzial erwarten. Budget-Transparenz führt gleichzeitig zu realistischeren und besser abgestimmten Angeboten, wodurch Sie weniger Zeit mit unpassenden Angeboten verschwenden.
Checkliste für Ihre E-Invoicing Ausschreibung (RFP)
- Technisches Technisches Setup
• Aktuelle ERP-Systeme und angebundene Plattformen
• Volumen und Typen der Rechnungen
• Formate und Protokolle (z. B. XML, EDIFACT, Peppol)
• Interne vs. externe Prozessschritte - Compliance & regulatorische Anforderungen
• Nationale und internationale Vorgaben
• Zertifizierungen, Archivierung, Audit-Prozesse
• Hinweise auf bevorstehende Mandate - Zukünftige Entwicklungen
• Neue Märkte und Länder
• Wachstum der Volumina
• ERP-Migration oder Konsolidierungen
- Problemfelder & Risiken
• Fehlerquellen, manuelle Eingriffe, Prozesslücken
• Transparenz- oder Monitoring-Defizite
• Engpässe im Partner-Onboarding - Ziele & Erfolgskriterien
• Automatisierungsgrad
• IT-Entlastung
• Compliance-Level
• Reaktions- und Durchlaufzeiten
- Budget & Ressourcen
• Grober Kostenrahmen
• Erwartete Projektlaufzeit
• Interne Projektressourcen
- Vergleichskriterien für Anbieter
• Integrationsmöglichkeiten
• Monitoring & Reporting
• SLA und Supportmodell
• Internationale Skalierbarkeit
Den Fragenkatalog für Ihre E-Invoicing Ausschreibung erstellen
Sobald das Anbieter-Briefing steht, folgt der nächste Schritt: die richtigen Fragen zusammenzustellen. Diese Phase entscheidet gleichzeitig, wie gut Sie Anbieter vergleichen können und letztlich, wie erfolgreich Ihre E-Rechnungslösung wird. Der Fragenkatalog ist das Herzstück jeder E-Invoicing-Ausschreibung und bildet die Basis für einen strukturierten E-Invoicing Anbietervergleich, bei dem Preis, Integrationsfähigkeit, Compliance und langfristige Skalierbarkeit transparent bewertet werden.
Diese Kriterien ermöglichen es Ihnen, Anbieter objektiv gegenüberzustellen – ein zentraler Schritt in jedem E-Invoicing RFP.
Alle relevanten Stakeholder einbinden
Starten Sie mit Input aus allen relevanten Bereichen, nicht nur aus Rechnungswesen oder Finance. IT, Einkauf, Steuern, Compliance und auch Operations bringen wertvolle Perspektiven darauf ein, was eine Lösung unternehmensweit leisten muss. Diese Stimmen zusammenzuführen macht verdeckte Anforderungen sichtbar und stellt außerdem sicher, dass die gewählte Lösung nahtlos mit bestehenden Systemen und künftigen Workflows zusammenspielt.
Zukunft mitdenken
Ebenso wichtig wie die Beteiligung aller Stakeholder ist der Blick nach vorn – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen international agiert. Heutige Schmerzpunkte (auch Pain Points genannt) und der Zielzustand in drei bis fünf Jahren sollten in einem E-Invoicing RFP klar abgebildet werden. Denken Sie dabei an mögliche Markteintritte, sich ändernde Mandate, steigende Rechnungsvolumina sowie ERP-Migrationen oder -Konsolidierungen. Anbieter, die hier Anpassungsfähigkeit und Potenzial für eine langfristige Partnerschaft zeigen, sind kurzfristigen „Quick-Fixes“ deshalb deutlich überlegen.
Für einen Überblick über die aktuellen europäischen Vorgaben kann die offizielle EU-Seite zu E-Invoicing hilfreich sein (siehe EU E-Invoicing Überblick).
Fragen sinnvoll strukturieren
Damit Ihre Bewertung umfassend ausfällt, empfiehlt es sich, den RFP‑Fragenkatalog nach folgenden Kernbereichen zu gliedern:
- Compliance, Zertifizierungen und regulatorische Anforderungen
- Skalierbarkeit und Performance
- Integration und Datenverarbeitung
- Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement
- Monitoring, Reporting und Fehlerbehebung
- Sicherheit und Datenschutz
- Implementierung und Support
Wenn Sie all diese Bereiche gleichzeitig abdecken, bewerten Sie Anbieter sowohl hinsichtlich Funktionalität als auch mit Blick auf ihren langfristigen Wertbeitrag. Als Einstieg finden Sie hier außerdem 21 Fragen, die Sie in Ihre E‑Rechnungs‑Ausschreibung aufnehmen sollten.
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