Guida completa al sistema e‑fapiao cinese

In breve

• La Cina gestisce un sistema nazionale di e‑invoicing basato sulla clearance per le fatture IVA, con la State Taxation Administration (STA) che convalida le e‑fapiao prima che diventino legalmente valide
• Le fatture vengono emesse come XML strutturato e rese principalmente in OFD; talvolta viene fornito anche un PDF in parallelo per maggiore comodità
• Il regime copre le transazioni B2B, B2G e B2C. La carta e i formati legacy vengono eliminati progressivamente, rendendo l’e‑fapiao lo standard per la fatturazione IVA
• Le aziende devono archiviare l’XML sottoposto a clearance più gli artefatti chiave (come codice QR, codice/numero fattura e firma digitale) per almeno 10 anni; alcune categorie di documenti richiedono una conservazione fino a 30 anni

E‑invoicing in Cina: una panoramica

La Cina sta avanzando con decisione verso un panorama di fatturazione IVA completamente digitale. Le fatture IVA elettroniche, note come e‑fapiao, sono ormai al centro di questa trasformazione.

Nel modello attuale, le fatture vengono create in XML strutturato e inviate elettronicamente alla State Taxation Administration (STA). Una fattura diventa legalmente valida solo dopo il superamento della clearance STA. In genere, l’acquirente riceve una resa in OFD e, in molti casi, una copia in PDF, ma l’XML è la fonte legale di riferimento.

In questo articolo approfondiamo:

• Come funziona nella pratica il sistema e‑fapiao basato sulla clearance in Cina
• Le principali tappe del percorso di e‑invoicing in Cina
• Cosa significano le normative per i processi di AP e AR
• Come raggiungere e mantenere la conformità
• Come ecosio può semplificare le operazioni per le aziende attive in Cina.

Oggi, le aziende che operano in Cina dovrebbero dare per scontato che l’e‑fapiao sia lo standard per la fatturazione IVA e pianificare di conseguenza.

Che cos’è l’e‑fapiao?

L’e‑fapiao (fapiao elettronica) è la fattura IVA elettronica ufficiale della Cina. Ogni e‑fapiao viene creata in XML strutturato, autorizzata in tempo reale dalla State Taxation Administration (STA) e restituita con un codice e un numero di fattura univoci, firma digitale e codice QR. L’XML è la fonte giuridicamente vincolante, mentre le rappresentazioni OFD/PDF servono principalmente per la consultazione in formato leggibile.

Il percorso della fatturazione elettronica in Cina: una cronologia

Il passaggio della Cina all’e‑fapiao completamente digitale si è sviluppato in più fasi. La cronologia qui sotto riassume le principali tappe.

• 2016–2019: progetti pilota iniziali di fatturazione elettronica: I primi progetti pilota per le fatture IVA elettroniche in regioni e settori selezionati hanno gettato le basi per un modello a livello nazionale.
• 2020–2022: ampliamento dei progetti pilota di e‑fapiao IVA speciale: I progetti pilota di e‑fapiao IVA speciale si sono estesi alle principali città e ai principali settori. La validazione in tempo reale da parte della STA è diventata lo standard nelle aree pilota, consolidando il concetto di clearance.
• 2023–metà 2024: copertura più ampia dei contribuenti: La copertura si è estesa a un numero maggiore di categorie di contribuenti. I contribuenti di nuova registrazione hanno sempre più spesso iniziato a emettere e‑fapiao come opzione predefinita, accelerandone l’adozione.
• 1 dicembre 2024: autorizzazione alla digitalizzazione completa: Tutti i contribuenti possono emettere e‑fapiao completamente digitalizzate, segnando un importante punto di svolta.
• Dal 2025: eliminazione graduale dei formati legacy: I formati cartacei e i precedenti formati elettronici vengono eliminati progressivamente e l’e‑fapiao diventa la norma nazionale per la fatturazione IVA.

Per le organizzazioni già attive in Cina o che stanno entrando nel mercato, pianificare basandosi su modelli legacy non è più sufficiente. Ora sistemi, processi e controlli devono essere progettati avendo come base l’e‑fapiao basata su clearance.

In che modo le regole sulla fatturazione elettronica in Cina possono influire sulla Sua azienda

Il quadro normativo della fatturazione elettronica in Cina influisce su molto più dei soli formati di fattura. Cambia quando e come le autorità fiscali vedono i dati delle transazioni e cosa devono fare le aziende per mantenere le fatture valide e detraibili.

Le principali implicazioni includono:

• Maggiore allineamento tra area fiscale, finanza e IT: I dati delle fatture devono essere strutturati secondo le specifiche STA. I team fiscali, finanziari e IT devono coordinarsi per garantire che i dati anagrafici, i codici fiscali e le classificazioni di prodotto siano mappati correttamente in un file XML conforme alle specifiche STA.
• Tempistiche e controlli più stringenti sulla fatturazione: Poiché le fatture devono passare dalla STA per essere valide, eventuali problemi nella struttura o nei contenuti XML possono ritardare la clearance e, di conseguenza, il riconoscimento dei ricavi e i cicli di pagamento.
• Aspettative più elevate su qualità dei dati e auditabilità: Con la STA che riceve i dati in tempo reale, errori e incongruenze sono più facili da individuare. Le aziende hanno bisogno di processi solidi per mantenere la qualità dei dati, gestire le correzioni e conservare le prove che le fatture siano state correttamente autorizzate.
• Investimenti in connettività e archiviazione: Le servirà un metodo affidabile per inviare l’XML alla STA (direttamente o tramite un fornitore) e archiviare l’XML autorizzato insieme agli artefatti in linea con i periodi di conservazione previsti dalla legge.

In sintesi, oggi l’ambiente IVA cinese premia le aziende che investono in automazione, integrità dei dati e connettività resiliente, e penalizza quelle che si affidano a soluzioni alternative manuali.

Quali sono le sanzioni per la non conformità in Cina?

Anche se le sanzioni esatte dipendono dalle circostanze specifiche e dalle risultanze della STA, la non conformità alle regole cinesi su fatturazione elettronica e IVA può avere conseguenze serie:

• Sanzioni pecuniarie e sovrattasse: Fatture errate, incomplete o non autorizzate possono comportare multe e sovrattasse. Problemi ripetuti possono aumentare il livello di controllo e l’entità delle sanzioni.
• Impatto sulla detrazione IVA e sull’imposta sul reddito delle società: Se una fattura non è stata correttamente autorizzata o non soddisfa i requisiti relativi all’XML e ai contenuti, l’acquirente può perdere il diritto di detrarre l’IVA a credito. Questo può aumentare in modo significativo il costo fiscale effettivo.
• Maggiore rischio di audit: Dati e‑fapiao mancanti, errati o incoerenti possono portare a audit più frequenti e approfonditi. Questi assorbono tempo e risorse e possono ritardare altre attività aziendali.
• Interruzioni operative e danni reputazionali: Problemi di non conformità possono influire sui rapporti con clienti e fornitori, soprattutto quando le fatture vengono respinte, i pagamenti subiscono ritardi o i cicli di correzione si protraggono.

Considerati questi rischi, è essenziale trattare l’e‑fapiao come un requisito formale di conformità.

Quali documenti sono supportati dal framework cinese di fatturazione elettronica?

Il regime di fatturazione elettronica cinese copre diversi tipi di documenti elettronici, tutti in XML strutturato e soggetti alla clearance della STA:

In tutti i casi:

• L’XML è la fonte legale di riferimento
• La rappresentazione destinata al cliente è in genere in formato OFD; talvolta viene fornito anche un PDF per comodità, ma non come principale documento legale

Come funziona il sistema cinese basato sulla convalida

Al centro del modello e‑fapiao cinese c’è la State Taxation Administration (STA). Ogni e‑fapiao deve passare dalla STA prima di essere considerata valida.

In genere, il processo si svolge così:

1) Creazione della fattura
Il fornitore genera una fattura nel proprio ERP o sistema di fatturazione. I dati vengono mappati in XML conforme alla STA, includendo tutte le informazioni richieste a livello di testata e di riga (dati di fornitore e acquirente, codici fiscali, classificazioni prodotto, importi, ecc.).

2) Invio per la clearance
L’XML viene inviato alla STA tramite una delle seguenti opzioni:

• Connessione diretta alla STA gestita internamente
• Un provider accreditato, che gestisce la connettività tecnica, l’autenticazione, la crittografia e le modifiche dell’interfaccia in continua evoluzione

3) Validazione e risposta della STA
La STA valida la fattura. Se accettata, restituisce:

• Un codice e un numero di fattura univoci
• Un codice QR dinamico
• Una firma digitale
• Un timestamp di convalida

4) Consegna e archiviazione
L’XML autorizzato e gli artefatti associati vengono consegnati all’acquirente. Entrambe le parti devono archiviare i dati autorizzati e le relative rappresentazioni, in conformità alle norme di conservazione previste dalla legge, in genere:

• Almeno 10 anni per la maggior parte delle fatture elettroniche e degli artefatti associati
• Fino a 30 anni per alcune categorie di voucher

Solo dopo una risposta positiva della STA l’e‑fapiao è legalmente valida.

Impatto sui processi AR e AP

Il modello cinese basato sull’autorizzazione ha implicazioni significative sia per i conti clienti (AR) sia per i conti fornitori (AP).

Conti clienti (AR)

• I dati anagrafici dei clienti, i codici tributari e le informazioni sui prodotti devono generare ogni volta un XML valido e conforme alla STA
• Qualsiasi rifiuto da parte della STA deve essere rilevato, analizzato e risolto tempestivamente, per evitare ritardi nella rilevazione dei ricavi e nei pagamenti dei clienti
• Gli artefatti restituiti dalla STA (codice/numero fattura, codice QR, firma digitale, timestamp) dovrebbero essere archiviati e collegati alla transazione sottostante nell’ERP o nel sistema di fatturazione
• Annullamenti e rettifiche dovrebbero essere gestiti tramite fatture a lettera rossa, che rimandano sempre alla fattura originale, garantendo una traccia di controllo trasparente

Conti fornitori (AP)

• I sistemi dovrebbero essere in grado di ricevere ed elaborare l’XML insieme alle rappresentazioni OFD/PDF
• Le fatture in entrata dovrebbero essere verificate per assicurarsi che siano state correttamente autorizzate dalla STA, ad esempio tramite la validazione del codice QR, i controlli della firma digitale o altri artefatti forniti
• I dati XML strutturati dovrebbero essere utilizzati per riconciliare le fatture con ordini di acquisto, contratti e ricevute merci, consentendo una maggiore automazione e meno errori manuali
• Correzioni e annullamenti dovrebbero essere gestiti esclusivamente tramite il meccanismo della lettera rossa, mantenendo uno storico completo delle modifiche e supportando gli audit fiscali.

Progettando i processi AR e AP attorno al requisito di autorizzazione, le aziende possono sfruttare il modello cinese per migliorare automazione e qualità dei dati, invece di considerarlo semplicemente un onere aggiuntivo.

Passi pratici per raggiungere la conformità all’e‑fapiao in Cina

Che Lei operi già in Cina o stia pianificando l’ingresso nel mercato, seguire questi passaggi dovrebbe aiutarLa a ridurre rischi e complessità.

Passaggio 1: valuti il perimetro

Identifichi quali entità, unità aziendali e tipi di transazione rientrano nel regime e‑fapiao. Mappi i rapporti con clienti e fornitori, così come i canali (B2B, B2G, B2C) in cui le fatture IVA vengono emesse o ricevute.

Passaggio 2: scelga un modello di connettività

Decida se creare e gestire una connettività diretta con la STA oppure collaborare con un provider accreditato. Tra le considerazioni chiave rientrano la capacità IT interna, l’uptime richiesto e le funzionalità di monitoraggio, oltre all’integrazione con le strategie globali di e‑invoicing ed EDI.

Passaggio 3: mappare i dati su XML conforme alla STA

Allinei le strutture dati di ERP e fatturazione ai requisiti delle fatture cinesi. Si assicuri che i campi obbligatori (ad es. numeri di registrazione fiscale, descrizioni di prodotti e servizi, codici tributari, dettagli specifici del settore) siano presenti e mappati correttamente. Definisca un processo per mantenere aggiornati i dati fiscali e anagrafici man mano che le regole e i portafogli di prodotto evolvono.

Passaggio 4: testare i flussi di clearance e la gestione degli errori

Esegua test end-to-end, dalla creazione della fattura fino alla clearance presso la STA e al rientro nei suoi sistemi. Verifichi come vengono segnalati, registrati e gestiti i rifiuti. Si assicuri che il processo di emissione delle fatture red-letter sia ben compreso e implementato correttamente.

Passaggio 5: implementare un’archiviazione robusta

Metta in atto policy e sistemi per conservare XML autorizzati, rendering e artefatti della STA per l’intero periodo di conservazione previsto dalla legge (almeno 10 anni, fino a 30 anni per alcuni tipi di voucher). Si assicuri che gli archivi siano sicuri, ricercabili e verificabili, e che siano previsti processi di recupero per ispezioni e revisioni interne.

Come ecosio può supportare l’e-fapiao in Cina

Il quadro dell’e‑invoicing in Cina combina requisiti tecnici rigorosi con cambiamenti continui. ecosio supporta le aziende nel muoversi in questo contesto grazie a:

• Compliance by design: ecosio gestisce il processo end-to-end: mappa i dati di fattura su XML conforme alla STA e orchestra i flussi di invio e di ritorno.
• Visibilità operativa: fornisce feedback in tempo reale su stato della clearance, errori e tentativi di reinvio tramite ecosio Monitor, così i team Finance e IT possono risolvere i problemi in modo proattivo.
• Scalabilità e resilienza: offre un livello di connettività che può evolvere con le modifiche alle interfacce della STA, senza richiedere una completa riarcchitettura del suo panorama ERP.
• Esperienza globale: abilita un approccio unificato tra più regimi di e‑invoicing, aiutando i team centrali a gestire la Cina insieme ad altri mercati chiave all’interno di un unico framework a prova di futuro.

Pronto ad approfondire?

Se sta pianificando o ampliando le sue attività in Cina e vuole capire come e-fapiao si inserisce nella sua più ampia strategia di e-invoicing, contatti i nostri esperti. Possono aiutarla a:

• Valuti la portata attuale e futura in Cina
• Progetti un’architettura scalabile di connettività e conformità
• Integri la Cina in una roadmap globale per e‑invoicing ed EDI

Se vuole semplicemente restare aggiornato sulle normative in vigore in Cina, consulti la nostra pagina Paese Cina.

Resta aggiornato sugli sviluppi dell’e-invoicing

Tenga sotto controllo le ultime novità su normative e best practice in materia di e-invoicing. ecosio mette a disposizione diverse risorse per aiutarla a restare aggiornato:

• Newsletter sugli aggiornamenti dell’e-invoicing – Riceva regolarmente nella sua casella di posta approfondimenti sulle modifiche normative, consigli sulla conformità e indicazioni pratiche
• Pagina di panoramica sulla conformità in Cina – Acceda a informazioni dettagliate sui requisiti e sugli obblighi attuali specifici del mercato cinese
• Calendario delle scadenze dell’e-invoicing – Tenga traccia delle prossime date di obbligo e delle principali tappe normative in più giurisdizioni

FAQ

In Cina l’e‑invoicing è obbligatorio?

In pratica, sì. La Cina si sta muovendo verso l’uso universale dell’e‑fapiao per la fatturazione IVA. I formati cartacei e quelli legacy vengono gradualmente eliminati e, per essere legalmente valide, le fatture devono essere autorizzate dalla STA.

Le fatture devono essere in cinese?

Alcuni campi XML devono essere in cinese semplificato e il rendering OFD deve visualizzare in cinese le informazioni obbligatorie. In alcuni campi è possibile includere lingue aggiuntive, ma non sostituiscono i requisiti relativi ai contenuti in cinese.

Quali artefatti dimostrano la validità legale?

La validità legale è supportata dagli artefatti restituiti dopo l’autorizzazione della STA, inclusi il codice e il numero della fattura STA, la firma digitale, il codice QR dinamico e il timestamp dell’autorizzazione. È consigliabile conservarli e collegarli alla transazione sottostante.

Come vengono gestite le correzioni?

Le correzioni vengono elaborate tramite fatture con lettere rosse, che:

• Fanno riferimento a un singolo e-fapiao originale e
• Forniscono una chiara traccia di audit delle cancellazioni e delle rettifiche.

Non sono consentite modifiche dirette alla fattura originale convalidata.

Per quanto tempo è necessario archiviare le fatture?

È opportuno pianificare l’archiviazione di XML autorizzati, rappresentazioni e artefatti STA per almeno 10 anni, e fino a 30 anni per determinate categorie di voucher. Le policy di conservazione dovrebbero riflettere sia i requisiti di legge sia la propensione al rischio interna.

Il riconoscimento facciale è sempre necessario?

Il regime cinese di e-invoicing include meccanismi di autenticazione controllati dall’autorità fiscale che devono essere soddisfatti prima che le fatture possano essere emesse. A seconda del canale di emissione, del profilo del contribuente e della configurazione dell’autorità fiscale locale, ciò può prevedere un’autenticazione umana (ad esempio il riconoscimento facciale tramite l’app dell’Electronic Tax Bureau) oppure meccanismi di autorizzazione automatizzati a livello aziendale. Questi controlli sono applicati dalla State Taxation Administration nell’ambito del Golden Tax System e operano indipendentemente dalla validazione del contenuto della fattura. Una fattura può essere emessa solo dopo che sono stati soddisfatti i requisiti di autenticazione applicabili.