Ausgangssituation
Die Westfalen AG versandte Rechnungen bislang über unterschiedliche Kanäle wie Post, E-Mail, PDF und EDI. Diese heterogene Systemlandschaft führte zu hohem manuellem Aufwand und einem erhöhten Fehlerrisiko. Mit der Einführung der B2G-E-Rechnungspflicht in Deutschland sowie zunehmenden regulatorischen Anforderungen in Ländern wie Österreich, Belgien und den Niederlanden wuchs der Druck, die Prozesse zu harmonisieren und zukunftssicher aufzustellen.
Besonders herausfordernd war:
- Parallelbetrieb von SAP ECC und Vorbereitung auf S/4HANA
- Länderspezifische Komplexität: Unterschiedliche gesetzliche Anforderungen und Formate in DE, AT, BE und NL
- Manuelle Prozesse: Zeitaufwendiges Hochladen in nationale Behördenportale
- Mangelnde Transparenz: Fehlender End-to-End-Einblick in den Zustellstatus
- Eingeschränkte Skalierbarkeit durch heterogene Übertragungskanäle und komplexe Eigenentwicklungen in SAP
Kriterien für die Auswahl
Auf Basis dieser Ausgangssituation wurde klar, dass eine integrierte E-Rechnungslösung benötigt wird, die sich vollständig in SAP einbinden lässt, manuelle Tätigkeiten reduziert und internationale Anforderungen zuverlässig abbildet. Auf Empfehlung des langjährigen SAP-Partners GoPus kam ecosio als spezialisierter Partner für Validierung, Routing und internationale Übermittlung strukturierter E-Rechnungen zum Einsatz.Ausschlaggebend waren die Validierung und Übertragung nach länderspezifischen Vorgaben, transparente Statusrückmeldungen sowie die enge und schnelle Abstimmung zwischen GoPus und ecosio, insbesondere bei der internationalen Erweiterung.
Projektablauf
Das Projekt startete im November 2020 und wurde vollständig remote umgesetzt. Bereits im Januar 2021 erfolgte die erste produktive Weiterleitung über ecosio. Im April 2021 ging die Lösung für Deutschland und die Niederlande live. Kurz darauf wurde auch Österreich angebunden
„Die E-Rechnung für Österreich wurde in nur rund einer Woche implementiert. Das ist ein klares Beispiel für die Geschwindigkeit, mit der weitere Länder angebunden werden können.“
Markus Liesche
IT-Prozessmanager, Westfalen AG
Anschließend folgte die Erweiterung auf Belgien. Durch die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten konnten die Länder schrittweise und ohne Unterbrechungen im laufenden Betrieb integriert werden.
Ein klares Bekenntnis zur partnerschaftlichen Zusammenarbeit
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts war die enge Zusammenarbeit zwischen GoPus und ecosio. Die klare Rollenverteilung, die hohe Verfügbarkeit beider Partner und die eingespielte Abstimmung ermöglichten eine schnelle und stabile Umsetzung.
„Neue Anforderungen werden mit euch sehr schnell erfüllt.“
Die Westfalen AG hat sich bereits entschieden, die Lösung auch im zukünftigen SAP-S/4HANA-System weiter einzusetzen und sieht sich damit gut aufgestellt für kommende regulatorische Anforderungen und internationale Vorgaben.
