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EDI-Einführung für KMUs - ein Überblick


Abbildung 1: EDI-Szenario mit Dienstleister
Abbildung 1: EDI-Szenario mit Dienstleister

Doch die Verunsicherung ist zu Beginn bei manchen KMUs groß: zu oft hört man von den hohen Kosten und der langen Projektdauer bei der Einführung von EDI. Wird das erste EDI-Projekt schließlich erfolgreich abgeschlossen, herrscht statt Verunsicherung dann aber Zufriedenheit. Aufgrund der Kostentransparenz und der Projektplanung des EDI-Dienstleisters gibt es keine bösen Überraschungen – das Projekt wird zügig und kosteneffizient durchgezogen.

Gleichzeitig machen sich die Vorteile von EDI schon bald bemerkbar: kürzere Prozesslaufzeiten, Vermeidung von Doppelarbeit, Einsparung wertvoller Arbeitszeit – kurz gesagt große Kosteneinsparungen. Häufig ist es dann das KMU selbst, das von sich aus dann den Nachrichtenaustausch mit weiteren Geschäftspartnern über EDI abzuwickeln möchte. Denn die Projektkosten sinken mit jedem weiteren Partner, während die allgemeine Kosteneinsparung durch EDI immer größer wird.

Doch bevor es soweit ist, steht am Anfang oft die zentrale Frage: Wie bekomme ich die relevante Information aus bzw. in mein Warenwirtschaftssystem – sprich:

Wie erfolgt der EDI-Nachrichtenaustausch mit meinem Geschäftspartner?

Um diese Frage zu beantworten, sollte man zunächst zwei Ebenen unterscheiden:

  • Nachrichtenebene: welche Information muss in einer Nachricht enthalten sein und wie muss diese strukturiert sein, um vom anderen ERP/FIBU-Systemen verarbeitet werden zu können?
  • Transportebene: wie wird die Nachricht übertragen?

Nachrichtenebene

Wenn man in Europa von EDI-Nachrichten spricht, wird dies oft als Synoym für EDIFACT verwendet. EDIFACT ist (i) einerseits eine Nachrichtensyntax und (ii) andererseits ein Set von Nachrichtentypen. Beides wird von UN/CEFACT – eine Organisation der Vereinten Nationen – standardisiert und weiterentwickelt. Auf die Struktur bzw. Syntax von EDIFACT gehen wir in einem unserer nächsten Posts ein. Interessanter ist für den Moment, dass es in EDIFACT verschiedene Nachrichtentypen für Bestellungen (ORDERS), Rechnungen (INVOIC), Lieferscheine (DESADV), Preiskataloge (PRICAT), Abverkaufsmeldungen (SLSRPT), etc. gibt. Wenn ein Großunternehmen den Datenaustausch auf EDI umstellen will, ist damit fast auschließlich der Austausch von EDIFACT Nachrichten gemeint.

ERP bzw. Warenwirtschaftssysteme von KMUs verfügen hingegen zumeist nur über eine einfache Import/Export Schnittstelle in einem einfachen XML, CSV oder Flat Text Format – im EDI-Jargon oft Inhouse Format genannt. Um nun die Daten im Inhouse Format in EDIFACT umzuwandeln (und vice versa) ist eine sogenannte Konvertierung erforderlich. Großunternehmen betreiben dazu oft selbst lokale EDI-Konverter, für die jedoch teure Lizenzkosten anfallen. Für KMUs ist es jedenfalls wirtschaftlicher die Konvertierung an einen EDI-Dienstleister zu übertragen, der dies als Service anbietet.

Transportebene

Nun stellt sich die Frage wie denn die EDIFACT Nachrichten mit dem Großunternehmen ausgetauscht werden. Die für KMUs oft naheliegende Antwort mag sein: per E-Mail. Doch da spielen Großunternehmen nicht mit, denn es gilt ja den Austausch bzw. die Verarbeitung der Nachrichten möglichst zu automatisieren. In der Praxis fordert der Handelspartner zumeist die Übertragung per X.400 oder AS2. Ersteres ist ein – seit den 1980er Jahren existierendes – dediziertes Mailboxnetz, das parallel zum Internet betrieben wird. Der Nachrichtenverkehr wird im X.400 Netz heute noch per Kilobyte abgerechnet (!) und gilt daher auch als dementsprechend teuer. AS2 ist ein HTTP-basiertes Transportprotokoll für EDI Nachrichten zwischen zwei Handelspartnern – aufgrund hoher Wartungskosten werden AS2 Verbindungen in der Regel aber nur bei hohen Nachrichtenvolumina eingerichtet.

Hier schafft wieder der EDI-Dienstleister Abhilfe: Er holt die Nachricht per SFTP oder einem eigenem Client-Modul (siehe Abbildung 2) vom System des KMUs ab und stellt die Nachricht – nach erfolgter Konvertierung – an den Handelspartner über das gewünschte Transportprotokoll zu. In umgekehrter Richtung werden die bereits konvertierten Nachrichten im Inhouse Format des KMUs auf dessen System zugestellt, damit sie von dort wieder automatisiert ins Warenwirtschaftssystem übernommen werden können.


Abbildung 2: EDI-Austausch über Client-Modul
Abbildung 2: EDI-Austausch über Client-Modul

ecosio und EDI für KMUs

ecosio vernetzt als EDI-Dienstleister Unternehmen jeglicher Größe. Dabei zählt die EDI-Einführung für KMUs zu einem unserer Spezialgebiete. Unsere erfahrenen Experten planen und begleiten ihr EDI Projekt – egal ob Sie EDIFACT, ebInterface oder ZUGFeRD austauschen möchten – zu transparenten und überschaubaren Kosten.

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