Die mexikanische Regierung ist über ihre Steuerbehörde (SAT) weltweit einer der wichtigsten Vorreiter im Bereich E-invoicing (E-Rechnungsstellung) und dient als Vorbild für Länder auf der ganzen Welt, die derzeit ihre eigenen Systeme einführen. Das CFDI-System ist eines der fortschrittlichsten und umfassendsten E-Rechnungssysteme der Welt. E-invoicing Mexiko ist für nahezu alle Steuerzahler verpflichtend. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das CFDI-System funktioniert, welche E-invoicing-Vorschriften in Mexiko gelten und wie Unternehmen Compliance effizient sicherstellen.
🔎 TL;DR – Was Sie in diesem Artikel erfahren:
- Was CFDI bedeutet und wer die Vorschriften einhalten muss
- Welche Dokumententypen, Complementos und Addendas es gibt
- Wie die Ausstellung, Stornierung und Archivierung funktioniert
- Welche Herausforderungen es gibt und wie ecosio Compliance vereinfacht
Einfach erklärt: E-invoicing Mexiko bezeichnet das von der Steuerbehörde SAT eingeführte CFDI-System, das die Ausstellung, Übermittlung und Archivierung elektronischer Rechnungen in Echtzeit vorschreibt.
Wer muss die Vorschriften einhalten?
Die kurze Antwort: Jeder mit einer gültigen mexikanischen Steuernummer (RFC). Dazu gehören:
- Inländische Unternehmen (Personas Morales)
- Einzelunternehmer und Freiberufler (Personas Físicas)
- In Mexiko registrierte ausländische Unternehmen
- Arbeitgeber (für Gehaltsabrechnungs-CFDIs)
- Einzelhändler und Transportunternehmen
- Importeure und Exporteure
Es gibt keine Ausnahmen basierend auf Größe oder Umsatz. Wenn Sie ein registrierter Steuerzahler sind, müssen Sie infolgedessen die Vorschriften einhalten.
E-invoicing-Vorschriften in Mexiko auf einen Blick
- Das CFDI Mexiko-System für die E-Rechnungsstellung ist für alle Steuerzahler verpflichtend und gehört weltweit zu den komplexesten.
- Compliance erfordert die strikte Nutzung von XML-basierten E-Rechnungen mit obligatorischen Complementos, optionalen Addendas sowie detaillierte Prozesse für Ausstellung, Stornierung und Archivierung.
- Verstöße gegen die Compliance können schnell zu abgelehnten Rechnungen oder rechtlichen Problemen führen – kontinuierliches Monitoring ist daher unerlässlich.
- ecosio vereinfacht dies durch die Automatisierung von Updates, Complementos, Stornierungen und Archivierungen direkt in ERP-Systemen.
Wichtige Komponenten: CFDIs, Complementos und Addendas
CFDI – das digitale Rechnungsformat
CFDI steht für „Comprobante Fiscal Digital por Internet“, was auf Deutsch so viel wie „Digitaler Steuerbeleg über das Internet“ bedeutet. Dieses XML-basierte E-Rechnungsformat ist das in Mexiko vorgeschriebene und obligatorische E-Rechnungssystem der mexikanischen Steuerbehörde (SAT), das somit von allen Steuerzahlern genutzt werden muss.
Complementos – Zusatzinformationen für bestimmte Vorgänge
Sogenannte Complementos (Add-ons) sind im CFDI Mexiko zusätzliche Komponenten, die detailliertere Informationen für bestimmte Transaktionsarten oder Szenarien liefern.
Complementos de Factura
Diese sind obligatorisch und wirken sich auf die gesamte CFDI aus. Derzeit gibt es 26 verschiedene Arten von aktiven Complementos.
| Complementos | Beschreibung | Verwendung | CFDI-Typ(en) |
| Aerolíneas | Beinhaltet Passagier- und Flugticketdaten | Bei Ausstellung von Rechnungen für Flugreisen | Ingreso |
| Carta Porte | Logistik- und Transportdaten | Verpflichtend für den Transport von Waren auf Bundes | Ingreso, Traslado |
| Certificado de destrucción | Verwertungsnachweis | Wenn autorisierte Zentren/Unternehmen Fahrzeuge verschrotten | Ingreso |
| CFDI Registro fiscal | Identifikation von CFDIs aus dem Steuerregister | Bei Ausstellung von CFDIs, die im Steuerregister erfasst sind | Ingreso |
| Comercio exterior | Exportbezogene Zolldaten | Bei Export von Waren | Ingreso |
| Compra venta de divisas | Devisengeschäfte | Wenn Wechselstuben Währungen kaufen/verkaufen | Ingreso |
| Consumo de combustibles | Kraftstoffverbrauch über elektronische Gutscheine | Beim Verkauf von Kraftstoff über digitale Wallets | Ingreso |
| Donatarias | Spendendaten für Steuerabzüge | Bei Ausstellung von Spendenquittungen | Ingreso |
| Estado de cuenta de combustibles | Elektronische Kraftstoffkontenauszüge | Ausgestellt von E-Wallet-Dienstleistern | Ingreso |
| Hidrocarburos | Daten zu Kohlenwasserstoffen | Bei Transaktionen mit Kohlenwasserstoffen | Ingreso |
| INE | Politische Beiträge/Ausgabedaten | Bei Ausstellung von Rechnungen im Zusammenhang mit politischen Aktivitäten | Ingreso |
| Leyendas fiscales | Rechtliche Steuerhinweise | Zur Aufnahme von Steuerhinweisen, die nicht im Haupt-CFDI enthalten sind | Ingreso |
| Notarios públicos | Immobilienverkaufs- und Dienstleistungstransaktionen von Notaren | Verwendet von Notaren bei immobilienbezogenen Geschäften | Ingreso |
| Obras de arte | Verkauf von Kunstwerken und Antiquitäten | Beim Verkauf von Kunstwerken und Antiquitäten | Ingreso |
| Otros derechos e impuestos | Lokale Steuern | Zur Meldung staatlicher/lokaler Steuerinformationen | Ingreso |
| Pago en especie | Sachspenden | Bei Ausstellung von CFDIs für steuerlich absetzbare Sachspenden | Ingreso |
| Persona física coordinado | Fahrzeug-ID für bestimmte Einkommensteuerzahler | Für Privatpersonen, die unabhängig Fahrzeugsteuer zahlen | Ingreso |
| Recepción de pagos | Zahlungsergänzung für aufgeschobene/Teilzahlungen | Wenn Zahlung nach Rechnungsstellung erfolgt | Pago |
| Recibo de pago de nómina | Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter | Für Gehaltsabrechnungen | Nómina |
| Renovación y sustitución de vehículos | Anreize zur Erneuerung des öffentlichen Nahverkehrs | Fahrzeug-Austauschprogramme | Ingreso |
| Sector detallista | Details von Einzelhandelstransaktionen | Für Rechnungen im Einzelhandelssektor | Ingreso |
| Servicios parciales de construcción | Bauleistungen für Wohnungsbau | Bei Erbringung von Teilbauleistungen | Ingreso |
| Timbre fiscal digital (TFD) | Zertifizierungs- und Validierungsinformationen | In allen gestempelten CFDIs enthalten | All |
| Turista pasajero extranjero | Touristendaten für ausländische Passagiere | Bei Erbringung von Dienstleistungen für ausländische Touristen | Ingreso |
| Vales de despensa | Details zu Essensgutscheinen | Wird von Anbietern von Essensgutschein-Wallets verwendet. | Ingreso |
| Vehículos usados | Informationen zum Inzahlungnahme von Gebrauchtwagen | Bei Inzahlungnahme eines Gebrauchtwagens als Teilzahlung für ein Neufahrzeug | Ingreso |
Complementos Concepto
Diese werden auf Ebene der Rechnungsposition für spezifische Produkt- und Dienstleistungsdetails angewendet.
| CC | Beschreibung | Verwendung | CFDI-Typ(en) |
| Instituciones Educativas Privadas | Fügt Namen des Schülers/Studenten, CURP (Bevölkerungsregister-ID) und Klassenstufe hinzu. | Wird von Privatschulen verwendet, die steuerlich begünstigte Schulquittungen ausstellen. |
Ingreso |
| Venta de Vehículos | Führt Fahrzeugversionscode und Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN, engl. VIN) hinzu | Beim Verkauf von Neuwagen in bestimmten Grenzregionen unter Sonderregelungen |
Ingreso |
Complementos de Retenciones
Wird zur Meldung von Steuereinbehalten (Quellensteuern) und Zahlungsinformationen im Zusammenhang mit der Einkommensteuer, der Mehrwertsteuer und an Ausländer gezahlten Zinsen verwendet.
| Complement | Beschreibung | Verwendung | Typische Anwender | CFDI-Typ(en) |
| Enajenación de acciones |
Meldet Verkauf oder Übertragung von Aktien oder Wertpapieren, einschließlich realisierter Gewinne oder Verluste |
Bei Meldung von Kapitalgewinnen/-verlusten aus Aktienverkauf |
Investmentfonds, Broker, Unternehmen |
Retenciones |
| Dividendos | Meldet Dividenden und Gewinne aus Anlageinstrumenten |
Bei Erklärung von Dividenden- ausschüttungen an Investoren |
Unternehmen, Holdinggesellschaften, Trusts |
Retenciones |
| Intereses | Meldet Zinserträge aus Anlagegewinnen |
Bei Erklärung von gezahlten Zinserträgen |
Banken, Investmentfirmen |
Retenciones |
| Arrendamiento en fideicomiso | Meldet Leasing-Einkünfte aus Trusts, einschließlich REITs (FIBRAS) |
Wenn Trusts Vermögenswerte verleasen und Mieteinnahmen melden |
Trusts, Immobilienfonds (REITs/FIBRAS) |
Retenciones |
| Pagos a extranjeros |
Zahlungen an Nicht-Ansässige |
Bei Erklärung von an Nicht-Ansässige gezahlten Einkünften |
Alle Unternehmen mit internationalen Lieferanten |
Retenciones |
| Premios | Meldet ausgeschüttete Preise innerhalb eines bestimmten Zeitraums |
Bei steuerlicher Meldung von Preisgewinnen |
Lotteriebetreiber, Marketingagenturen, Gewinnspiele |
Retenciones |
| Fideicomisos no empresariales |
Meldet Daten zu Trusts ohne Geschäftstätigkeit |
Beim Management von nicht-kommerziellen Trusts |
Rechts-/Steuerkanzleien oder Finanzinstitute als Treuhänder |
Retenciones |
| Planes de retiro | Meldet Daten zu individuellen Altersvorsorgeplänen |
Bei Meldung von Einkünften oder Beiträgen zu Rentenkonten |
Finanzinstitute, Rentenverwalter (AFORES) |
Retenciones |
| Intereses hipotecarios | Meldet abzugsfähige Realzinsen aus Hypothekendarlehen |
Bei Bereitstellung von Zinsabzugs- bescheinigungen |
Hypothekengeber und Banken mit Wohnbaudarlehen |
Retenciones |
| Operaciones con derivados | Meldet Informationen zu Finanzderivatgeschäften |
Beim Handel mit kapitalbasierten Finanzderivaten |
Investmentbanken, Börsenmakler, Hedgefonds |
Retenciones |
| Sector financiero | Exklusiv für Finanzinstitute in Treuhänderfunktion |
Wenn Finanzinstitute CFDIs unter treuhänderischen Rollen ausstellen |
Banken, Maklerfirmen, Investmentfonds |
Retenciones |
Complementos werden durch den PAC (Proveedor Autorizado de Certificación, ein autorisierter Zertifizierungsanbieter) validiert. Das Fehlen erforderlicher Complementos führt somit zu abgelehnten Rechnungen oder Verstößen gegen die Compliance.
Addendas – optionale Erweiterungen für Handelspartner
In Mexiko können E-Rechnungen um sogenannte Addendas erweitert werden. Diese zusätzlichen Abschnitte enthalten nicht-steuerliche Informationen, die zwar nicht von den Steuerbehörden benötigt werden, aber für Kunden, Lieferanten oder spezifische Branchen relevant sein können. Sie dienen daher der Aufnahme von kommerziellen, logistischen oder branchenspezifischen Daten.
Sie umfassen kommerzielle Informationen außerhalb des SAT-Zuständigkeitsbereichs, wie zum Beispiel:
- Bestellnummer
- Lieferbedingungen
- ID des Wareneingangs oder des Lagerortes
- Interne Kunden-/Lieferantencodes
Wie funktioniert E-invoicing in Mexiko (CFDI)?
So sieht der typische CFDI-Ausstellungsprozess aus:
- Datengenerierung: Rechnungsdaten werden im ERP-System/Buchhaltungssystem erstellt
- XML-Transformation: Daten werden gemäß Anexo 20 in das CFDI 4.0-Format konvertiert
- Digitale Signatur: Der Aussteller wendet sein CSD (Certificado de Sello Digital – digitales Siegelzertifikat) an
- Zertifizierung durch PAC: Ein PAC (Proveedor Autorizado de Certificación – autorisierter Zertifizierungsanbieter) validiert das XML, weist eine UUID zu und wendet das Timbre Fiscal Digital an
- Übermittlung an SAT: Der PAC leitet die Rechnung in Echtzeit an das SAT weiter
- Verteilung und Archivierung: Die zertifizierte CFDI wird an den Empfänger gesendet und gemäß NOM-151 für mindestens 5 Jahre archiviert
Arten von CFDI Mexiko-Dokumenten
Jede CFDI muss ein Feld „TipoDeComprobante” (Belegtyp) angeben. Hier sind die verschiedenen Typen:
| TipoDeComprobante | Name | Verwendung |
| I | Ingreso | Verkauf von Waren oder Dienstleistungen |
| E | Egreso | Gutschriften, Rückerstattungen und Stornierungen |
| P | Pago | Zahlungsbelege für aufgeschobene Rechnungen |
| N | Nómina | Gehaltsabrechnungs- dokumentation |
| T | Traslado | Transportierte Waren ohne kommerziellen Verkauf |
Hinweis: Eine CFDI vom Typ „T” muss eine Complemento Carta Porte enthalten – eine obligatorische Ergänzung für den legalen Gütertransport.
Was ist die Complemento Carta Porte?
Die Carta Porte ist ein Complemento, das für Waren im Transit (auf dem Land-, Luft-, See- oder Schienenweg) erforderlich ist. Es enthält Details zu Fracht, Route, Transporteur und Genehmigungen. Ohne diesen Beleg verstoßen Sendungen gegen die Compliance.
Steuereinbehalte und Informationsmeldungen (Anexo 31)
Anexo 31 definiert ein separates CFDI-Schema zur Meldung von Quellensteuer und nicht-kommerziellen Einkünften. Diese Dokumente sind Steuerbelege, keine kommerziellen Rechnungen, müssen aber ebenfalls digital signiert, zertifiziert und archiviert werden.
Wann wird es verwendet?
- Zahlung an ausländische Lieferanten (Quellensteuer ISR)
- Erklärung von Dividenden, Leasing-Einkünften oder Zinsen
- Meldung von Transaktionen für Trusts oder Investmentfirmen
Stornierung einer CFDI
Die Stornierung von CFDI Mexiko-Rechnungen ist komplex. Artikel 29-A des CFF (Código Fiscal de la Federación) schreibt strenge Regeln vor, die einen SAT-Begründungscode erfordern und seit 2022 oft eine Empfängergenehmigung für Stornierungen verlangen.
Arten der Stornierung
| Typ | Empfängergenehmigung erforderlich? | Verwendung |
| Ohne Genehmigung | Nein | Gehaltsabrechnungs-CFDIs, kleine Transaktionen (≤ MXN $1.000), Retenciones (Quellensteuer-CFDIs), Rechnungen an ausländische Kunden, Rechnungen über das SAT-Portal „Mis Cuentas“ |
| Mit Genehmigung | Ja | Reguläre B2B- oder B2C-Rechnungen über MXN $1.000 |
| Nicht stornierbar | Nicht möglich außer Verknüpfung wird aufgehoben | Wenn die CFDI mit einem aktiven verknüpften Dokument verbunden ist (z. B. Gutschrift oder Ratenzahlung) |
Wie die Stornierung funktioniert
1. Ohne Genehmigung
Einige CFDIs können direkt storniert werden, ohne dass eine Genehmigung des Empfängers erforderlich ist. Beispiele sind Gehaltsabrechnungs-CFDIs, Rechnungen unter MXN $1.000 und Retenciones. Diese Stornierungen müssen innerhalb desselben Steuerjahres oder vor Ablauf der jährlichen ISR-Erklärungsfrist erfolgen
2. Mit Genehmigung
Bei den meisten Rechnungen muss der Empfänger die Stornierungsanfrage genehmigen. Das SAT hat diese Schutzmaßnahme eingeführt, um zu verhindern, dass Unternehmen Rechnungen stornieren, die bereits in Steuererklärungen verwendet wurden
- Der Empfänger hat 72 Stunden (drei Werktage) Zeit, um zu akzeptieren oder abzulehnen
- Wenn er nichts unternimmt, wird die CFDI automatisch storniert
- Wenn er ablehnt, bleibt die CFDI gültig
3. Sonderfälle
Rechnungen, die mit aktiven Dokumenten verknüpft sind (z. B. Gutschriften mit Zahlungen, Rechnungen mit Ratenzahlungen), können nicht direkt storniert werden. Sie müssen zunächst entkoppelt werden, und für Saldoanpassungen kann zusätzliche Dokumentation erforderlich sein.
SAT-Stornierungsgründe (Códigos)
Alle Stornierungen müssen einen der folgenden motivo de cancelación (Stornierungsgründe) enthalten:
| Code | Meaning |
|---|---|
| 01 | Mit Fehler ausgestellt, bezieht sich auf eine neue Rechnung (erfordert verknüpfte UUID) |
| 02 | Mit Fehler ausgestellt, nicht mit neuer Rechnung verknüpft |
| 03 | Vorgang wurde nicht durchgeführt |
| 04 | Namentlicher Vorgang (z. B. Teil einer Sammelrechnung, die aufgeteilt werden muss) |
Was ist ein Acuse?
Acuses (Empfangsbestätigungen) sind offizielle Belege oder Statusmeldungen, die das SAT als Antwort auf bestimmte Aktionen während des CFDI-Lebenszyklus bereitstellt, insbesondere bei Stornierungen oder der Validierung von Rechnungen. Sie bestätigen den Status einer Aktion wie die Stornierung oder Genehmigung einer CFDI.
Arten von Acuses im CFDI-Prozess:
- Acuse de cancelación: Bestätigt die erfolgreiche Stornierung einer CFDI
- Acuse de aceptación: Bestätigt, dass der Empfänger die Stornierungsanfrage einer CFDI akzeptiert hat
- Acuse de rechazo: Bestätigt, dass der Empfänger die Stornierungsanfrage einer CFDI abgelehnt hat
- Acuse de expiración: Wird generiert, wenn der Empfänger innerhalb von 72 Stunden nicht reagiert (die CFDI wird automatisch storniert)
Archivierung und E-invoicing Mexiko Compliance-Anforderungen
Alle CFDIs müssen von Aussteller und Empfänger elektronisch für fünf Jahre aufbewahrt werden.
- Sie müssen NOM-151 entsprechen und die Integrität digitaler Dokumente durch kryptografische Versiegelung gewährleisten
- Die Archivierung im Ausland ist zulässig, aber gemäß Artikel 28 des Steuergesetzes muss eine Kopie am mexikanischen Steuersitz des Steuerzahlers für Prüfungen zugänglich sein
Wie Unternehmen die CFDI-Konformität sicherstellen können
Wie unterstützt ecosio die E-invoicing Mexiko Compliance?
Trotz der Tatsache, dass die E-Rechnungsstellungsvorschriften in Mexiko seit über einem Jahrzehnt bestehen, ist das CFDI-System des Landes noch immer herausfordernd. Dies liegt vor allem an der hohen Detailgenauigkeit und seiner ständigen Weiterentwicklung.
Die manuelle Verwaltung der Compliance kann zeitaufwendig und risikoreich sein. Bei ecosio stellen wir sicher, dass Ihre Daten durch kontinuierliches Monitoring und Updates stets den aktuellen Anforderungen entsprechen. Mit unserer Global E-invoicing Compliance-Lösung profitieren Sie von sorgenfreier Compliance mit einem Partner, der Ihnen Echtzeit-Updates zu Änderungen der Vorschriften liefert – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
| Compliance-Herausforderung | Was das SAT verlangt | Wie ecosio hilft |
| Änderungen der Vorschriften | Regeln, Versionen usw. werden häufig über SAT-Veröffentlichungen aktualisiert | ecosio überwacht kontinuierlich alle Updates und implementiert sie automatisch, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist |
| Complementos | Muss den korrekten Complemento basierend auf der Transaktion enthalten, z. B. Carta Porte für den Warentransport | ecosio stellt sicher, dass alle erforderlichen Complementos korrekt angewendet werden, bevor sie an das SAT gesendet werden |
| Addendas | Addendas sind optional und auf die Bedürfnisse des Handelspartners zugeschnitten, werden nicht vom SAT validiert | ecosio unterstützt die Integration von Addendas und Mapping, um die Anforderungen der Handelspartner zu erfüllen |
| CFDI-Ausstellung | XML muss generiert, digital signiert, durch PAC validiert und in Echtzeit übermittelt werden | ecosio integriert sich direkt in Ihr ERP-System, um die CFDI-Erstellung, Signierung und Übermittlung zu automatisieren |
| CFDI-Stornierung | Erfordert korrekte Begründungscodes, Empfängergenehmigung und SAT-Empfangsbestätigung | ecosio verwaltet Stornierungsworkflows End-to-End und stellt sicher, dass konforme Statusaktualisierungen (Acuses) erfasst werden |
| Archivierung | Alle CFDIs müssen gemäß NOM-151 für 5 Jahre gespeichert werden | ecosio bietet konforme Archivierung mit garantierter Verfügbarkeit für Audits |
| Grenzüberschreitende Zahlungen | Quellensteuer auf Zahlungen an ausländische Lieferanten muss mit Anexo 31-Schemas deklariert werden | ecosio unterstützt CFDI de retenciones und gewährleistet genaue Meldung und Quellensteuereinbehalt |
| Gütertransport (Carta Porte) | Obligatorischer Complemento mit Details zu Waren, Route und Transporteur | ecosio wickelt Carta-Porte-Anforderungen nahtlos ab und gewährleistet konforme Fracht-Dokumentation |
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FAQ zur E-Rechnungsstellung in Mexiko (CFDI)
Was bedeutet CFDI?
CFDI ist das Herzstück von E-invoicing in Mexiko und steht für Comprobante Fiscal Digital por Internet. CFDI bezeichnet das digitale Rechnungsformat, das von der mexikanischen Steuerbehörde SAT vorgeschrieben ist. Jede CFDI muss daher elektronisch ausgestellt, zertifiziert und archiviert werden.
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Wie lange müssen CFDIs archiviert werden?
CFDIs müssen gemäß der mexikanischen Norm NOM-151 sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger mindestens fünf Jahre lang elektronisch aufbewahrt werden.
Hinweis:
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