TL;DR – worüber wir in diesem Artikel informieren
- Für wen sich eine Eigenentwicklung einer E-Invoicing-Lösung wirklich lohnt (selten)
- Warum Kaufen / Managed Service meist schneller, günstiger und weniger riskant ist
- Welche Kosten bei der Eigenentwicklung häufig unterschätzt werden
- Eine praktische Make-or-Buy Checkliste für Ihre Entscheidung
Sollten Unternehmen ihre E-Invoicing-Lösung selbst entwickeln oder kaufen?
Die E-Invoicing Make-or-Buy Entscheidung gehört aktuell zu den wichtigsten strategischen Fragen für Unternehmen, die ihre E-Rechnungsprozesse modernisieren oder international skalieren müssen. Denn wer abwägt, ob er eine Lösung für E-Invoicing selbst entwickeln oder kaufen sollte, steht nicht nur vor einer IT-Entscheidung, sondern vor einem langfristigen Kosten-, Risiko- und Compliance-Thema.
Definition: Was bedeutet „Make-or-Buy“ im E-Invoicing?
Eine Make-or-Buy Entscheidung im E-Invoicing beschreibt die Wahl zwischen:
- Make (Eigenentwicklung): Sie entwickeln und betreiben die Lösung intern, inklusive Monitoring, Fehlerhandhabung, Zertifizierungen und regulatorischen Updates.
- Buy (Kaufen): Sie nutzen eine externe Lösung oder einen (Fully) Managed Service, der diese Leistungen als Service bereitstellt.
Make-or-Buy Entscheidung: Die wichtigsten Kriterien
Bevor Sie sich für E-Invoicing selbst entwickeln oder kaufen entscheiden, sollten Sie folgende Faktoren realistisch bewerten:
- Verfügbarkeit spezialisierter Fachkräfte (IT, Steuern, Compliance)
- Zukunftsfähigkeit Ihrer Systemlandschaft (ERP, Integration, Datenqualität)
- Ressourcen für Monitoring und Fehlerhandling (24/7 Prozesse, Incident Management)
- Fähigkeit, regulatorische Updates kontinuierlich umzusetzen
- Time-to-Value: Wie schnell muss die Lösung live sein?
- Budget & langfristige Betriebskosten (3–5 Jahre betrachtet)
- Risiko-Toleranz (Compliance-Verstöße, Systemausfälle, Projektverzögerungen)
In-House vs. Managed Service: Welche Fähigkeiten brauchen Sie wirklich?
Die folgende Übersicht zeigt, welche Fähigkeiten Unternehmen benötigen, wenn sie eine Lösung selbst betreiben – und was ein Managed Service typischerweise abdeckt.
| Anforderungen/Fähigkeiten |
Eigenentwicklung (In-House) | Extern verwaltete Lösung (Managed Service) |
| Interne E-Invoicing-Expertise |
❌ | ✅ |
| Laufende regulatorische Updates |
❌ | ✅ |
| Ressourcen für Monitoring & Fehlerbehebung |
❌ | ✅ |
| Umsetzung regelmäßiger Änderungen (Formate/Portale/Regeln) |
❌ | ✅ |
| Redundante Infrastruktur (Stabilität, Ausfallsicherheit) |
❌ | ✅ |
| Backup-Ressourcen im Team | ❌ | ✅ |
Wann lohnt sich Eigenentwicklung einer E-Invoicing-Lösung?
Eigenentwicklung ist nicht per se falsch, aber in der Praxis selten die beste Option. Sinnvoll kann sie sein, wenn:
- Ihr Unternehmen nur in ein bis zwei Ländern mit stabilen Anforderungen tätig ist
- Sie ein großes, spezialisiertes Team aus IT und Steuerexperten haben
- Sie vollständige Kontrolle über Architektur, Datenflüsse und Prozesse benötigen
- Sie ein langfristiges Budget für Betrieb, Support und Compliance-Updates eingeplant haben
- Sie eine eigene Plattformstrategie verfolgen (nicht nur „Pflicht erfüllen“)
Warum sich die meisten Unternehmen für den Kauf einer E-Invoicing-Lösung entscheiden
Auch wenn einige Unternehmen weiterhin intern entwickelte E-Invoicing-Lösungen nutzen, zeigt die Praxis klar:
Extern verwaltete E-Invoicing-Lösungen sind heute die deutlich verbreitetere Wahl – insbesondere bei international tätigen Unternehmen. Die wichtigsten Gründe, warum sich Unternehmen beim E-Invoicing für Buy statt Make entscheiden, sind:
1. Unzureichende interne Steuer- und IT-Expertise
E-Invoicing-Compliance erfordert tiefgehendes Fachwissen in mehreren Disziplinen gleichzeitig:
- nationale Steuer- und Meldevorgaben
- technische Formate und Standards (z. B. UBL, CII, nationale Formate)
- Authentifizierungs- und Zertifikatsanforderungen
- Plattformen wie Peppol oder nationale Clearance-Systeme
- IT-Security, Reporting und Audit-Anforderungen
Da jedes Land eigene Vorgaben durchsetzt, ist es für Unternehmen kaum realistisch, diese Expertise intern über mehrere Jurisdiktionen hinweg aktuell zu halten. Ohne spezialisierte Fachkräfte steigt das Risiko von Compliance-Verstößen, Bußgeldern und operativen Ineffizienzen erheblich.
Ein externer Anbieter übernimmt diese Komplexität und stellt laufende Compliance sicher, ohne dass interne Teams jede regulatorische Änderung selbst verfolgen müssen.
2. Vereinfachte Zertifizierungs- und Zulassungsprozesse
In vielen Ländern müssen E-Invoicing-Lösungen strenge Zertifizierungs- oder Zulassungsverfahren durchlaufen, um von Steuerbehörden akzeptiert zu werden. Diese umfassen häufig:
- umfangreiche technische Tests
- detaillierte Dokumentation
- formale Abnahmen durch Behörden
- regelmäßige Re-Zertifizierungen oder Audits
Für Unternehmen mit Aktivitäten in mehreren Ländern ist der Aufbau und Erhalt dieser Zertifizierungen zeit- und ressourcenintensiv. Externe Anbieter bündeln diese Prozesse zentral und nehmen Unternehmen die regulatorische Last ab, sodass sie automatisch von bestehenden Zulassungen profitieren.
3. Besser planbare und insgesamt geringere Kosten
Auch wenn die initialen Kosten einer externen E-Invoicing-Lösung auf den ersten Blick hoch erscheinen können, liegen sie in der Regel deutlich unter den Gesamtkosten einer Eigenentwicklung. Denn In-House-Lösungen verursachen nicht nur Entwicklungsaufwand, sondern auch laufende Kosten für:
- Wartung und Betrieb
- Security und Monitoring
- Updates, Zertifizierungen und Tests
- Personal, Schulungen und Vertretungsregelungen
Bei externen Lösungen sind die Kosten transparent, kalkulierbar und budgetierbar, was insbesondere für langfristige Planungen ein entscheidender Vorteil ist.
4. Reduziertes Risiko im laufenden Betrieb
Ein internes E-Invoicing-Setup bedeutet, dass Ihr Unternehmen das volle Risiko trägt für:
- Compliance-Verstöße
- Projektverzögerungen bei neuen Anforderungen
- Systemausfälle oder Performance-Probleme
- Fehler im Tagesgeschäft
Extern verwaltete Lösungen reduzieren dieses Risiko erheblich. Sie stellen sicher, dass regulatorische Änderungen rechtzeitig umgesetzt, Systeme stabil betrieben und Sicherheitsanforderungen kontinuierlich erfüllt werden. So können sich interne Teams auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, statt auf reaktive Problemlösung.
5. Höhere Flexibilität und schnellere Skalierung
E-Invoicing-Anforderungen entwickeln sich permanent weiter, sowohl regulatorisch als auch geschäftlich.
Bei Eigenentwicklungen bedeuten neue Länder oder Vorgaben meist:
- neue Entwicklungszyklen
- zusätzliche Zertifizierungen
- erneute Test- und Rollout-Phasen
Bei externen Lösungen sind viele dieser Anpassungen bereits vorbereitet. Neue Länder, Formate oder Plattformen lassen sich deutlich schneller aktivieren, da der Anbieter die technischen Grundlagen bereits umgesetzt hat.
Make-or-Buy Checkliste: 10 Fragen für Ihre Entscheidung
Nutzen Sie diese Checkliste als Entscheidungshilfe, wenn Sie bewerten möchten, ob Sie E-Invoicing selbst entwickeln oder kaufen sollten:
-
In wie vielen Ländern müssen Sie in den nächsten 24 Monaten compliant sein?
-
Wie stabil sind diese Anforderungen oder ist mit schnellen Änderungen zu rechnen?
-
Haben Sie intern Steuer- und Compliance-Expertise für alle Zielmärkte?
-
Können Sie regulatorische Updates kontinuierlich umsetzen (nicht nur als Projekt)?
-
Wie gut ist Ihr Setup für Monitoring, Fehlerhandling und Incident Management?
-
Welche SLAs benötigen Sie (Verfügbarkeit, Response Time, Support)?
-
Wie hoch ist das Risiko und die Auswirkung eines Compliance-Verstoßes?
-
Was kostet Eigenentwicklung realistisch über 3–5 Jahre (inkl. Personal)?
-
Wie schnell muss die Lösung live sein?
-
Verfolgen Sie eine Plattformstrategie oder geht es primär um Compliance?
Wenn Sie bei mehreren Fragen unsicher sind, ist „Buy“ meist die risikoärmere Option.
Fazit: In der Praxis gewinnt „Buy“ fast immer
Für einzelne Unternehmen kann eine Eigenentwicklung sinnvoll sein. Aber die Praxis zeigt:
Die meisten Unternehmen profitieren langfristig von einer externen, vollständig verwalteten E-Invoicing-Lösung.
Sie ermöglicht:
- schnelle Implementierung
- geringere Risiken
- verlässliche Compliance
- planbare Kosten
- Skalierbarkeit für neue Länder
Extern verwaltete E-Invoicing Compliance: So entlasten Sie Ihr Team
Wenn sich Ihr Team durch ständig neue E-Invoicing-Vorgaben in unterschiedlichen Ländern kämpft, kostet das nicht nur Zeit, sondern auch Energie, Budget und Vertrauen in stabile Prozesse. Genau dann lohnt sich ein smarterer Ansatz.
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FAQ: Make-or-Buy Entscheidung im E-Invoicing
Was sind die versteckten Kosten einer internen E-Invoicing-Entwicklung?
Neben der initialen Entwicklung entstehen langfristige Kosten für Wartung, Monitoring, Zertifizierungen, regulatorische Updates, Infrastruktur sowie für qualifiziertes Personal. Diese laufenden Aufwände werden häufig unterschätzt und machen Eigenentwicklungen über mehrere Jahre hinweg deutlich teurer als erwartet.
Ist der Kauf einer E-Invoicing-Lösung immer schneller als Eigenentwicklung?
In den meisten Fällen ja. Extern verwaltete E-Invoicing-Lösungen sind für viele Länder bereits vorkonfiguriert, getestet und zertifiziert. Dadurch können Implementierungen oft innerhalb weniger Wochen erfolgen, während Eigenentwicklungen längere Entwicklungs-, Test- und Zulassungsphasen erfordern.
Verliert man durch Outsourcing die Kontrolle über E-Invoicing-Prozesse?
Nein. Moderne Anbieter stellen Dashboards, Statusübersichten, Audit-Trails und Echtzeit-Monitoring bereit. Sie behalten die Transparenz und Kontrolle über Ihre Prozesse, ohne den operativen Aufwand für Betrieb, Updates und Fehlerbehebung selbst tragen zu müssen.
Was passiert bei regulatorischen Änderungen im E-Invoicing?
Bei extern verwalteten Lösungen werden neue gesetzliche Anforderungen zentral umgesetzt und automatisch ausgerollt. Bei einer Eigenentwicklung muss Ihr internes Team regulatorische Änderungen selbst identifizieren, implementieren, testen und produktiv setzen, was Zeit, Ressourcen und Fachwissen bindet.
Kann eine externe E-Invoicing-Lösung an bestehende Systeme und Prozesse angepasst werden?
Ja. Best-in-Class-Anbieter integrieren sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme und ermöglichen individuelle Konfigurationen, zum Beispiel für Routing-Regeln, Formate, Validierungen und Compliance-Logiken. So lassen sich bestehende Prozesse abbilden, ohne alles selbst entwickeln zu müssen.
