Guide complet du système chinois d’e‑fapiao

En bref

• La Chine exploite un système national de facturation électronique des factures de TVA, basé sur la clearance, la State Taxation Administration (STA) validant les e‑fapiao avant qu’elles ne deviennent juridiquement valides
• Les factures sont émises au format XML structuré et principalement restituées en OFD, un PDF étant parfois fourni en parallèle, par souci de praticité
• Ce régime couvre les transactions B2B, B2G et B2C. Les formats papier et hérités sont progressivement abandonnés, faisant de l’e‑fapiao le format par défaut pour la facturation de la TVA
• Les entreprises doivent archiver le XML ayant fait l’objet d’une clearance, ainsi que les éléments clés (tels que le code QR, le code/numéro de facture et la signature numérique) pendant au moins 10 ans, certaines catégories de justificatifs exigeant une conservation pouvant aller jusqu’à 30 ans

Facturation électronique en Chine : vue d’ensemble

La Chine s’oriente résolument vers un environnement de facturation TVA entièrement numérique. Les factures électroniques de TVA, connues sous le nom d’e‑fapiao, sont désormais au cœur de cette transformation.

Dans le modèle actuel, les factures sont créées en XML structuré et transmises par voie électronique à la State Taxation Administration (STA). Une facture n’a de valeur juridique qu’après une clearance réussie par la STA. L’acheteur reçoit généralement un rendu OFD et, dans de nombreux cas, une copie PDF, mais le XML constitue la source de référence sur le plan juridique.

Dans cet article, nous examinons :

• Le fonctionnement concret du système chinois d’e‑fapiao, basé sur la clearance
• Les principales étapes de l’évolution de la facturation électronique en Chine
• Ce que la réglementation signifie pour les processus AP et AR
• Comment atteindre et maintenir la conformité
• Comment ecosio peut simplifier les opérations des entreprises actives en Chine.

Aujourd’hui, les entreprises opérant en Chine doivent partir du principe que l’e‑fapiao est la norme pour la facturation TVA et s’organiser en conséquence.

Qu’est-ce que l’e‑fapiao ?

L’e‑fapiao (fapiao électronique) est la facture TVA électronique officielle en Chine. Chaque e‑fapiao est créée en XML structuré, validée en temps réel par la State Taxation Administration (STA), puis renvoyée avec un code et un numéro de facture uniques, une signature numérique et un code QR. Le XML constitue la source de vérité juridique, tandis que les rendus OFD/PDF servent principalement à un affichage lisible par l’humain.

L’évolution de la facturation électronique en Chine : une chronologie

La transition de la Chine vers l’e‑fapiao entièrement numérique s’est déroulée en plusieurs phases. La chronologie ci-dessous résume les principales étapes.

• 2016–2019 : premiers projets pilotes de facturation électronique : Les premiers projets pilotes de factures TVA électroniques, dans certaines régions et certains secteurs, ont posé les bases d’un modèle national.
• 2020–2022 : extension des projets pilotes d’e‑fapiao TVA spéciales : Les projets pilotes d’e‑fapiao TVA spéciales ont été étendus aux grandes villes et à de nombreux secteurs. Dans les zones pilotes, la validation en temps réel par la STA est devenue la norme, ancrant le principe de « clearance ».
• 2023–mi‑2024 : couverture élargie des contribuables : La couverture s’est étendue à davantage de catégories de contribuables. Les contribuables nouvellement immatriculés émettaient de plus en plus des e‑fapiao par défaut, accélérant l’adoption.
• 1 décembre 2024 : autorisation de la numérisation complète : Tous les contribuables sont autorisés à émettre des e‑fapiao entièrement numérisées, marquant un tournant majeur.
• À partir de 2025 : suppression progressive des formats historiques : Le papier et les anciens formats électroniques sont progressivement supprimés, et l’e‑fapiao devient la norme nationale pour la facturation TVA.

Pour les organisations déjà présentes en Chine ou qui entrent sur le marché, il ne suffit plus de s’appuyer sur des modèles historiques. Les systèmes, les processus et les contrôles doivent désormais être conçus avec l’e‑fapiao basée sur la « clearance » comme référence.

Comment les règles d’e‑invoicing en Chine peuvent affecter votre entreprise

Le cadre de l’e‑invoicing en Chine a des impacts bien au-delà des formats de facture. Il modifie quand et comment les autorités fiscales accèdent aux données de transaction, ainsi que ce que les entreprises doivent faire pour que les factures restent valides et déductibles.

Les principales implications sont les suivantes :

• Meilleur alignement entre fiscalité, finance et IT : les données de facture doivent être structurées conformément aux spécifications de la STA. Les équipes fiscalité, finance et IT doivent se coordonner pour s’assurer que les données de référence, les codes fiscaux et les classifications produits sont correctement mappés dans un XML conforme à la STA.
• Délais plus stricts et contrôle renforcé autour de la facturation : comme les factures doivent passer par la STA pour être valides, tout problème de structure ou de contenu XML peut retarder l’autorisation et, par conséquent, la comptabilisation du chiffre d’affaires et les cycles de paiement.
• Exigences accrues en matière de qualité des données et d’auditabilité : la STA recevant les données en temps réel, il est plus facile de détecter les erreurs et les incohérences. Les entreprises ont besoin de processus robustes pour maintenir la qualité des données, gérer les corrections et conserver des preuves que les factures ont été correctement autorisées.
• Investissement dans la connectivité et l’archivage : vous aurez besoin d’un moyen fiable de soumettre du XML à la STA (directement ou via un prestataire) et d’archiver le XML autorisé ainsi que les artefacts conformément aux durées légales de conservation.

En bref, l’environnement chinois de TVA favorise désormais les entreprises qui investissent dans l’automatisation, l’intégrité des données et une connectivité résiliente, et pénalise celles qui s’appuient sur des contournements manuels.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité en Chine ?

Même si les sanctions exactes dépendent des circonstances spécifiques et des constats de la STA, la non-conformité aux règles chinoises de facturation électronique et de TVA peut avoir de lourdes conséquences :

• Sanctions financières et majorations : des factures incorrectes, incomplètes ou non validées peuvent entraîner des amendes et des majorations. Des problèmes répétés peuvent accroître le niveau de contrôle et le montant des sanctions.
• Impact sur la déduction de TVA et l’impôt sur les sociétés : si une facture n’a pas été correctement validée ou ne respecte pas les exigences en matière de XML et de contenu, l’acheteur peut perdre le droit de déduire la TVA en amont. Cela peut augmenter sensiblement le coût fiscal effectif.
• Risque d’audit accru : des données d’e-fapiao manquantes, incorrectes ou incohérentes peuvent conduire à des audits plus fréquents et plus approfondis. Ces audits mobilisent du temps et des ressources, et peuvent retarder d’autres activités de l’entreprise.
• Perturbation de l’activité et atteinte à la réputation : des problèmes de non-conformité peuvent affecter les relations avec les client·e·s et les fournisseurs, notamment lorsque des factures sont rejetées, que les paiements sont retardés ou que les cycles de correction s’éternisent.

Au vu de ces risques, il est essentiel de traiter l’e-fapiao comme une exigence formelle de conformité.

Quels documents sont pris en charge dans le cadre de la facturation électronique en Chine ?

Le régime chinois de facturation électronique couvre plusieurs types de documents électroniques, tous en XML structuré et soumis à la validation de la STA :

Pour tous les types :

• Le XML est la source de vérité juridique
• Le rendu destiné à l’acheteur est généralement en OFD, avec un PDF parfois fourni par commodité, mais sans valeur d’artefact juridique principal

Fonctionnement du système chinois basé sur la clearance

Au cœur du modèle chinois d’e‑fapiao se trouve la State Taxation Administration (STA). Chaque e‑fapiao doit passer par la STA avant d’être considérée comme valide.

Un processus typique se déroule ainsi :

1) Création de la facture
Le fournisseur génère une facture dans son ERP ou son système de facturation. Les données sont mappées vers un XML conforme à la STA, incluant tous les en‑têtes et détails requis au niveau des lignes (informations sur le fournisseur et l’acheteur, codes fiscaux, classifications des produits, montants, etc.).

2) Soumission pour clearance
Le XML est soumis à la STA via :

• Une connectivité directe à la STA, gérée en interne
• Un prestataire accrédité, qui gère la connectivité technique, l’authentification, le chiffrement et les évolutions de l’interface

3) Validation et réponse de la STA
La STA valide la facture. Si elle l’accepte, elle renvoie :

• Un code et un numéro de facture uniques
• Un QR code dynamique
• Une signature numérique
• Un horodatage de clearance

4) Livraison et archivage
Le fichier XML apuré et les artefacts associés sont remis à l’acheteur. Les deux parties doivent archiver les données apurées et les rendus conformément aux règles légales de conservation, généralement :

• Au moins 10 ans pour la plupart des factures électroniques et les artefacts associés
• Jusqu’à 30 ans pour certaines catégories de justificatifs

L’e‑fapiao n’est juridiquement valable qu’après une réponse positive de la STA.

Impact sur les processus de comptabilité clients et fournisseurs

Le modèle chinois basé sur la validation a des implications majeures pour la comptabilité clients (AR) et la comptabilité fournisseurs (AP).

Comptabilité clients (AR)

• Les données de base clients, les codes fiscaux et les informations produits doivent générer à chaque fois un XML valide et conforme aux exigences de la STA
• Tout rejet de la STA doit être détecté, analysé et résolu rapidement afin d’éviter des retards dans la comptabilisation du chiffre d’affaires et le paiement des clients
• Les artefacts renvoyés par la STA (code/numéro de facture, code QR, signature numérique, horodatage) doivent être stockés et liés à la transaction sous-jacente dans l’ERP ou le système de facturation
• Les annulations et ajustements doivent être gérés via des factures à lettre rouge qui référencent toujours la facture d’origine, afin d’assurer une piste d’audit transparente

Comptabilité fournisseurs (AP)

• Les systèmes doivent pouvoir recevoir et traiter le XML en parallèle des représentations OFD/PDF
• Les factures entrantes doivent être contrôlées afin de vérifier qu’elles ont bien été validées par la STA, par exemple via la validation du code QR, la vérification de la signature numérique ou d’autres artefacts fournis
• Les données XML structurées doivent servir à rapprocher les factures des bons de commande, des contrats et des réceptions de marchandises, afin d’augmenter l’automatisation et de réduire les erreurs manuelles
• Les corrections et annulations doivent être gérées exclusivement via le mécanisme de la lettre rouge, afin de conserver un historique complet des changements et de faciliter les contrôles fiscaux.

En concevant les processus AR et AP autour de l’exigence d’apurement, les entreprises peuvent tirer parti du modèle chinois pour améliorer l’automatisation et la qualité des données, plutôt que de le considérer simplement comme une contrainte supplémentaire.

Étapes pratiques pour assurer la conformité e‑fapiao en Chine

Que vous opériez déjà en Chine ou que vous envisagiez d’y entrer, ces étapes devraient vous aider à réduire les risques et la complexité.

Étape 1 : Évaluer votre périmètre

Identifiez les entités, les unités opérationnelles et les types de transactions qui relèvent du régime e‑fapiao. Cartographiez les relations clients et fournisseurs, ainsi que les canaux (B2B, B2G, B2C) dans lesquels des factures de TVA sont émises ou reçues.

Étape 2 : Choisir un modèle de connectivité

Décidez si vous souhaitez établir et maintenir une connexion directe avec la STA, ou travailler avec un prestataire accrédité. Les principaux éléments à prendre en compte incluent les capacités internes de l’IT, le temps de disponibilité requis et les capacités de surveillance, ainsi que l’intégration à vos stratégies mondiales de facturation électronique et d’EDI.

Étape 3 : mapper les données vers un XML conforme aux exigences de la STA

Alignez les structures de données de l’ERP et de facturation sur les exigences chinoises en matière de factures. Assurez-vous que les champs obligatoires (p. ex. numéros d’immatriculation fiscale, descriptions des produits et services, codes de taxe, informations spécifiques à un secteur) sont présents et correctement mappés. Mettez en place un processus pour maintenir à jour les données fiscales et les données de référence, au fil de l’évolution des règles et des portefeuilles produits.

Étape 4 : tester les flux de validation et la gestion des erreurs

Réalisez des tests de bout en bout, de la création de la facture jusqu’à la validation par la STA, puis le retour vers vos systèmes. Validez comment les rejets sont remontés, consignés et traités. Assurez-vous que le processus d’émission de factures « à lettre rouge » est bien compris et correctement mis en œuvre.

Étape 5 : mettre en place un archivage robuste

Mettez en place des politiques et des systèmes afin de conserver les XML validés, les rendus et les artefacts de la STA pendant toute la durée légale de conservation (au moins 10 ans, jusqu’à 30 ans pour certains types de justificatifs). Assurez-vous que les archives sont sécurisées, consultables et auditables, et que des processus d’extraction sont en place pour les inspections et les revues internes.

Comment ecosio peut vous aider avec l’e‑fapiao en Chine

Le cadre chinois de facturation électronique combine des exigences techniques strictes et des évolutions continues. ecosio aide les entreprises à s’orienter dans cet environnement grâce à :

• Conformité dès la conception : ecosio gère le processus de bout en bout : mapping des données de facture vers un XML conforme à la STA, puis orchestration des flux de soumission et de retour.
• Visibilité opérationnelle : fournir un retour en temps réel sur le statut de validation, les erreurs et les nouvelles tentatives via ecosio Monitor, afin que les équipes finance et IT puissent résoudre les problèmes de manière proactive.
• Évolutivité et résilience : offrir une couche de connectivité capable d’évoluer au rythme des changements des interfaces de la STA, sans nécessiter une réarchitecture complète de votre paysage ERP.
• Expérience internationale : une approche unifiée pour plusieurs régimes de facturation électronique, afin d’aider les équipes centrales à gérer la Chine, aux côtés d’autres marchés clés, dans un cadre unique et pérenne.

Ready to dive deeper?

Si vous planifiez ou développez vos activités en Chine et souhaitez comprendre comment l’e‑fapiao s’intègre à votre stratégie globale de facturation électronique, contactez nos expert·e·s. Ils peuvent vous aider à :

• Évaluez votre périmètre actuel et futur en Chine
• Concevez une architecture de connectivité et de conformité évolutive
• Intégrez la Chine dans une feuille de route mondiale de facturation électronique et d’EDI

Si vous souhaitez simplement rester informé·e de la réglementation en vigueur en Chine, consultez notre page pays Chine.

Restez informé·e des évolutions de la facturation électronique

Suivez les dernières évolutions des réglementations et des bonnes pratiques en matière de facturation électronique. ecosio met à votre disposition plusieurs ressources pour vous aider à rester informé·e :

• Newsletter « E-invoicing updates » – Recevez régulièrement dans votre boîte mail des informations sur les évolutions réglementaires, des conseils de conformité et des recommandations pratiques
• Page de synthèse sur la conformité en Chine – Accédez à des informations détaillées sur les exigences et obligations actuelles propres au marché chinois
• Calendrier des échéances de facturation électronique – Suivez les dates clés des obligations à venir et les étapes réglementaires dans plusieurs juridictions

FAQ

La facturation électronique est-elle obligatoire en Chine ?

En pratique, oui. La Chine évolue vers l’utilisation universelle de l’e‑fapiao pour la facturation de la TVA. Les formats papier et anciens sont progressivement supprimés, et les factures doivent être validées par la STA pour être légalement valables.

Les factures doivent-elles être en chinois ?

Certains champs XML doivent être en chinois simplifié, et le rendu OFD doit afficher les informations obligatoires en chinois. Des langues supplémentaires peuvent être incluses dans certains champs, mais elles ne remplacent pas les exigences relatives au contenu en chinois.

Quels artefacts prouvent la validité juridique ?

La validité juridique est étayée par les artefacts renvoyés après validation par la STA, notamment le code et le numéro de facture STA, la signature numérique, le code QR dynamique et l’horodatage de validation. Ils doivent être stockés et reliés à la transaction sous-jacente.

Comment les corrections sont-elles gérées ?

Les corrections sont traitées au moyen de factures d’annulation « red‑letter invoices », qui :

• Font référence à un seul e‑fapiao original, et
• Fournissent une piste d’audit claire des annulations et des ajustements.

Les modifications directes de la facture d’origine validée ne sont pas autorisées.

Combien de temps devons-nous archiver les factures ?

Vous devez prévoir d’archiver les XML validés, les rendus et les artefacts STA pendant au moins 10 ans, et jusqu’à 30 ans pour certaines catégories de justificatifs. Les politiques de conservation doivent refléter à la fois les exigences légales et l’appétence au risque interne.

La reconnaissance faciale est-elle toujours requise ?

Le régime de facturation électronique en Chine inclut des mécanismes d’authentification contrôlés par l’administration fiscale, qui doivent être respectés avant de pouvoir émettre des factures. Selon le canal d’émission, le profil du contribuable et la configuration de l’administration fiscale locale, cela peut impliquer une authentification humaine (par exemple une reconnaissance faciale via l’application du Bureau fiscal électronique) ou des mécanismes d’autorisation automatisés au niveau de l’entreprise. Ces contrôles sont appliqués par la State Taxation Administration dans le cadre du Golden Tax System et fonctionnent indépendamment de la validation du contenu des factures. Une facture ne peut être émise qu’une fois les exigences d’authentification applicables respectées.