Una guía definitiva del sistema e‑fapiao de China

TL;DR

• China opera un sistema nacional de facturación electrónica con validación previa para las facturas de IVA, en el que la State Taxation Administration (STA) valida las e‑fapiao antes de que tengan validez legal
• Las facturas se emiten como XML estructurado y se representan principalmente en OFD; en ocasiones, también se proporciona un PDF en paralelo por comodidad
• Este régimen abarca transacciones B2B, B2G y B2C. Los formatos en papel y heredados se eliminan progresivamente, lo que convierte a las e‑fapiao en el formato predeterminado para la facturación del IVA
• Las empresas deben archivar el XML validado, además de los artefactos clave (como el código QR, el código/número de factura y la firma digital), durante al menos 10 años; algunas categorías de comprobantes exigen una conservación de hasta 30 años

Facturación electrónica en China: visión general

China avanza con determinación hacia un entorno de facturas de IVA totalmente digital. Las facturas electrónicas de IVA, conocidas como e‑fapiao, están ahora en el centro de esta transformación.

En el modelo actual, las facturas se crean en XML estructurado y se envían electrónicamente a la State Taxation Administration (STA). Una factura solo tiene validez legal tras la validación satisfactoria de la STA. El comprador suele recibir una representación en OFD y, en muchos casos, una copia en PDF, pero el XML es la fuente legal de referencia.

En este artículo analizamos:

• Cómo funciona en la práctica el sistema e‑fapiao de China basado en validación previa
• Los hitos clave del recorrido de China en facturación electrónica
• Qué implican las normativas para los procesos de cuentas por pagar y por cobrar
• Cómo lograr y mantener el cumplimiento
• Cómo ecosio puede simplificar las operaciones de las empresas con actividad en China.

Hoy en día, las empresas que operan en China deben asumir que el e‑fapiao es el estándar para la facturación del IVA y planificar en consecuencia.

¿Qué es el e‑fapiao?

El e‑fapiao (fapiao electrónico) es la factura electrónica oficial del IVA de China. Cada e‑fapiao se crea en XML estructurado, la State Taxation Administration (STA) la valida en tiempo real y se devuelve con un código y un número de factura únicos, una firma digital y un código QR. El XML es la fuente legal de referencia, mientras que las versiones OFD/PDF se usan principalmente para su visualización legible para las personas.

La evolución de la facturación electrónica en China: cronología

La transición de China al e‑fapiao totalmente digital se ha desarrollado en varias fases. La cronología que aparece a continuación resume los hitos clave.

• 2016–2019: Proyectos piloto iniciales de facturación electrónica: Los primeros pilotos de facturas electrónicas de IVA en regiones y sectores seleccionados sentaron las bases de un modelo nacional.
• 2020–2022: Ampliación de los pilotos del e‑fapiao especial del IVA: Los pilotos del e‑fapiao especial del IVA se ampliaron a grandes ciudades e industrias. La validación en tiempo real por parte de la STA se convirtió en el estándar en las áreas piloto, integrando el concepto de clearance.
• 2023–mediados de 2024: Mayor cobertura de contribuyentes: La cobertura se amplió a más categorías de contribuyentes. Los contribuyentes recién registrados optaron cada vez más por emitir e‑fapiao de forma predeterminada, lo que aceleró su adopción.
• 1 de diciembre de 2024: Autorización para la digitalización total: Todos los contribuyentes pueden emitir e‑fapiao totalmente digitalizado, lo que marca un punto de inflexión importante.
• A partir de 2025: Eliminación gradual de los formatos heredados: El papel y los formatos electrónicos anteriores se eliminan de forma progresiva, y el e‑fapiao se convierte en la norma a nivel nacional para la facturación del IVA.

Para las organizaciones que ya operan en China o que entran en el mercado, planificar en torno a modelos heredados ya no es suficiente. Ahora, los sistemas, los procesos y los controles deben diseñarse tomando como referencia el e‑fapiao basado en clearance.

Cómo pueden afectar a su empresa las normas de facturación electrónica de China

El marco de facturación electrónica de China afecta a mucho más que los formatos de factura. Cambia cuándo y cómo las autoridades fiscales ven los datos de las transacciones, y lo que las empresas deben hacer para que las facturas sigan siendo válidas y deducibles.

Las implicaciones clave incluyen:

• Mayor alineación entre impuestos, finanzas y TI: Los datos de las facturas deben estructurarse conforme a las especificaciones de la STA. Los equipos de impuestos, finanzas y TI deben coordinarse para garantizar que los datos maestros, los códigos fiscales y las clasificaciones de productos se asignen correctamente a un XML conforme a la STA.
• Plazos y control más estrictos en la facturación: Como las facturas deben pasar por la STA para ser válidas, cualquier problema con la estructura o el contenido del XML puede retrasar la autorización y, por tanto, el reconocimiento de ingresos y los ciclos de pago.
• Mayores exigencias de calidad de datos y auditabilidad: Como la STA recibe los datos en tiempo real, es más fácil detectar errores e incoherencias. Las empresas necesitan procesos sólidos para mantener la calidad de los datos, gestionar correcciones y conservar pruebas de que las facturas se autorizaron correctamente.
• Inversión en conectividad y archivado: Necesitará una forma fiable de enviar XML a la STA (directamente o a través de un proveedor) y archivar el XML autorizado, además de los artefactos, conforme a los plazos de conservación legales.

En resumen, el entorno del IVA en China ahora favorece a las empresas que invierten en automatización, integridad de datos y conectividad resiliente, y penaliza a las que dependen de soluciones manuales.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento en China?

Aunque las sanciones exactas dependen de las circunstancias específicas y de las conclusiones de la STA, el incumplimiento de las normas de facturación electrónica y del IVA en China puede tener consecuencias graves:

• Multas y recargos financieros: Las facturas incorrectas, incompletas o no validadas pueden dar lugar a multas y recargos. Los problemas repetidos pueden aumentar el nivel de escrutinio y las sanciones.
• Impacto en la deducción del IVA y el impuesto de sociedades: Si una factura no se ha validado correctamente o no cumple los requisitos de XML y contenido, el comprador puede perder el derecho a deducir el IVA soportado. Esto puede aumentar de forma significativa los costes fiscales efectivos.
• Mayor riesgo de auditoría: Los datos de e‑fapiao incompletos, incorrectos o incoherentes pueden dar lugar a auditorías más frecuentes e intensivas. Estas consumen tiempo y recursos, y pueden retrasar otras actividades empresariales.
• Interrupción del negocio y daño reputacional: Los problemas de incumplimiento pueden afectar a las relaciones con clientes y proveedores, sobre todo cuando se rechazan facturas, se retrasan pagos o se alargan los ciclos de corrección.

Dado estos riesgos, es esencial tratar el e‑fapiao como un requisito formal de cumplimiento.

¿Qué documentos se admiten en el marco de facturación electrónica de China?

El régimen de facturación electrónica de China abarca varios tipos de documentos electrónicos, todos en XML estructurado y sujetos a la autorización de la STA:

En todos los tipos:

• El XML es la fuente legal de referencia
• La representación para el comprador suele ser OFD, y a veces se facilita un PDF por comodidad, pero no como el principal documento legal

Cómo funciona el sistema de validación previa de China

En el centro del modelo e‑fapiao de China está la Administración Estatal de Impuestos (STA). Todas las e‑fapiao deben pasar por la STA antes de considerarse válidas.

Un proceso típico es el siguiente:

1) Creación de la factura
El proveedor genera una factura en su ERP o sistema de facturación. Los datos se asignan a un XML conforme a la STA e incluyen todos los datos de cabecera y de línea obligatorios (información del proveedor y del comprador, códigos fiscales, clasificaciones de productos, importes, etc.).

2) Envío para la validación previa
El XML se envía a la STA a través de una de estas opciones:

• Conectividad directa con la STA gestionada internamente
• Un proveedor acreditado, que gestiona la conectividad técnica, la autenticación, el cifrado y los cambios evolutivos de la interfaz

3) Validación y respuesta de la STA
La STA valida la factura. Si se acepta, devuelve lo siguiente:

• Un código y un número de factura únicos
• Un código QR dinámico
• Una firma digital
• Una marca de tiempo de validación previa

4) Entrega y archivado
El XML depurado y los artefactos asociados se entregan al comprador. Ambas partes deben archivar los datos depurados y sus representaciones de acuerdo con los requisitos legales de conservación, normalmente:

• Al menos 10 años para la mayoría de las facturas electrónicas y los artefactos asociados
• Hasta 30 años para algunas categorías de comprobantes

El e‑fapiao solo es legalmente válido tras una respuesta satisfactoria de la STA.

Impacto en los procesos de cuentas a cobrar y cuentas a pagar

El modelo de validación de China tiene implicaciones importantes tanto en cuentas a cobrar (AR) como en cuentas a pagar (AP).

Cuentas a cobrar (AR)

• Los datos maestros de clientes, los códigos fiscales y la información de productos deben generar siempre un XML válido y conforme a la STA
• Cualquier rechazo de la STA debe detectarse, analizarse y resolverse con rapidez para evitar retrasos en el reconocimiento de ingresos y en el pago del cliente
• Los artefactos devueltos por la STA (código/número de factura, código QR, firma digital, marca de tiempo) deben almacenarse y vincularse a la transacción subyacente en el sistema ERP o de facturación
• Las cancelaciones y los ajustes deben gestionarse mediante red‑letter invoices que siempre hacen referencia a la factura original, para garantizar una pista de auditoría transparente

Cuentas a pagar (AP)

• Los sistemas deben poder recibir y procesar XML junto con representaciones OFD/PDF
• Las facturas entrantes deben verificarse para confirmar que la STA las ha validado correctamente, por ejemplo mediante la validación del código QR, comprobaciones de firma digital u otros artefactos facilitados
• Los datos XML estructurados deben usarse para conciliar facturas con pedidos, contratos y recepciones de mercancía. Esto permite más automatización y menos errores manuales
• Las correcciones y las cancelaciones deben gestionarse exclusivamente mediante el mecanismo red‑letter, manteniendo un historial completo de cambios y facilitando las auditorías fiscales.

Al diseñar los procesos de cuentas a cobrar y cuentas a pagar en torno al requisito de validación, su empresa puede aprovechar el modelo de China para mejorar la automatización y la calidad de los datos, en lugar de tratarlo simplemente como una carga adicional.

Pasos prácticos para cumplir con el e‑fapiao en China

Tanto si ya opera en China como si está planificando su entrada en el mercado, estos pasos deberían ayudarle a reducir los riesgos y la complejidad.

Paso 1: Evalúe su alcance

Identifique qué entidades, unidades de negocio y tipos de transacciones entran en el régimen e‑fapiao. Mapee las relaciones con clientes y proveedores, así como los canales (B2B, B2G, B2C) en los que se emiten o reciben facturas de IVA.

Paso 2: Elija un modelo de conectividad

Decida si establecer y mantener conectividad directa con la STA o trabajar con un proveedor acreditado. Entre las consideraciones clave se incluyen la capacidad interna de TI, el tiempo de actividad requerido y las capacidades de monitorización, así como la integración con estrategias globales de facturación electrónica y EDI.

Paso 3: Asignar los datos a un XML conforme a la STA

Alinee las estructuras de datos del sistema ERP y de facturación con los requisitos de las facturas en China. Asegúrese de que los campos obligatorios (p. ej., números de registro fiscal, descripciones de productos y servicios, códigos fiscales, detalles específicos del sector) estén presentes y se asignen correctamente. Establezca un proceso para mantener actualizados los datos fiscales y maestros a medida que evolucionan las normas y las carteras de productos.

Paso 4: Probar los flujos de autorización y el tratamiento de errores

Realice pruebas de extremo a extremo, desde la creación de la factura hasta la autorización por parte de la STA y el retorno a sus sistemas. Valide cómo se muestran, registran y gestionan los rechazos. Asegúrese de que el proceso para emitir facturas de letra roja esté bien comprendido y se implemente correctamente.

Paso 5: Implementar un archivado robusto

Establezca políticas y sistemas para conservar los XML autorizados, las representaciones y los artefactos de la STA durante todo el periodo legal de conservación (al menos 10 años y, para algunos tipos de comprobantes, hasta 30 años). Asegúrese de que los archivos sean seguros, permitan búsquedas y sean auditables, y de que existan procesos de recuperación para inspecciones y revisiones internas.

Cómo puede ayudar ecosio con e‑fapiao en China

El marco de facturación electrónica en China combina requisitos técnicos estrictos con cambios continuos. ecosio ayuda a las empresas a desenvolverse en este entorno mediante:

• Cumplimiento desde el diseño: ecosio gestiona el proceso de extremo a extremo, desde mapear los datos de la factura a un XML compatible con la STA hasta orquestar los flujos de envío y retorno.
• Visibilidad operativa: proporciona información en tiempo real sobre el estado de la autorización, los errores y los reintentos a través de ecosio Monitor, para que los equipos de finanzas y TI puedan resolver incidencias de forma proactiva.
• Escalabilidad y resiliencia: ofrece una capa de conectividad que puede evolucionar con los cambios en las interfaces de la STA, sin requerir una rearquitectura completa de su entorno ERP.
• Experiencia global: permite un enfoque unificado para múltiples regímenes de facturación electrónica y ayuda a los equipos centrales a gestionar China junto con otros mercados clave en un único marco preparado para el futuro.

¿Estás listo para bucear más profundo?

Si está planificando o ampliando sus operaciones en China y quiere entender cómo encaja e‑fapiao en su estrategia global de facturación electrónica, póngase en contacto con nuestros expertos. Ellos pueden ayudarte:

• Evalúe su alcance actual y futuro en China
• Diseñe una arquitectura escalable de conectividad y cumplimiento
• Integre China en una hoja de ruta global de facturación electrónica y EDI

Si solo quiere mantenerse al día sobre la normativa vigente en China, consulte nuestra página de país de China.

Manténgase al día sobre la evolución de la facturación electrónica

Siga las últimas novedades en normativa y buenas prácticas de facturación electrónica. ecosio pone a su disposición varios recursos para ayudarle a mantenerse informado:

• Boletín de novedades sobre facturación electrónica – Reciba periódicamente en su bandeja de entrada información sobre cambios regulatorios, consejos de cumplimiento y orientación práctica
• Página general sobre el cumplimiento normativo en China – Acceda a información detallada sobre los requisitos y obligaciones vigentes específicos del mercado chino
• Calendario de plazos de facturación electrónica – Haga seguimiento de las próximas fechas de obligatoriedad y de los hitos regulatorios en varias jurisdicciones

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el e-invoicing en China?

En la práctica, sí. China avanza hacia el uso universal del e-fapiao para la facturación del IVA. Los formatos en papel y heredados se están eliminando gradualmente, y las facturas deben ser validadas por la STA para ser legalmente válidas.

¿Las facturas deben estar en chino?

Algunos campos XML deben estar en chino simplificado, y la representación OFD debe mostrar la información obligatoria en chino. En algunos campos se pueden incluir idiomas adicionales, pero no sustituyen los requisitos de contenido en chino.

¿Qué elementos acreditan la validez legal?

La validez legal se respalda con los elementos que se devuelven tras la validación por la STA, incluido el código y el número de factura de la STA, la firma digital, el código QR dinámico y la marca de tiempo de la validación. Estos deben almacenarse y vincularse a la transacción subyacente.

¿Cómo se gestionan las correcciones?

Las correcciones se procesan mediante facturas en rojo, que:

• Hacen referencia a un único e‑fapiao original y
• Proporcionan una trazabilidad clara de las cancelaciones y los ajustes.

No se permiten modificaciones directas de la factura original validada.

¿Durante cuánto tiempo debemos archivar las facturas?

Debe planificar archivar el XML validado, las representaciones y los artefactos de la STA durante al menos 10 años, y hasta 30 años para determinadas categorías de comprobantes. Las políticas de conservación deben reflejar tanto los requisitos legales como el apetito de riesgo interno.

¿Siempre se requiere el reconocimiento facial?

El régimen de facturación electrónica de China incluye mecanismos de autenticación controlados por la autoridad fiscal, que deben cumplirse antes de emitir facturas. Según el canal de emisión, el perfil del contribuyente y la configuración de la autoridad fiscal local, esto puede implicar autenticación humana (como el reconocimiento facial mediante la app del Buró Tributario Electrónico) o mecanismos de autorización automatizada a nivel empresarial. La Administración Estatal de Impuestos aplica estos controles como parte del Golden Tax System y funcionan de forma independiente de la validación del contenido de la factura. Solo se puede emitir una factura una vez cumplidos los requisitos de autenticación aplicables.