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ecosio.webedi

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ecosio.webedi – Modifiche importanti

  • Documenti giornalieri – Per poter creare fatture e note di credito in modo semplice e veloce per ordini multipli/ordini di ritorno e collegarli automaticamente al flusso degli ordini in entrata
  • Archiviazione dei lotti e download dei PDF degli ordini
  • Aggiunta di convalide per il riferimento di pagamento e il campo QR-IBAN nella fattura
  • Report mensile: una panoramica mensile delle fatture e delle note di credito
  • Migliorato il datepicker nel modulo di imballaggio dell’avviso di spedizione con la selezione dell’anno e il supporto per il copia e incolla.
  • Eliminato il requisito SSCC per supportare la visualizzazione degli articoli negli ordini e per supportare le sottoposizioni.
  • Aggiunto un collegamento extranet Coop, aggiornamenti di sicurezza, correzioni di bug e molto altro ancora.

Per il prossimo anno abbiamo già in programma numerosi aggiornamenti e nuove funzionalità per rendere il nostro prodotto ancora più veloce e ancora più facile da utilizzare, tra cui:

  • Download CSV per gli ordini
  • Dashboard
  • Datepicker con supporto del formato locale della data
  • Aggiunta del supporto per quantità di spedizione variabili per unità di trasporto
  • Miglioramenti UI e UX basati sul vostro feedback

Apprezziamo molto il vostro feedback e accogliamo sempre con piacere i suggerimenti per migliorare il nostro servizio. Non esitate a contattarci per qualsiasi  feedback all’indirizzo webedifeedback@ecosio.com.

 

 

Indice dei contenuti

 

Registrazione e accesso

I dati di accesso devono essere creati in precedenza dal team di ecosio. Questo avviene dopo l’invio da parte di Coop o Transgourmet delle prime informazioni sulla migrazione di webedi. L’accesso a ecosio.webedi è possibile tramite il link https://web.ecosio.com o https://app.ecosio.com. Assicuratevi di utilizzare uno di questi URL per effettuare il login in modo sicuro.

Se non avete ancora ricevuto l’invito via mail da eventnotifications-prod@ecosio.com, potete richiederlo nuovamente tramite https://app.ecosio.com/account/resend-invite con l’indirizzo mail a cui Coop ha inviato le informazioni.

 

 

Dopo aver effettuato il login, sul lato sinistro della pagina sono presenti le funzioni principali: Ordini e Ordini di reso. Inoltre, avrete accesso al manuale di procedura di Coop Genossenschaft o Transgourmet Schweiz rispettivamente e al manuale di ecosio.webedi.

 

Ripristino della password

Se si è persa la password o si hanno problemi di accesso, è possibile richiedere una nuova password tramite https://app.ecosio.com/account/request-password-reset. Riceverete per e-mail un link per la reimpostazione e potrete quindi reimpostare la password. Si consiglia di utilizzare un gestore di password e una password sicura.

 

 

Panoramica del processo

La soluzione ecosio.webedi per Coop e Transgourmet supporta i seguenti processi

Per gli ordini:

  • Ricezione degli ordini
  • Scaricare/stampare gli ordini in formato PDF
  • Invio di conferme d’ordine (opzionale)
  • Download/stampa delle conferme d’ordine in formato PDF
  • Invio di avvisi di spedizione per un ordine/conferma d’ordine
  • Scaricare/stampare avvisi di spedizione ed etichette in formato PDF
  • Invio di una fattura per un avviso di spedizione
  • Scaricare/stampare le fatture in formato PDF

Per gli ordini di reso:

  • Ricevere gli ordini di reso
  • Scaricare/stampare gli ordini di reso in formato PDF
  • Invio di una nota di credito per un ordine di reso
  • Scaricare/stampare le note di credito in formato PDF

 

Ordini

Per visualizzare gli ordini, fare clic sulla voce di menu Ordini in alto a sinistra.

Azioni batch (download/stampa e archiviazione)

Selezionare gli ordini desiderati con l’icona di selezione sul lato sinistro della riga. È anche possibile selezionare tutti gli ordini della pagina corrente (max. 100 ordini) con un clic sull’icona di selezione nell’intestazione dell’ordine. Quindi fare clic sull’azione batch desiderata (ad esempio, Scarica ordine PDF o Archivia) in alto a destra sopra la tabella. Dopo che il download o l’archiviazione sono andati a buon fine, viene visualizzata una notifica di successo. Si noti che le azioni batch, in particolare il download, possono richiedere un certo tempo.

Visualizzazione dei nuovi ordini

Cliccando sul simbolo dell’occhio a destra della riga si accede ai dettagli del processo dell’ordine e alla creazione del documento di follow-up per un ordine. Viene quindi visualizzata la vista dettagliata di un ordine. Fare clic sul pulsante verde di download per scaricare una versione PDF dell’ordine. Fare clic sul pulsante Nuova conferma d’ordine per creare una conferma dell’ordine in questione – si tratta di un processo facoltativo e controllato da Coop o da Transgourmet. È possibile creare un avviso di spedizione per questo ordine o conferma d’ordine cliccando su Nuovo avviso di spedizione. Se per l’ordine è disponibile una conferma d’ordine o un avviso di spedizione, è possibile creare una fattura per l’ordine o la consegna cliccando su Nuova fattura. Tutti i documenti possono essere visualizzati in dettaglio facendo clic sul rispettivo documento in fondo alla pagina. I documenti possono anche essere scaricati in formato PDF.

Conferma degli ordini (opzionale)

NOTA: Si prega di notare che Coop e Transgourmet decidono se un ordine deve essere confermato o meno nell’ordine stesso. Pertanto, il pulsante di creazione nella vista dei dettagli del documento è disattivato – nessuna conferma necessaria – o attivato – conferma necessaria – in base all’ordine del partner.

 

Quando si conferma un ordine, i dati dell’intestazione possono essere adattati in alto a destra e le singole righe ricevute possono essere corrette per quanto riguarda la quantità (ad esempio, diminuzione o aumento), se viene consegnata una quantità inferiore o superiore a quella specificata nell’ordine, il prezzo e la data di consegna. Per confermare una riga, cliccare sul simbolo di modifica. Il simbolo di avvertimento nella tabella indica le voci obbligatorie per la posizione in questione. Si apre una nuova finestra di dialogo in cui è possibile correggere la quantità e impostare lo stato di conferma.

L’operazione può essere eseguita anche in batch per più voci di riga con i segni di spunta sul lato sinistro e il pulsante di azione batch in alto a destra della tabella.

Dopo aver confermato tutti i campi obbligatori, è possibile inviare la conferma dell’ordine facendo clic sul pulsante verde. Il pulsante verde rimane disattivato finché non sono stati compilati tutti i campi obbligatori.

Successivamente, è possibile terminare la creazione tramite il pulsante Invia. A questo punto si viene reindirizzati alla pagina dei dettagli dell’ordine e si può scaricare il documento, accedere al documento e creare un avviso di spedizione corrispondente.

Invio delle notifiche di spedizione

Si prega di notare che Coop e Transgourmet decidono per ogni ordine quali funzionalità sono disponibili nella schermata di creazione dell’avviso di spedizione. Le funzionalità opzionali comprendono:

  • Struttura dell’avviso di spedizione (a scelta):
    • Struttura semplice senza SSCC
    • Struttura avanzata con SSCC
    • Struttura di cross docking con SSCC
  • Consegne parziali
  • Quantità alternative

In caso di modifiche, contattare Coop o Transgourmet!

 

In modalità di creazione, selezionate la data di consegna e il destinatario desiderati per il vostro avviso di spedizione e verrete indirizzati alla schermata di modifica con la struttura dell’avviso di spedizione proposta da Coop o Transgourmet. Compilate tutti i campi obbligatori nell’intestazione prima di passare alla sezione articoli.

Struttura semplice senza SSCC

La struttura dell’avviso di spedizione viene creata automaticamente. È possibile adattare i campi dell’intestazione e le quantità o le quantità alternative o le consegne parziali – se fornite da Coop o Transgourmet nell’ordine – delle voci.

Struttura avanzata con SSCC

In questo caso la struttura viene generata automaticamente con l’inserimento della quantità di spedizione e della quantità per unità di trasporto (TU) per ogni articolo. La quantità di spedizione viene divisa per la quantità per unità di trasporto, ottenendo così la quantità di unità di trasporto per voce di riga. Questa operazione deve essere eseguita per ogni voce di riga. Nella fase successiva viene generata la struttura completa dell’avviso di spedizione, vengono generate automaticamente le SSCC (se le impostazioni SSCC sono impostate su https://app.ecosio.com/webedi/settings) e possono essere aggiunte ulteriori informazioni per unità di trasporto.

Struttura di cross docking con SSCC

In questo caso, la struttura viene creata sulla base delle vostre voci (quantità e quantità per unità di trasporto (TE)) a livello di articolo e del numero di colli a livello di testata. La quantità di consegna viene divisa per la quantità di unità di trasporto, ottenendo così la quantità di unità di trasporto. Questa operazione deve essere eseguita per tutti gli articoli. Nella fase successiva, la struttura di cross docking completa e le SSCC vengono generate sulla base delle impostazioni SSCC – https://app.ecosio.com/webedi/settings. È quindi possibile suddividere le unità di trasporto dei diversi articoli in pacchi e aggiungere ulteriori informazioni.

Dopo aver fatto clic su conferma e su avanti, verrà visualizzato un riepilogo non modificabile dell’avviso di spedizione e il documento potrà essere inviato. Nella modalità di riepilogo si ha sempre la possibilità di tornare alla modalità di modifica. Non appena si fa clic sul pulsante Invia documento, il documento viene inviato e si viene reindirizzati alla visualizzazione dei dettagli dell’ordine con una notifica in alto in cui è possibile scaricare l’avviso di spedizione in formato PDF. Inoltre, in fondo alla pagina è disponibile un link per il riepilogo e il download dell’avviso di spedizione.

 

Funzionalità opzionale: Consegna parziale

In base al caso aziendale e ai dettagli dell’ordine, nella schermata dell’avviso di spedizione viene attivata l’opzione per le consegne parziali. Se l’opzione è attivata, Coop viene informato che ci sarà un’altra consegna per questa voce in un futuro avviso di spedizione. Inoltre, per i casi aziendali D & X le righe possono essere consegnate o ritardate solo completamente; quindi, per questi casi il campo è impostato con 0 se la consegna parziale è attivata per questa riga.

Si prega di notare che le righe con quantità 0 E consegna parziale impostata su disattivata in un avviso di spedizione vengono annullate da Coop Genossenschaft e Transgourmet e non possono essere inviate in un altro avviso di spedizione per questo ordine – si prega di consultare le FAQ di Coop Genossenschaft e Transgourmet Schweiz per ulteriori informazioni sul processo.

 

Funzionalità opzionale: Quantità alternativa

Se nell’ordine vengono inviate quantità alternative da Coop o Transgourmet, è possibile modificare l’unità di quantità nell’avviso di spedizione.

 

Invio di fatture

Selezionare l’avviso di spedizione desiderato per la fattura in modalità Crea. Durante la creazione della fattura, prestare particolare attenzione alle informazioni di intestazione sul lato destro. Compilare tutti i campi obbligatori prima di passare alla sezione articoli.

Nota: I valori standard per l’indirizzo, il QR-IBAN e altre informazioni possono essere predefiniti nelle impostazioni dell’azienda (pulsante in basso a sinistra o in alto a destra nel menu di navigazione). Questi campi saranno poi applicati direttamente nella fattura.

Nota Fattura ESR e QR: Il riferimento di pagamento e il QR-IBAN sono campi speciali che devono contenere solo voci conformi alle regole QR-fattura e ESR. Queste regole sono convalidate tramite un controllo nel webedi dal dicembre 2022. Assicuratevi che il vostro QR-IBAN e il QR-Reference siano conformi alle regole qui: https://www.paymentstandards.ch/dam/downloads/qr-iid_qr-iban-en.pdf. Per ulteriori informazioni, consultare le FAQ di Coop!

Se necessario, è possibile modificare le informazioni di dettaglio con il pulsante di modifica e l’aliquota IVA selezionata a livello di articolo. Tutte le informazioni a livello di articolo si basano su documenti precedenti, come ordini e avvisi di spedizione.

È inoltre possibile aggiungere al calcolo dell’importo della fattura eventuali spese con categorie e un importo di arrotondamento a livello di documento. Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori, è possibile inviare la fattura facendo clic sul pulsante verde.

NOTA: La convalida dei documenti integrati nel Web EDI aiuta a garantire che non si dimentichino le informazioni necessarie richieste da Coop o Transgourmet e lo segnala con contorni rossi, simboli * o simboli di avvertimento. Si prega di prestare attenzione a questi avvertimenti quando si inviano i documenti.

 

Ordini di reso

Per passare agli ordini di reso, cliccare sulla voce di menu Ordini di reso in alto a sinistra.

Il processo di restituzione degli ordini prevede un solo documento successivo, la nota di credito. La nota di credito viene creata nella pagina dei dettagli dell’ordine di reso, come la fattura nel processo degli ordini.
 

Fattura giornaliera

Nota: si noti che le fatture giornaliere possono essere create solo per determinati ordini che sono stati selezionati da Coop. Se la visualizzazione è vuota, Coop non ha attivato la creazione di fatture giornaliere per i vostri ordini. Per ulteriori informazioni, consultate le FAQ di Coop o contattate il vostro acquirente!

Per passare agli ordini di reso, fare clic sulla voce di menu Fattura giornaliera in alto a sinistra.

Si verrà reindirizzati alla pagina di panoramica delle fatture giornaliere con tutti gli invii aperti e tutte le fatture giornaliere create. Per poter generare una fattura giornaliera è necessario selezionare i tre filtri acquirente, caso aziendale e data di consegna. Per semplificarvi la vita abbiamo aggiunto una funzione di filtro automatico. Fate clic sulla casella di selezione in qualsiasi riga dell’elenco che si adatta alle vostre esigenze di fatturazione giornaliera e tutti i filtri verranno impostati automaticamente. In seguito è possibile selezionare tutti gli articoli di consegna disponibili e generare una fattura con questi articoli. Per ulteriori informazioni sulla creazione di fatture, consultare il sito https://ecosio.com/en/coop-tg-webedi-manual/#invoice.

NOTA: : le fatture giornaliere possono essere generate solo con date di consegna attuali o passate!

 

Nota di credito giornaliera

Nota: si noti che le note di credito giornaliere possono essere create solo per determinati ordini che sono stati selezionati da Coop. Se la visualizzazione della fattura giornaliera è vuota, Coop non ha attivato la creazione di note di credito giornaliere per i vostri ordini. Per ulteriori informazioni, consultate le FAQ di Coop o contattate il vostro acquirente!

Per passare alle note di credito giornaliere, cliccate sulla voce di menu Nota di credito giornaliera in alto a sinistra.

Verrete reindirizzati alla pagina di riepilogo delle note di credito giornaliere con tutti gli ordini di reso aperti e tutte le note di credito giornaliere create. Per poter generare una nota di credito giornaliera è necessario selezionare tutti e tre i filtri acquirente, caso aziendale e data di restituzione. Per semplificarvi la vita abbiamo aggiunto una funzione di filtro automatico. Cliccando sulla casella di selezione in qualsiasi riga dell’elenco che soddisfa le vostre esigenze di nota di credito giornaliera, tutti i filtri verranno impostati automaticamente. In seguito è possibile selezionare tutte le voci di reso disponibili e generare una nota di credito con queste voci. Per ulteriori informazioni sulla creazione di note di credito, consultare il sito https://ecosio.com/en/coop-tg-webedi-manual/#invoice.

 

 

 

Rapporto mensile

Il rapporto mensile consente di avere una visione d’insieme delle fatture e delle note di credito emesse nei confronti di Coop o Transgourmet nell’arco di un mese. La generazione dei rapporti mensili è disponibile per gli ultimi 3 mesi conclusi. Potete scaricare e generare i rapporti mensili tutte le volte che volete.

È presente anche una pagina di dettagli del documento in cui è possibile scaricare il documento in formato PDF. Il pulsante di download si trova accanto ai pulsanti di creazione del documento nella pagina del documento.

 

Stampare/Scaricare

Esistono due modi per scaricare i documenti:

  • Scaricare i documenti dalla pagina del documento
  • Scaricare i documenti dopo la creazione dalla notifica

Ogni documento può essere scaricato dalla rispettiva pagina di dettaglio dell’ordine. Le pagine specifiche dei documenti si trovano in fondo alla pagina di dettaglio dell’ordine o alla pagina di dettaglio dell’ordine di ritorno. Facendo clic sul titolo del documento, si viene indirizzati alla pagina del documento dove è possibile scaricarlo in formato PDF. Il pulsante di download si trova accanto ai pulsanti di creazione del documento nella pagina del documento.

Inoltre, l’avviso di spedizione fornisce etichette SSCC per i documenti con la struttura avanzata dell’avviso di spedizione. Cliccate sul titolo della bolla di consegna nella vista dettagliata dell’ordine, quindi troverete un pulsante di download/stampa in alto a destra. Fare clic sul formato desiderato per avviare il download.

Invita e rimuovi utenti

NOTA: Per questa funzionalità è necessario disporre dei diritti di amministratore. Contattare l’amministratore della propria azienda!

Se siete un utente amministratore, potete invitare tutti i vostri colleghi direttamente nelle impostazioni. Si può fare clic sul pulsante di invito nel menu di navigazione in alto a destra oppure andare nelle impostazioni del team e invitare gli utenti tramite il pulsante di invito in alto a destra della tabella.

Nelle impostazioni del team è anche possibile modificare gli utenti del proprio team o disattivarli.

Cambio

Se si utilizza ecosio.webedi con più acquirenti come Coop e Transgourmet, è possibile cambiare facilmente il contesto aziendale al centro della barra di navigazione.

Feedback e domande

Siamo lieti di ricevere feedback sulla nostra piattaforma e sulle nostre funzionalità. Se avete desideri specifici o idee su ulteriori funzionalità, vi preghiamo di inviarci una mail con le richieste specifiche e di mettere in cc il vostro contatto Coop o Transgourmet. Grazie!

Se avete domande sui processi, leggete le FAQ nel sito o contattate Coop o Transgourmet. Se avete domande su ecosio.webedi, contattate il fornitore di servizi webedi di Coop e Transgourmet:

ecosio GmbH
Lange Gasse 30
1080 Vienna
E-mail: support@ecosio.com

Si prega di notare che ecosio non offre assistenza telefonica, per motivi di qualità ci affidiamo all’assistenza via mail. Grazie per la vostra comprensione!

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