Facturation électronique en Malaisie : tout ce que les entreprises doivent savoir

La Malaisie déploie la facturation électronique obligatoire sous l’égide du Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM), via la plateforme MyInvois. Pour les entreprises concernées, les factures doivent être soumises à validation avant leur émission légale, ce qui fait de la facturation électronique à la fois un changement de processus et de systèmes.

Ce guide explique ce qui change, qui est concerné, le calendrier de déploiement progressif et comment être conforme sans transformer la facturation électronique en projet interne récurrent

Résumé TL;DR

• L’obligation de facturation électronique en Malaisie est encadrée par l’Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) et appliquée via la plateforme MyInvois, selon un modèle de validation de type « clearance »
• La mise en œuvre est progressive selon le chiffre d’affaires annuel, à compter du 1er août 2024 pour les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse RM100 million, puis s’étend aux tranches de chiffre d’affaires inférieures au fil du temps
• Les contribuables concernés doivent générer des données de facture structurées et les soumettre à MyInvois via une API ou le portail pour validation, après quoi le document est renvoyé avec un UUID, et un code QR est affiché dans le portail ou généré via l’API à partir du lien de validation
• Les principaux sujets de conformité incluent la préparation des formats (UBL 2.1 / JSON), l’intégration et la surveillance, le délai de rejet de 72 heures, ainsi que la conservation pendant 10 ans
• Une approche avec un prestataire de services géré peut réduire les efforts récurrents en centralisant la transformation des formats, la soumission à validation, la gestion des statuts, la surveillance et la gestion des changements d’un pays à l’autre

Facturation électronique en Malaisie en bref

En Malaisie, la facturation électronique implique l’émission électronique obligatoire et la validation des données de facture via la plateforme MyInvois, encadrée par l’Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM).

Pour les transactions concernées, deux étapes sont nécessaires :

• Vous devez fournir une facture lisible à votre client via vos canaux habituels
• Vous devez soumettre à MyInvois les données de facture requises pour validation, au format structuré prescrit

Une facture n’est considérée comme juridiquement valable qu’une fois validée et dotée d’identifiants (comme un UUID) par l’IRBM.

Le déploiement de la facturation électronique en Malaisie : chronologie

Le déploiement en Malaisie a suivi un calendrier progressif fondé sur le chiffre d’affaires annuel.

Étapes clés

• 1 août 2024 : Obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est above RM100 million
• 1 janvier 2025 : Obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à RM25 millions et jusqu’à RM100 millions
• 1 juillet 2025 : Obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à RM5 millions et jusqu’à RM25 millions
• 1 janvier 2026 : Obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à RM1 million et jusqu’à RM5 millions

Il convient de noter qu’à partir de décembre 2025, les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à RM1 million sont exemptées de cette obligation.

Comment la réglementation pourrait vous affecter

L’ampleur des changements pour votre organisation dépend de votre configuration de facturation actuelle. Cependant, la plupart des entreprises constatent un impact dans trois domaines :

1) Changements de processus

• Passer d’une facturation papier ou axée d’abord sur le PDF à des données de facture structurées, générées par le système
• Aligner l’émission des factures, les contrôles internes et la transmission au client sur la validation MyInvois et les retours de statut
• Gérer les exceptions telles que les rejets, les annulations et les corrections

2) Systèmes et intégration

• S’assurer que vos outils ERP, de facturation, POS ou de gestion des factures peuvent produire de manière cohérente les champs de données requis
• Intégrer via l’API MyInvois (ou utiliser le portail pour un dépôt manuel)
• Gérer les nouvelles tentatives et le traitement des erreurs afin de résoudre rapidement les problèmes

3) Opérations de conformité

• Mettre en place une supervision pour rendre les échecs visibles tôt, au lieu de les découvrir en fin de mois
• Répondre aux exigences de conservation et de préparation aux audits (les directives en Malaisie mentionnent souvent une conservation de 10 ans)

Qui est concerné par la facturation électronique en Malaisie ?

L’obligation en Malaisie est déployée par phases. En règle générale, la facturation électronique s’applique aux transactions B2B, B2G et B2C pour les entreprises qui atteignent les seuils de chiffre d’affaires de la phase concernée.

Si vous êtes concerné, vous devez être en mesure de :

• Soumettre des données de facture à MyInvois pour validation
• Recevoir le statut de validation, y compris les identifiants nécessaires pour que la facture soit légalement reconnue
• Archiver les factures validées et les artefacts associés à des fins d’audit

Si vous n’êtes pas sûr·e qu’une entité spécifique entre dans le champ d’application, vérifiez à l’aide des chiffres de chiffre d’affaires de vos équipes finance et fiscalité, ainsi que des dernières directives officielles de l’IRBM.

Quels documents sont concernés ?

Les exigences malaisiennes en matière de facturation électronique couvrent un ensemble de documents de vente et de comptabilité, notamment :

• Factures
• Notes de crédit
• Notes de débit
• Factures de remboursement
• Factures d’autofacturation (importantes pour certains scénarios transfrontaliers)

Comment fonctionne le système de facturation électronique en Malaisie ?

La Malaisie applique un modèle centralisé de type « clearance », où les données de facture sont validées avant que la facture ne soit considérée comme légalement émise.

Un flux type ressemble à ceci :

1) Le fournisseur génère les données de facture dans le format structuré requis (généralement UBL 2.1 ou JSON)

2) La facture est transmise à MyInvois via une API (ou manuellement via le portail)

3) L’IRBM valide la facture et attribue :

• Un UUID
• Un horodatage de validation
• Des données utilisées pour générer un code QR pour vérification

4) Le fournisseur remet la facture validée à l’acheteur

5) La facture est archivée afin de respecter les obligations de conservation et de se tenir prêt en cas d’audit

Qu’en est-il des transactions transfrontalières et de l’autofacturation ?

Les scénarios transfrontaliers nécessitent souvent un traitement spécifique :

• Si un fournisseur étranger n’émet pas de facture électronique MyInvois, l’acheteur malaisien peut devoir émettre une facture électronique en autofacturation et la soumettre à MyInvois pour validation
• Les scénarios d’importation et d’exportation peuvent imposer des exigences supplémentaires en matière de délais et de données, selon le type de transaction

Comme les exigences transfrontalières peuvent être détaillées, considérez cela comme une étape clé de cadrage, à traiter tôt dans votre mise en œuvre.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?

Le non-respect des obligations peut créer des risques au-delà des pénalités directes, notamment des perturbations opérationnelles et une exposition aux audits.

Les conséquences souvent mentionnées en cas de contrôle comprennent :

• Pénalités financières en cas de non-émission de factures électroniques conformes
• Exposition juridique potentielle en cas de facturation incorrecte ou frauduleuse
• Risque d’audit et de contrôle si les factures ne sont pas conservées ou ne peuvent pas être récupérées

Les règles en matière de pénalités peuvent évoluer et varier selon le type d’infraction. Confirmez donc les modalités de sanction en vigueur dans la réglementation IRBM concernée et dans les documents d’accompagnement.

Plan de conformité MyInvois : par quoi commencer

Comme la Malaisie adopte une approche de validation avant émission, l’essentiel est de concevoir votre processus de facturation afin qu’il puisse gérer les délais de validation, les rejets et l’enrichissement (UUID et QR) sans perturber les opérations de facturation.

1) Confirmez la date de mise en production de chaque entité

• Rattachez chaque entité juridique à la bonne phase de déploiement en fonction de son chiffre d’affaires annuel
• Identifiez les canaux de facturation qui doivent être couverts par MyInvois (facturation ERP, POS, e-commerce, facturation manuelle)

2) Choisissez votre approche de soumission : API, portail ou hybride

• N’utilisez le portail que si les volumes et vos processus le permettent, car il ajoute des étapes manuelles
• Pour des volumes plus élevés, optez pour une soumission via API, avec des tentatives de renvoi et une gestion automatisée des erreurs

3) Validez la préparation des données pour MyInvois

• Vérifiez que les champs obligatoires sont renseignés de manière cohérente dans tous les systèmes et scénarios
• Confirmez comment vous traiterez les types de documents tels que les notes de crédit, les notes de débit, les remboursements et les factures en autoliquidation (y compris pour les scénarios transfrontaliers)

4) Construisez le flux opérationnel autour des résultats de validation

• Définissez ce qui se passe si la validation MyInvois est rejetée, et comment vous corrigez puis soumettez à nouveau dans le délai requis
• Assurez-vous que les étapes en aval (envoi au client, comptabilisation, recouvrement) tiennent compte du fait que les factures ne sont « définitives » qu’après validation

5) Faites du suivi et de la préparation aux audits une activité au quotidien

• Surveillez en continu le statut des soumissions et les échecs, pas seulement en fin de mois
• Stockez les artefacts de facture validés, y compris les identifiants tels que l’UUID et les données liées au QR, et alignez les processus de conservation sur l’exigence attendue de 10 ans

Comparatif de vos deux options de mise en œuvre

Comment ecosio peut vous aider

Avec l’approche Global E-invoicing Compliance (GEC) d’ecosio, l’objectif est d’aider les entreprises à respecter les exigences MyInvois en Malaisie, sans développer une solution locale ponctuelle.

Les domaines d’accompagnement typiques sont les suivants :

• Connecter votre ERP ou votre environnement de facturation à MyInvois avec une intégration unique
• Transformer les types de documents pris en charge dans le format structuré requis (par exemple UBL 2.1 ou JSON)
• Soumettre les factures pour validation et suivre des identifiants tels que l’UUID et les artefacts de vérification par QR code
• Suivre le statut et gérer les exceptions afin de résoudre rapidement les problèmes

Pour discuter de la manière d’aborder la préparation à la facturation électronique en Malaisie dans le cadre d’une stratégie mondiale plus large, n’hésitez pas à nous contacter. Nos expert·e·s sont toujours ravi·e·s de vous aider !

Foire aux questions (FAQ)

La facturation électronique est-elle obligatoire en Malaisie ?

Oui, la Malaisie déploie progressivement la facturation électronique obligatoire par phases, selon le chiffre d’affaires annuel, à partir du 1er août 2024 pour les plus grands contribuables.

Qui encadre la facturation électronique en Malaisie ?

L’obligation de facturation électronique est encadrée et appliquée par le Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM), via la plateforme MyInvois.

Qu’est-ce que MyInvois ?

MyInvois est la plateforme centrale utilisée pour soumettre les données de facturation à des fins de validation. Une facture validée est renvoyée avec des identifiants tels qu’un UUID et des informations utilisées pour la vérification (par exemple, la génération d’un code QR).

Quels formats sont utilisés pour la facturation électronique en Malaisie ?

Les formats structurés les plus couramment cités incluent UBL 2.1 et JSON. Confirmez toujours la dernière spécification technique pour votre phase de mise en œuvre.

Que devons-nous faire si nous achetons auprès d’un fournisseur étranger ?

Dans certains scénarios, les acheteurs malaisiens peuvent devoir émettre une facture électronique auto-émise si le fournisseur étranger n’émet pas de facture électronique MyInvois. Dans ce cas, vous devez confirmer l’approche requise en fonction du type de transaction et des dernières directives de l’IRBM.