Résultats en un coup d’œil
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Moins de travail manuel
Le téléversement sur des portails administratifs a été entièrement supprimé. Les factures électroniques sont générées directement dans SAP et transmises automatiquement.
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Plus de transparence dans SAP
L’E-invoice Monitor intégré centralise les statuts d’envoi et les retours de validation. Les erreurs sont identifiées et résolues plus rapidement.
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Évolutivité internationale via Peppol
Les pays peuvent être connectés progressivement sans interruption des opérations. L’Autriche a été mise en œuvre en environ une semaine.
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Et surtout :
Une architecture pérenne prête pour SAP S/4HANA et les futures exigences réglementaires internationales.
Situation initiale
Westfalen AG envoyait ses factures via différents canaux tels que le courrier, l’e-mail, le PDF et l’EDI. Cet environnement hétérogène entraînait une charge de travail manuelle élevée et un risque accru d’erreurs. Avec l’introduction de l’obligation de facturation électronique B2G en Allemagne ainsi que l’augmentation des exigences réglementaires en Autriche, en Belgique et aux Pays-Bas, la nécessité d’harmoniser et de sécuriser durablement les processus s’est imposée.
Défis majeurs
- Exploitation parallèle de SAP ECC et préparation à la migration vers SAP S/4HANA
- Complexité réglementaire spécifique aux pays en Allemagne, Autriche, Belgique et aux Pays-Bas
- Processus manuels chronophages liés au téléversement sur des portails nationaux
- Manque de visibilité de bout en bout sur les statuts d’envoi
- Évolutivité limitée en raison de canaux de transmission hétérogènes et de développements SAP spécifiques
Critères de sélection
Il est rapidement apparu qu’une solution intégrée de facturation électronique, entièrement intégrée à SAP, était nécessaire afin de réduire les tâches manuelles et de gérer de manière fiable les exigences internationales. Sur recommandation de son partenaire SAP de longue date GoPus, Westfalen a choisi ecosio comme partenaire spécialisé pour la validation, le routage et la transmission internationale de factures électroniques structurées.
Les facteurs déterminants ont été :
- Validation et transmission conformes aux exigences spécifiques de chaque pays
- Retours de statut transparents
- Coordination étroite et rapide entre GoPus et ecosio, notamment pour les extensions internationales
Résultat : des processus efficaces et une évolutivité internationale
Les factures électroniques sont désormais générées directement dans SAP, validées et transmises via le réseau Peppol. L’E-Invoice Monitor intégré offre une vue centralisée des statuts d’envoi et des retours de validation directement dans SAP. L’utilisation de portails externes n’est plus nécessaire et le dépannage est nettement accéléré.
La charge de travail manuelle, notamment le téléversement de factures sur des portails administratifs, a été entièrement supprimée. La solution permet également une connexion rapide de nouveaux pays et constitue une architecture pérenne pour l’utilisation future sous SAP S/4HANA.
« Pour moi, c’est un avantage clair en termes d’efficacité. Je vois immédiatement le statut d’envoi de mes factures électroniques et je suis alerté en cas d’erreur. Avec l’E-Invoice Monitor, j’obtiens rapidement une vue d’ensemble, je peux filtrer et effectuer directement le dépannage. »
Un engagement clair en faveur du partenariat
Un facteur clé de succès du projet a été la collaboration étroite entre GoPus et ecosio. La répartition claire des responsabilités, la grande disponibilité des deux partenaires et leur coordination efficace ont permis une mise en œuvre rapide et stable.
« Les nouvelles exigences sont mises en œuvre très rapidement avec vous. »
Westfalen AG a déjà décidé de continuer à utiliser la solution dans son futur environnement SAP S/4HANA et se considère ainsi bien préparée aux futures exigences réglementaires et internationales.
