WebEDI - Was, warum und wie?

Was ist WebEDI?

WebEDI ist eine Möglichkeit, auch Lieferanten anzubinden, die über keine eigene, „klassische“ EDI-Infrastruktur verfügen oder bei denen es wegen geringer Nachrichtenvolumina nicht sinnvoll ist.  Neben der Möglichkeit für Ihre Lieferanten, Ihre EDI-Nachrichten über ein Web-Portal zu empfangen und anzuzeigen, ermöglicht es den Partnern, Daten zu Bestellungen, Rechnungen usw. hinzuzufügen, in strukturierte elektronische Nachrichten umzuwandeln und wieder direkt in Ihr ERP-System zu übertragen.

Damit können Unternehmen eine umfassendere Automatisierung ihrer Lieferkette erreichen. Ihren Partnern wird der Austausch von EDI-Dokumenten ermöglicht, ohne dass diese über eine eigene EDI-Infrastruktur verfügen müssen. Durch tiefe Integration in Ihr ERP-System ergeben sich für Sie keine sichtbaren Unterschiede zu klassischem EDI.

Ihre Vorteile

• Ein optimiertes B2B-Partnernetzwerk
• Kosten- und Zeitersparnis durch erhöhte Automatisierung
• Entlastung interner Teams
• ecosio bietet ein 24/7-Monitoring der WebEDI-Plattform und führt kostenlos alle notwendigen Updates durch

Vorteile der Lieferanten

• Zugang zu Bestellungen und Bestelländerungen in Echtzeit (gute Systeme bieten eine automatische Übernahme aller Änderungen) 
• Automatisierte Erstellung von Dokumenten wie Bestellbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen auf Basis der erhaltenen elektronischen Bestellung
• Können mit größeren Partnern handeln

Was ist WebEDI: Longtail-Lieferanten

Wozu wird WebEDI benötigt?

Generell können die Lieferanten für ein Unternehmen in zwei Gruppen eingeteilt werden:

1) Größere Lieferanten

• Diese können klassisches EDI einsetzen. 
• Um EDI mit diesen Partnern durchführen zu können, muss zuerst ein MIG (Message Implementation Guideline) erstellt werden. Dieser enthält alle Anforderungen an die zu verwendenden EDI-Dokumente und deren Aufbau und hilft den Lieferanten die geforderten EDI-Prozesse umzusetzen. In manchen Fällen – vor allem bei sehr großen Lieferanten –  geben diese auch oft die Standards vor.

2) Kleinere Lieferanten

• Werden auch als „Long Tail“ bezeichnet. 
• Diese Lieferanten haben keine eigene Möglichkeit, um klassisches EDI einzusetzen. 
• Der Nachrichtenaustausch kann nur dann automatisiert werden, wenn ihnen ein WebEDI-Portal zur Verfügung gestellt wird.

Auch wenn der Großteil der Nachrichten wahrscheinlich mit größeren Lieferanten ausgetauscht wird, summieren sich kleinere Lieferanten zu einem signifikanten Anteil des B2B-Netzwerks. Die korrekte Kommunikation mit diesen kleineren Lieferanten benötigt vergleichsweise viel Zeit und Aufwand von internen Teams.

Eine effiziente EDI-Lösung sollte die Kommunikation entlang der Lieferkette vollumfänglich abdecken und daher auf beide Lieferantengruppen abzielen. Da WebEDI die einzige Möglichkeit bietet, den automatisierten Austausch strukturierter Dokumente mit Partnern ohne eigene EDI-Fähigkeit zu erreichen, ist es ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen EDI-Lösung.

Wie WebEDI funktioniert

Die Abbildung unten zeigt, wie WebEDI in eine umfassende B2B-Integrationsstrategie passt. Bei ecosio ist lediglich eine einzige Verbindung vom ecosio Integration Hub zu Ihrem ERP-System notwendig. Damit wird eine vollumfängliche Ende-zu-Ende Nachrichtentransparenz erreicht, unabhängig davon, ob Ihr Lieferant eigene EDI-Möglichkeiten hat oder nicht. 

Was ist WebEDI: Anbindung

Aus Ihrem Blickwinkel

Sobald kleinere Lieferanten mit dem Zugang zu Ihrem WebEDI-Portal versorgt sind, macht es für Ihr ERP-System keinen Unterschied, ob Sie Nachrichten via WebEDI oder von größeren Lieferanten via klassischem EDI erhalten. Der gesamte B2B-Nachrichtenaustausch ist automatisiert, somit werden alle Nachrichten in Ihrem ERP-System erhalten bzw. gesendet.

Was ist WebEDI: aus Ihrem Blickwinkel

Aus dem Blickwinkel Ihrer Lieferanten

Sobald Ihre WebEDI-Plattform aktiviert ist, werden Ihre Lieferanten mit einem Log-in für Ihr maßgeschneidertes Portal versorgt. Innerhalb dieses Portals können Zugangsrechte und Benachrichtigungen vom Lieferanten beliebig eingestellt werden. 

Eingehende Nachrichten: Der Lieferant wird per E-Mail informiert, wenn eine neue Nachricht einlangt. Strukturierte Daten werden menschenlesbar und als PDF downloadbar zur Verfügung gestellt. 

Ausgehende Nachrichten: Diese können, basierend auf den eingehenden Nachrichten, vorausgefüllt und automatisiert erstellt werden (z. B. Turnaround-Prozess von der Bestellung zur Bestellantwort).

Ein Schritt-für-Schritt-Beispiel einer typischen Partnerinteraktion mit dem WebEDI-Portal sieht wie folgt aus:

• Per E-Mail kommt die Benachrichtigung, dass eine Bestellung eingegangen ist 
• Der enthaltene Link in der E-Mail führt den Lieferanten zur Bestellung 
• Diese kann auf Wunsch als PDF heruntergeladen und ausgedruckt werden 
• Bestellbestätigung wird generiert und kann nach Überprüfung mit einem Klick versendet werden 
• Lieferavis wird generiert und kann nach Überprüfung mit einem Klick versendet werden 
• Rechnung wird generiert und kann nach Überprüfung mit einem Klick versendet werden 

Sie möchten mehr Informationen?

Dieser Artikel ist ein Auszug aus unserem White Paper „Welchen Einfluss hat WebEDI auf meine Lieferkette”. Darin erläutern wir wichtige Vorteile von WebEDI, wie Partner richtig angeschlossen werden, was die bestmögliche WebEDI-Lösung beinhalten muss und warum es essentiell ist, auch zukünftige Anforderungen zu berücksichtigen. Für Praxis-Interessierte zeigen wir auch einen typischen WebEDI-Ablauf einschließlich Screenshots.

Hier können Sie Ihr kostenloses Exemplar herunterladen.

Sollten Sie Fragen speziell zu WebEDI für Ihr Unternehmen oder zu anderen EDI-relevanten Themen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.