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Veranstaltungs­rückblick "Elektronische Rechnung - Vor dem Durchbruch in Europa"

Elektronische Rechnung vor dem Durchbruch


Kunsthaus Graz
Kunsthaus Graz

Im angenehmen Rahmen des Grazer Kunsthauses referierten am 2. Juli 2014 fünf Vortragende zum Thema elektronische Rechnung.


Sprecher bei der Veranstaltung
Sprecher bei der Veranstaltung

Die Vortragenden von links nach rechts: Andreas Pelekies (ferd management & consulting GmbH), DI Georg Lindsberger (XiTrust Secure Technologies GmbH), Dr. Wolfgang Matt (Hilti AG), Dr. Gerhard Laga (AustriaPRO, Wirtschaftskammer Österreich) und Mag. (FH) Markus D. Hartbauer (SER Solutions GmbH).

Vortrag XiTrust

Den Beginn machte Jürgen Lindsberger von XiTrust Secure Technologies GmbH mit einer Begrüßungsrunde und der Vorstellung von XiTrust MOXIS, einer modernen Version der papierbasierten Unterschriftenmappe. Mit Hilfe von MOXIS können Dokumente, welche von einer Person zu unterschreiben sind, elektronisch hinterlegt werden. Anschließend können die Dokumente mit Hilfe der Handysignatur ortsunabhängig digital unterzeichnet werden.

Vortrag AustriaPRO

Im zweiten Vortrag stellte Gerhard Laga von AustriaPRO die Standardisierungsarbeit rund um den österreichischen e-Rechnungsstandard ebInterface vor. ebInterface ist der offizielle österreichische e-Rechnungsstandard und wird seit 2004 von AustriaPRO, einem Verein der Wirtschaftskammer Österreich standardisiert. Mittlerweile wird der Standard auch für die elektronische Rechnung an den Bund eingesetzt.

Im Rahmen des Vortrages kamen wieder interessante Diskussion rund um den Versand von elektronischen Rechnungen und dessen rechtliche Implikationen auf. Drei interessante Fragen aus dem Publikum und die dazugehörigen Antworten waren beispielsweise:

Was passiert, wenn eine ebInterface-XML-Version und eine PDF-Version derselben Rechnung in derselben Email an einen Kunden versendet werden?"

Rechtlich ist die Thematik durch die Gleichstellung von Papierrechnung und elektronischer Rechnung mittlerweile kein Problem mehr. Wie verhält es sich jedoch mit den beiden Exemplaren der Rechnung (einmal XML und einmal PDF). Die übliche Antwort wäre, dass man als Rechnungsaussteller kraft Rechnungslegung auch zwei Mal die Umsatzsteuer schulden würde. Die Antwort der anwesenden Experten war jedoch eindeutig, dass durch die Tatsache, dass beide Dateien mit derselben Email versendet werden als auch denselben Rechnungsinhalt haben, die Rechnung als nur ein Mal ausgestellt gilt und dadurch auch die Umsatzsteuer nur einmal geschuldet wird.

Was passiert wenn ich zuerst die XML-Rechnung an den Kunden versende, dieser mich dann anruft und sich beklagt, dass er die XML-Rechnung nicht lesen kann/will und ich ihm zum Beispiel mit ein paar Tagen Verzögerung eine PDF-Rechnung übermittle?

In diesem Fall muss die zweite Rechnung eindeutige als "Kopie" gekennzeichnet sein, da ansonsten die Umsatzsteuer zwei Mal abzuführen ist.

Was passiert wenn ich eine einzelne Rechnung per Email an zwei verschiedene Empfänger versende (zum Beispiel den Geschäftsführer einer Firma und seine Buchhaltung)?

Auch in diesem Fall gilt die Rechnung als nur ein Mal ausgestellt, sofern der Versand an die verschiedenen Empfänger zum selben Zeitpunkt erfolgt. Beim späteren Versand einer Rechnung muss diese wiederum als "Kopie" gekennzeichnet werden.

Vortrag ferd management & consulting GmbH

Im Rahmen des dritten Vortrages stellte Andreas Pelekies von ferd management & consulting GmbH den deutschen e-Rechnungsstandard ZUGFeRD vor.

Zu Beginn des Vortrags wurden eine Reihe von interessanten Zahlen vorgestellt. So werden in Europa pro Jahr 32 Mrd. Rechnungen ausgetauscht, wovon 95 Prozent nach wie vor in Papierform ihren Weg vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger finden. Dies entspricht ungefähr 400.000 Tonnen Papier oder einem Äquivalent von 12 Mio. Bäumen, die zu diesem Zweck gefällt werden müssen.

Doch nicht nur der ökologische Aspekt spricht für die elektronische Rechnung. Laut einer Studie der Goethe-Universität Frankfurt liegt die durchschnittliche Verarbeitungsdauer einer Papierrechnung bei 17 Minuten. Eine elektronische Rechnung kommt in der Verarbeitung dabei nur auf 5 Minuten.

Abgrenzung zur Welt des elektronischen Datenaustausches

In Deutschland gibt es rund 3 Mio. Unternehmen, wovon laut den Ausführungen von Andreas Pelekies rund 500.000 Unternehmen elektronischen Datenaustausch (EDI) einsetzen. Die restlichen 2,5 Mio. Unternehmen setzen nach wie vor auf papiergestützte Prozesse – vor allem im Bereich der elektronischen Rechnung. Gerade für diese große Zahl an Unternehmen bietet der ZUGFeRD-Rechnungsstandard ein großes Einsparungspotential.

Was tun bei Abweichungen zwischen PDF und XML-Repräsentation?

Eine weitere Frage, die im Rahmen des ZUGFeRD-Vortrages diskutiert wurde, waren die Konsequenzen die sich bei der Abweichung zwischen PDF und XML-Dokumenten ergeben. Fazit: Der Rechnungsempfänger bestimmt welchen Belegtyp er für den Vorsteuerabzug heranzieht. Weichen die Beträge in den beiden Typen voneinander ab, so ist dies vor allem das Problem des Rechnungsausstellers, der dadurch ggf. zwei Mal die Umsatzsteuer schuldet. Abhilfe schaffen hier professionelle e-Rechnungsdienstleister und deren Softwarelösungen. Diese garantieren dem Rechnungsersteller, dass in PDF und XML-Version der Rechnung immer konsistente Informationen enthalten sind.

Vortrag SER

Im vierten Vortrag stellte Markus Hartbauer von SER Solutions GmbH die Doxis4Invoice Master-Lösung zur automatisierten Erfassung von papierbasierten und PDF-basierten Eingangsrechnungen vor.

Vortrag Hilti AG

Im letzten Vortrag stellte Wolfgang Matt die aktuellen e-Rechnungsbestrebungen der Hilti AG vor. Besonders beeindruckend ist dabei die Anzahl der Ausgangsrechnungen. So verschickt die Hilti AG pro Jahr rund 6,2 Mio. Ausgangsrechnungen an ihre Kunden. Besonders eindringlich war auch der Appell von Herrn Matt, die KMUs stärker über die Vorteile der elektronischen Rechnungen aufzuklären. Es sind hier nicht nur die Unternehmen gefragt, sondern vor allem die Politik, die stärker über die Vorteile aufklären muss.

Zusammenfassung

Die Vortragsreihe rund um die elektronische Rechnung bot einen spannenden Überblick über das Thema elektronische Rechnung und die Umsetzung von e-Rechnungsstandards und -projekten.

Das abschießende Fazit aus Besucherperspektive: Die weitere Verbreitung der elektronischen Rechnung wird in den nächsten Jahren massiv zunehmen. Kritisch zu hinterfragen wird weiterhin sein, wie man vor allem die große Masse der KMUs abholt, und an den Vorteilen der elektronischen Rechnung teilhaben lässt. Erste erfolgsversprechende Ansätze existieren ja bereits — müssen jedoch noch weiter ausgebaut werden.

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