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"Rückblick: GS1 Praxistag Elektronische Rechnung"

Praxistag Elektronische Rechnung

Auch heuer lud GS1 Germany wieder zum Praxistag Elektronische Rechnung — diesmal nach Köln ins GS1 Germany Knowledge Center — ein. Am Programm standen heuer wieder hochkarätige Vorträge, in denen spannende Inhalte zum Thema elektronische Rechnung und ZUGFeRD präsentiert wurden.


Praxistag Elektronische Rechnung
Praxistag Elektronische Rechnung

Die Vorträge im Detail

ZUGFeRD goes Europe

Im ersten Vortrag stellt Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Leiter FeRD die Geschichte von ZUGFeRD vor. Neben der historischen Entwicklung von ZUGFeRD wird im Vortrag auch die EU-Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vorgestellt. Teil dieser Richtlinie ist auch die Entwicklung eines europäischen Standards für ein semantisches Basisdatenmodell, das die in der elektronischen Rechnung strukturiert zu übermittelnden Daten auf inhaltlicher Ebene definiert. In einem Ausblick zeigt Hr. Engel-Flechsig auf, dass eine Übereinstimmung dieser EU Norm und ZUGFeRD angestrebt wird.

Das ZUGFeRD wird erwachsen

Im folgenden Vortrag stellt Andreas Pelekies, Senior Manager eBusiness/GSDN und Leiter des AP3 bei FeRD das ZUGFeRD Datenmodell 1.0 im Detail vor. Die Vision der ZUGFeRD-Entwickler ist dabei eine Plug and Play-Lösung, bei der der Austausch von elektronischen Rechnungen für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich ist. Rechnungsdaten werden vor allem beim Prüfen vor Buchung und Zahlung, bei der Zahlung sowie bei der Buchung verwendet. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung können Rechnungsdaten bereits automatisch aus dem im PDF/A-3 eingebetteten XML entnommen werden, und für diese Prozesse herangezogen werden. Dadurch beschleunigen sich auf Seiten des Rechnungsempfängers die Prüf-, Buch- und Zahlungsprozesse wesentlich und Kosten sowie Fehler durch manuelle Datenübernahme können vermieden werden.

Es wird auch noch einmal unterstrichen, dass es sich bei ZUGFeRD um keine rein deutsche Lösung handelt, da die Basis das semantische Datenmodell der Cross-Industry-Invoice Referenz-Library von UN/CEFACT ist.

Bei einem anschließenden Vergleich von EDI und ZUGFeRD wird gezeigt, dass sich beide Verfahren nicht ausschließen, sondern ergänzen. Bestehende EDI-Prozesse (z.B. auf Basis von EDIFACT EANCOM INVOIC) sollen durch ZUGFeRD nicht abgelöst werden. Im Gegenteil, jene Prozesse bei denen sich die Vollautomatisierung durch EDI aufgrund der geringen Beleganzahl nicht lohnt, können durch ZUGFeRD entsprechend "elektrifiziert" werden, wodurch auch bei geringem Belegvolumen eine automatische Verarbeitung auf Seiten des Rechnungsempfängers möglich ist.

ZUGFeRD und PDF/A-3

Im dritten Vortrag stellt Dr. Bernd Wild von intarsys GmbH das PDF/A-3-Format im Detail vor. PDF/A-3 ist bekanntlich das Trägerformat von ZUGFeRD, in welches die XML-Datei eingebettet ist. In einem sehr interessanten Überblick werden die verschiedenen Rechnungs­übermittlungs­formate, sowie deren spezifische Vor- und Nachteile vorgestellt.

PDF/A-3 eignet sich vor allem im Hinblick auf Langzeitarchivierung als Format für elektronische Rechnungen sehr gut. In einem regulären PDF können beispielsweise externe Bilder, Schriftarten usw. eingebunden sein, die zu einem Zeitpunkt in der Zukunft möglicherweise nicht mehr verfügbar sind. Eine 100%ige Reproduktion eines regulären PDFs ist daher zu einem bestimmten Zeitpunkt x in der Zukunft nicht garantiert. PDF/A-3 macht sehr strenge Vorgaben hinsichtlich der erlaubten Inhalte und ermöglicht somit eine fehlerfreie Darstellung — auch in der Zukunft.

Steuerliche Rechtsgrundlagen für elektronische Rechnungen

Im darauffolgenden Vortrag geht Dr. Christoph Swart, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei PKF Fasselt Schlage auf die steuerlichen Rechtsgrundlagen von elektronischen Rechnungen ein.

Zu gewährleisten sind bei einer Rechnung:

  • die Echtheit der Herkunft
  • die Unversehrtheit
  • und die Lesbarkeit

Unter Echtheit der Herkunft versteht man dabei die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Die Unversehrtheit des Inhaltes bedeutet, dass die nach Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Als lesbar gilt eine Rechnung, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Dabei legt jeder Unternehmer selbst fest, wie er die drei geforderten Eigenschaften einer Rechnung garantiert. Eine Möglichkeit ist beispielsweise das innerbetriebliche Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft.

In weiteren Ausführungen werden Besonderheiten bei der Datenübermittlung, die Aufbewahrung, sowie die Einschaltung von Dritten, wie beispielsweise Provider, behandelt.

Der Weg von der Papierrechnung zum e-Invoicing

In einem sehr praxisorientierten Vortrag stellt Dr. Thomas Rothe vom Universitätsklinikum Carl Gustav Carus anschließend die Erfahrungen des Universitätsklinikums in der Rolle des typischen Rechnungsempfängers vor.

Vielfach wird heute eine PDF-Rechnung immer noch mit einer elektronischen Rechnung gleichgesetzt. Obwohl die PDF-Rechnung zweifelsohne "elektronisch" ist, ist sie jedoch mitnichten auch vollelektronisch verarbeitbar. Der manuelle Aufwand bleibt derselbe wie bei einer Papierrechnung, da auch die PDF-Rechnung bei nicht ausreichender Texterkennung und Zuordnung der Rechnungsdaten manuell nachbearbeitet werden muss. Zusätzlich ist PDF, wie bereits im Vortrag von Dr. Wild vorgestellt, kein unveränderbares Format. Die Alternative auf Basis von ZUGFeRD scheint auch für das Universitätsklinikum eine vielversprechende Alternative zu sein.

ZUGFeRD, das Pferd ist gesattelt und galoppiert

Nach der Mittagspause setzt Werner Brinkkötter, Head of Accounting bei August Storck KG mit einer Vorstellung des ZUGFeRD End-to-End Prozesses bei Storck fort. Neben klassischen großen Lieferanten und Abnehmern, die bereits über ein reguläres EDI-Verfahren an Storck angebunden sind, gibt es noch eine Vielzahl von Lieferanten, die reguläre Rechnungen an Storck stellen. Von diesen Lieferanten nutzt bereits eine Vielzahl die Option Email + PDF-Rechnung. Parallel dazu bietet August Storck seinen Lieferanten nun auch die Möglichkeit an, ZUGFeRD-Rechnungen zu senden.

Im zweiten Vortrag stellt Tobias Ramforth von Leue & Nill Versicherungsmakler den Einstieg in die Welt der elektronischen Rechnung vor. Leue & Nill blickt auf über 30 Jahre Zusammenarbeit mit August Storck zurück und ist der Bitte von Storck nachgekommen, auch ZUGFeRD-Rechnungen zu stellen. Im Vortrag selbst wird die Umsetzung von ZUGFeRD mit Hilfe von .NET und C# bei Leue & Nill vorgestellt und interessante Tipps zur Fehlervermeidung bei der Generierung von C#-Klassen werden diskutiert.

ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen

Im folgenden Vortrag geht Rainer Räbiger, Teamleiter IKT + Service bei GS1 Germany, auf die Umsetzung von ZUGFeRD bei GS1 Germany ein. Im Rahmen des Projektes "Elektronischer Rechnungsversand bei GS1 Germany" hat GS1 Germany, selbst Kooperationspartner bei der Entwicklung des ZUGFeRD-Standards, alle Ausgangsrechnungen auf ZUGFeRD-Rechnungen umgestellt. Eindrucksvoll wird dabei das Einsparungspotential aufgezeigt, das durch die Automatisierung der Ausgangsrechnungsprozesse bei GS1 Germany realisiert wurde.

In der anschließenden Diskussionsrunde werden die Praxiserfahrungen und Hintergründe zum Thema elektronische Rechnungen weiter diskutiert.

Aktuelles aus der Finanzverwaltung

Im letzten Vortrag berichtet Bernhard Lindgens vom Bundeszentralamt für Steuern über aktuelle Themen aus der Finanzverwaltung. Durch aktuelle Gesetzesänderungen und Novellierungen ergeben sich eine Reihe von Anpassungen, die übersichtlich vorgestellt werden.

Zusammenfassung

Auch beim diesjährigen Praxistag elektronische Rechnung hatte man wieder die Gelegenheit spannende Themen rund um das Thema elektronische Rechnung und die elektronische Rechnungsverarbeitung zu erfahren. Für alle am Thema e-Rechnung Interessierten ist diese Veranstaltung ein absolutes Muss im Veranstaltungskalender. Wir freuen uns auf den nächsten Praxistag elektronische Rechnung, mit noch mehr erfreulichen Erfolgsgeschichten rund um das Thema elektronische Rechnung.

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