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Elektronische Rechnungen mit dem ecosio e-Invoicing Portal

Bisherige Einlieferungs­möglichkeiten

Bevor wir uns dem Portal widmen, wollen wir noch einmal die drei möglichen Einlieferungsvarianten,
die der Bund aktuell anbietet, vorstellen. Zusätzlich erlaubt der Bund auch noch die Einlieferung per PEPPOL. Auf diese
Variante wird hier aber nicht eingegangen.

Einlieferung per Web Service


Einlieferung per Web Service
Einlieferung per Web Service

Die Anbindung für Experten. Durch eine direkte Anbindung des ERP/FIBU-System an das Web Service von ER>B können
elektronische Rechnungen direkt aus der eigenen Software an den Bund versendet werden. Diese Lösung eignet sich
für Unternehmen mit großem Rechnungsvolumen, die elektronische Rechnungen direkt und ohne manuelle Intervention an
den Bund versenden möchten.

Für die Umsetzung dieser Anbindung muss das verwendete ERP/FIBU-System entsprechend erweitert werden, wozu spezielles technisches
Know-How notwendig ist. Ist dieses Know-How im Unternehmen nicht vorhanden, muss ein externer Dienstleister hinzugezogen werden.

Des Weiteren ist auch nicht jedes ERP/FIBU-System für eine Anbindung an das Web Service geeignet. Vor allem Standardsoftware
von der Stange (auch commercial-off-the-shelf Software genannt), lässt sich oft nur bedingt anpassen, was eine Anbindung
der ERP/FIBU-Software an das Web Service des Bundes unmöglich macht.

Einlieferung per Web Upload


Einlieferung per Web Upload
Einlieferung per Web Upload

Wenn die verwendete ERP/FIBU-Software bereits in der Lage ist ebInterface Rechnungen zu erzeugen, so können diese
über die Uploadschnittstelle direkt an den Bund übermittelt werden. Im Unterschied zur Übermittlung per Web Service
muss der Upload jedoch manuell durch einen Benutzer durchgeführt werden. Dadurch ist diese Lösung bei hohem
Rechnungsvolumen eher unpraktikabel.

Einlieferung per Webformular


Einlieferung per Web Formular
Einlieferung per Web Formular

Sofern das Unternehmen noch keine ERP/FIBU-Software im Einsatz hat mit Hilfe derer elektronische Rechnungen
erstellt werden können, kann das Webformular des Bundes für die Einbringung einer elektronischen Rechnung verwendet
werden. Dabei werden die Rechnungsdaten in einem Webformular manuell eingegeben. Im Hintergrund wird anschließend
automatisch das vom Bund gewünschte ebInterface Format erzeugt und an den Bund zugestellt.

Diese Option eignet sich vor allem für Klein- und Mittelunternehmen, die oft über keine eigene ERP/FIBU-Software
verfügen. Dennoch haben auch Klein- und Mittelunternehmen oft ein relativ hohes Rechnungsaufkommen, vor allem dann wenn
wiederholt Rechnungen an den Bund gestellt werden.

In diesem Fall stößt das Webformular schnell an die Grenzen der Benutzbarkeit. Daten müssen wiederholt eingegeben werden,
was zu einem hohen administrativen Aufwand für das KMU führt. Obwohl Rechnungen aus dem Webformular auch lokal als
Template gespeichert werden können, wird die Anzahl der Templates schnell unübersichtlich.
Hier schafft das ecosio e-Invoicing Portal Abhilfe.

Das ecosio e-Invoicing Portal

Mit Hilfe des ecosio e-Invoicing Portals können elektronische Rechnungen einfach erstellt werden und anschließend an die
Republik Österreich übermittelt werden. Es können nicht nur Rechnungen an die Republik Österreich versendet werden, sondern auch an
beliebige andere Empfänger. Je nach Anforderung des Empfängers werden dabei unterschiedliche Formate
unterstützt.

Die folgende Abbildung visualisiert dabei das grundlegende Szenario.


e-Invoicing Portal
e-Invoicing Portal

Über das zentrale ecosio e-Invoicing Portal können Rechnungsdaten einfach erfasst werden und anschließend in verschiedenen
Formaten an den gewünschten Empfänger zugestellt werden. Für die Anwender des Portals entsteht dadurch eine Reihe von
Vorteilen.

Rechnungstemplates

Nach dem Login im e-Invoicing Portal können Rechnungsdaten erfasst werden bzw. können auf Basis von bereits versendeten
Rechnungen sogenannte Rechnungstemplates angelegt werden. Ähnlich wie bei einer Überweisungsvorlage im Electronic
Banking, werden in einem Template alle wichtigen Rechnungsdaten gespeichert und können bei Bedarf jederzeit wieder
aufgerufen werden. Dies ist insbesondere bei wiederkehrenden Rechnungen hilfreich, da Artikelnummern, Empfänger IDs,
etc. nicht wiederholt eingegeben werden müssen.

Archivierung der versendeten Rechnungen

Auf Wunsch können bereits versendete Rechnungen im e-Invoicing Portal archiviert werden, um beispielsweise den steuergesetzlich
vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

Export von PDF-Versionen der Rechnungen

Die im e-Invoicing Portal erfassten Rechnungen können nicht nur an die Republik Österreich versendet werden,
sondern auch als PDF Dokument heruntergeladen werden. Damit können mit dem e-Invoicing Portal nicht nur Rechnungen an
die Republik Österreich erstellt werden, sondern Rechnungsdokumente an beliebige Empfänger erstellt werden.
Die dabei erstellten Rechnungen können direkt aus dem Portal heraus als PDF-Attachment an die entsprechenden Empfänger
per Email versendet werden.

Unterstützung für weitere e-Rechnungsstandards

Neben dem österreichischen ebInterface Standard können mit dem ecosio e-Invoicing Portal auch elektronische Rechnungen
im ZUGFeRD Format erstellt werden. ZUGFeRD ist ein deutscher e-Rechnungsstandard bei dem Rechnungsdaten sowohl als PDF
als auch als XML gespeichert werden. Möglich wird dies durch Einbettung der XML Rechnungsdaten in ein PDF/A Dokument.
Für Interessierte stellt der ZUGFeRD Arbeitskreis ein detailliertes Infopaket
zur Verfügung.

Anbindung an EDI-Systeme

Sofern ein Geschäftspartner Rechnungen in einem EDI-Format (z.B. EDIFACT) verlangt, so können die erfassten Rechnungsdaten
durch ecosio auch automatisch konvertiert und als EDIFACT-Datei an den Geschäftspartner zugestellt werden. Das KMU muss
dafür über keinerlei EDI-Wissen verfügen, sondern kann die Rechnungsdaten mit dem vertrauten e-Invoicing Portal erfassen.

Interessiert am e-Invoicing Portal?

Am e-Day 2014, der am 6. März 2014 in der Wirtschaftskammer Österreich stattfindet, wird das e-Invoicing Portal präsentiert.
Informieren Sie sich über die genauen Details und die Vorteile des e-Invoicing Portals an unserem
Ausstellungsstand.

Keine Lust zu warten? Nehmen Sie gleich mit uns Kontakt auf.

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