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Checkliste für eine erfolgreiche EDI-Projektabwick­lung

EDI-Checkliste

In der folgenden Checkliste zeigen wir die wichtigsten Punkte auf, die es im Rahmen eines EDI-Projekts zu berücksichtigen gilt. Die Checkliste ist dabei ein guter Startpunkt um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, was alles durchgeführt werden muss und in welcher Reihenfolge.


5 Schritte für ein erfolgreiches EDI-Projekt
5 Schritte für ein erfolgreiches EDI-Projekt

Schritt 1 – Was sind meine Anforderungen?

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Welche Prozesse möchte ich automatisieren (Bestellung, Lieferabruf, Lieferschein, Rechnung, etc.)?
  • Wie sind die technischen Möglichkeiten meines ERP-Systems? Wird bereits EDI eingesetzt?
  • Habe ich Kapazität und Know-How inhouse oder will ich an einen EDI-Dienstleister auslagern?

Jetzt haben Sie:

  • Grundsätzlichen Überblick darüber, was das eigene ERP-System bezüglich EDI kann
  • Anforderungsprofil für den EDI-Prozess
  • Klarheit über Kapazitäten im Unternehmen

Schritt 2 – Wer sind meine EDI-Partner?

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

  • Tausche ich Daten mit Kunden, Lieferanten oder mit beiden aus? Und mit wie vielen?
  • Nutzen meine Partner bereits EDI-Funktionalitäten?
  • Um welche Dokumenttypen und Dateiformate handelt es sich?

Jetzt haben Sie:

Vollständige Partner-Übersicht als Matrix über:

  • Alle Partner und gewünschte Dokumenttypen (EDI-Fähigkeit, Protokoll(e) & Sonderanforderungen)
  • Anzahl der Nachrichten und/oder erwartete Datenmenge

Nun haben Sie alle Parameter um Angebote für Inhouse- und Managed EDI-Lösungen zu vergleichen.

Schritt 3 – Angebote vergleichen

Diese Fragen sollten Sie sich stellen:

Wie ist das Angebot aufgebaut?

  • Leistungsumfang vergleichbar und vollständig?
  • Preiskalkulation pauschal oder nach Aufwand?
    (ev. höhere Kosten bei aufwandsbasierter Abrechnung!)
  • Projektmanagement inkludiert?
  • Einschränkungen bei Formaten oder Protokollen?

Gibt es Referenzen der Anbieter?

Habe ich alle Kosten sowie die Auslastung meiner Mitarbeiter im Falle einer Inhouse-Lösung bedacht?

Jetzt haben Sie:

  • Entscheidung: Umsetzung Inhouse oder mit EDI-Dienstleister
  • Auswahl eines Anbieters

Schritt 4 – Planung der Umsetzung (mit dem EDI-Dienstleister)

Ihre nächsten Schritte:

  • Projektorganisation & -Terminplanung, Priorisierung der Partner für das Onboarding
  • Aufbau der IT-Infrastruktur für ein Test- und ein
    Produktivsystem
  • Abgleich Partneranforderungen zu Formaten mit eigenen Rahmenbedingungen
  • Prozessdefinition und Partneransprache für Stammdatenübertragung

Jetzt haben Sie:

  • Projektplan mit klarer Priorisierung und Timeline
  • Zeitplan & Reihenfolge der Anbindungen
  • Standardprozess zur Stammdatenübertragung

Schritt 5 – Projektdurchführung (übernimmt der EDI-Dienstleister)

Für jede Partneranbindung:

  • Abstimmung Übertragungskanal/-protokoll, Verbindungsaufbau, Nachrichtenformat
  • Austausch Testbelege für alle Belegstufen, Konvertierung und Einlesen in das Empfängertestsystem, Prüfung durch die Fachabteilung
  • Parallelbetrieb EDI und altes System für ca. 2 Wochen, Erhebung von Optimierungspotentialen
  • Livebetrieb – vollautomatischer Nachrichtenaustausch, alte Systeme werden abgeschaltet

Jetzt haben Sie:

  • Ein erfolgreich umgesetztes EDI-Projekt

Zusammen­fassung

Sie haben noch Fragen zum Thema elektronischer Datenaustausch oder überlegen eine EDI-Lösung einzuführen? Zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat — wir helfen Ihnen gerne weiter!

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