Warum XRechnung?
Seit November letzten Jahres müssen Bundesbehörden in Deutschland XRechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 27.11.2020 sind alle Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung dazu verpflichtet, Rechnungen in diesem Format erstellen und versenden zu können.
Die XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification), die gemäß der Europäischen Norm 16931, welche aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU entstanden ist, entwickelt wurde. Die EN 16931 gibt zwei gültige XML-Schemata vor: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Dies bedeutet, dass XRechnungen in einem der beiden Formate übermittelt werden müssen.
Mit der XRechnung wurde ein Standard geschaffen, der den einheitlichen Aufbau einer elektronischen Rechnung definiert und der es Auftragnehmern und -gebern ermöglicht, Rechnungsworkflows, unter Einsatz von einheitlichen Technologien, zu automatisieren.
Zwar wird die Nutzung des Standards zunächst nur für den B2G-Bereich (Business-to-Government) verpflichtend, es ist aber davon auszugehen, dass sich durch die gesetzlichen Bestimmungen in diesem Bereich der Standard rasch in Deutschland verbreiten und auch in anderen Sektoren Einzug finden wird – unter anderem auch im B2B-Bereich (Business-to-Business). Dadurch ist es durchaus sinnvoll, den Standard vollends zu integrieren, sprich, Unternehmen sollten XRechnungen erstellen und versenden aber auch empfangen und verarbeiten können.
Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Umsetzung der XRechnung
In den folgenden Abschnitten gehen wir auf die wichtigsten Punkte ein, die ein Unternehmen prüfen und planen muss, bevor mit der eigentlichen Umsetzung und Einführung der XRechnung gestartet werden kann.
Das eigene ERP-System prüfen
Welche Voraussetzungen erfüllt das ERP-System bereits, welche Funktionen können im System erweitert werden und für welche Bereiche sollte externe Unterstützung angefragt werden?
Um diese Fragen beantworten zu können, muss zuvor geklärt werden, ob XRechnungen nur gesendet oder auch empfangen werden.
Die notwendigen Schritte für beide Szenarien sind wie folgt.
XRechnungen erstellen und versenden
Zunächst muss der Rechnungsausgangsprozess betrachtet werden: Wie werden Rechnungen momentan erstellt? Wenn das Unternehmen noch mit Papierrechnungen arbeitet, muss eine Lösung gefunden werden, um den Prozess zu digitalisieren. Wenn bereits ein ERP-System im Einsatz ist, muss geprüft werden, ob es im momentanen Zustand elektronische Rechnungen erstellen kann oder ob ein Software-Modul zusätzlich aktiviert werden muss. Gegebenenfalls muss auch eine Erweiterung im ERP-System programmiert werden.
ERP-Einstellungen
Durch die Änderung des Rechnungsausgangsprozesses müssen auch die generellen Nachrichteneinstellungen im ERP-System angepasst werden. Im Falle von SAP ERP bedeutet dies beispielsweise, dass die Nachrichtenfindung angepasst und der Versand von Druckausgabe auf EDI umgestellt werden muss. Dazu sollte ein entsprechendes Projekt aufgesetzt werden, denn es gilt die Einstellungen umzusetzen, zu testen, den Fachbereich zu schulen, die EDI-Anbindungen zu realisieren, externe Dienstleister zu koordinieren, etc.
SAP-Customizing-Einstellungen zur Nachrichtenfindung.
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Neben den notwendigen Einstellungen im ERP-System muss auch die Erstellung des notwendigen Zielformats XRechnung geprüft werden.
XRechnung erstellen
ERP-Systeme, wie beispielsweise SAP ERP, können nativ keine Dokumente in den Formaten UBL oder UN/CEFACT CII erstellen. Um Dokumente dennoch in das erforderliche Format konvertieren zu können, muss geklärt werden, ob das ERP-System über eine passende Exportschnittstelle verfügt. Mithilfe dieser Schnittstelle können die notwendigen Daten einem Konverter zur Verfügung gestellt werden können. Der Konverter empfängt die exportierten Daten und erstellt die e-Rechnung die dem Standard XRechnung entspricht.
Wenn schon ein Konverter für andere Dokumenttypen im Einsatz ist, kann dieser unter Umständen erweitert werden. Wird noch kein Konverter genutzt, muss das Unternehmen nach einer passenden Lösung suchen. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten: Entweder bietet der Hersteller des ERP-Systems ein Modul an oder die interne IT-Abteilung programmiert die notwendige Konvertierung. Um Ressourcen zu sparen, kann auch ein Dienstleister beauftragt werden, der die Konvertierung des internen Datenformats in das XRechnung-Format vornimmt. Im Normalfall übernimmt der Dienstleister in diesem Fall auch die Zustellung der Nachricht an den Rechnungsempfänger und das Monitoring des Rechnungsdatenaustausches.
Das Exportieren und Konvertieren von Daten ist im Idealfall ein automatisierter Prozess, der keinen menschlichen Input benötigt. Um allerdings die Fehlerfreiheit des Prozesses gewährleisten zu können, müssen zunächst alle notwendigen Stammdaten im System gepflegt sein. Wichtig ist, dass beispielsweise Artikelbezeichnungen und Identifikationsnummern, Mengeneinheiten, Partneridentifikationen usw. durchgängig gepflegt sind. Auch die Empfangs-IDs (im XRechnungs-Sprech auch Leitweg-ID genannt) der Rechnungsempfänger müssen vorhanden sein, da ansonsten Dokumente bei automatischen Übermittlungsmethoden nicht zugestellt werden können.
Dies führt uns auch gleich zum nächsten Punkt: Nun, da festgestellt wurde wie und ob XRechnungen erstellt werden können, muss in Folge geprüft werden, welche Übermittlungsmethode zum Einsatz kommen soll.
XRechnung übertragen
Folgende Technologien können eingesetzt werden, wenn Firmen nur wenige Rechnungen erstellen und an Behörden übermitteln:
- De-Mail
- EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach)/VPS (Virtuelle Poststelle des Bundes).
Für den Massenversand von Rechnungen kommen die genannten Methoden nicht in Frage und es müssen spezielle Übertragungsprotokolle verwendet werden. Die Behörden in Deutschland setzen hierzu durchgehend auf Peppol (Pan-European Public Procurement Online) – ein mittlerweile weit verbreitetes Protokoll, welches von der EU entwickelt wurde. Um Dokumente über Peppol versenden zu können, wird ein Access Point benötigt. Sofern die ID des Empfängers bekannt ist, können über diesen einen Access Point Dokumente an jeden beliebigen Empfänger im Peppol-Netzwerk gesendet werden. Hier wird auch der große Vorteil dieser Zustellmethode erkennbar – es reicht die Empfängerkennung (im Falle von XRechnung die Leitweg-ID) um Rechnungen an jeden beliebigen öffentlichen Rechnungsempfänger in Deutschland zu versenden.
Als Unternehmen muss man also nicht viele verschiedene Verbindungen zu den Behörden aufbauen, sondern es reicht ein einziger Zugang zu einem Peppol Access Point. Unternehmen können hierzu einen Dienstleister beauftragen, der einen zertifizierten Peppol-Access Point zur Verfügung stellt, über welchen Daten mit dem Empfänger ausgetauscht werden können.
Peppol arbeitet dabei bidirektional – d.h. über Peppol kann ein Unternehmen auch strukturierte Daten von Behörden empfangen. Denkbar für zukünftige Anwendungen wären hier beispielsweise Bestelldaten.
Peppol ist dabei nicht auf die Behördenkommunikation eingeschränkt, sondern findet auch im B2B-Bereich eine weite Verbreitung. Sobald man eine Anbindung an einen Peppol-Access Point realisiert hat, kann jeder Teilnehmer im Peppol-Netzwerk auf der ganzen Welt erreicht werden – egal ob Behörde oder Unternehmen. Mit einer einzigen Verbindung können daher alle Rechnungsempfänger, die Peppol unterstützen, beschickt werden. Außerdem sind wie zuvor bereits erwähnt, alle Behörden in Deutschland in der Lage, Dokumente über Peppol zu empfangen.
Zusammengefasst ergeben sich für ein Unternehmen die folgenden Aufgaben für den Rechnungsversand:
- Rechnungsstellungsprozess im ERP-System prüfen
- Möglichkeiten zum Export der Daten prüfen
- Übersetzung der ERP-internen Daten auf XRechnung realisieren
- Möglichkeiten zum Versand der Rechnungen prüfen
- Abwicklung des Rechnungsversands im täglichen Betrieb prüfen
XRechnungen empfangen und verarbeiten
Bevor sich Unternehmen mit dem Import von XRechnungen beschäftigen, sollte zuvor der aktuelle Workflow zum Empfang und zur Genehmigung von Eingangsrechnungen im Unternehmen analysiert werden. Wie sieht dieser aus und kann der Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen in diesen integriert werden?
Die Verarbeitung von hohen Rechnungsmengen findet eventuell schon automatisiert im ERP-System statt, wodurch Ressourcen gespart werden und die Fehlerquote reduziert wird. Ziel sollte es sein, XRechnungen in ein für das System verarbeitbares Format umzuwandeln, um somit eine nahtlose Integration in die bestehenden Prozesse gewährleisten zu können.
Zusätzlich wird ein Kanal benötigt, über welchen Unternehmen Dokumente empfangen können. Auch hier sollte der Kontakt zu Geschäftspartnern hergestellt werden, um sich auf ein Übertragungsprotokoll zu einigen. Dieses Protokoll kann beispielsweise Peppol sein, wofür wie beim Rechnungsversand ein Peppol-Access Point benötigt wird. Wie bereits im vorherigen Abschnitt erläutert, kann ein Dienstleister diesen zur Verfügung stellen und somit als Übermittler fungieren.
Um die empfangenen Dokumente in das ERP importieren zu können, wird eine Importschnittstelle benötigt, über welche die Daten in das System eingelesen und somit verarbeitbar gemacht werden können. Wenn bereits eine solche Schnittstelle besteht, muss geprüft werden, ob diese auch mit UBL und UN/CEFACT CII arbeiten kann. Wenn nicht, muss die IT-Abteilung oder ein externer Spezialist mit der Umsetzung und Integration einer Lösung beauftragt werden.
Ebenso ist hier wieder auf die Pflege und Strukturierung der Stammdaten zu achten: Können externe Artikeleinheiten umgeschlüsselt werden, oder muss der Prozess erst im ERP umgesetzt werden? Außerdem ist zu klären, wie die Zuordnung der Sender-ID zum Kreditor erfolgen kann.
Im Rahmen des Rechnungsempfangs ergeben sich für das Unternehmen die folgenden Aufgaben:
- Rechnungseingangsprozess und eingesetztes ERP-System prüfen
- Möglichkeiten zum Empfang der XRechnungen prüfen
- Möglichkeiten zum Import der Daten prüfen
- Abwicklung des Rechnungsempfangs im täglichen Betrieb prüfen
Laufende Übermittlung und Monitoring
Die Prozesse zum Versand und Empfang von XRechnungen laufen im Idealfall vollautomatisiert. Generell besteht aber stets die Möglichkeit, dass es bei der Konvertierung oder Übermittlung der Rechnungen zu Fehlern kommt, weil beispielsweise verpflichtende Daten für die Erstellung der XRechnung nicht vorhanden sind.
Der gesamte Rechnungseingangs- sowie Rechnungsausgangsprozess muss daher laufend überwacht werden, damit bei Fehlern rechtzeitig eingegriffen werden kann.
Hat ein Unternehmen eine eigene Lösung für den Umgang mit XRechnungen entwickelt, müssen Überwachungsmaßnahmen getroffen werden, die es den zuständigen Personen erlaubt, den Vorgang zu stoppen und sich mit der Fehlerbehebung zu befassen.
Wenn ein externer Spezialist für den Rechnungsübermittlungsprozess hinzugezogen wurde, hat dieser bereits die notwendigen Systeme und Prozesse im Einsatz, um ein durchgehendes Monitoring gewährleisten zu können. Um Ressourcen zu sparen und eine schwer wartbare Lösung mit verschiedenen Modulen und Softwarekomponenten im ERP-System des Unternehmens zu vermeiden, kann der Dienstleister sich auch um die Konvertierung und Validierung der Dokumente kümmern.
Beispielhafter XRechnungsworkflow mithilfe eines Dienstleisters
Dadurch bleiben interne Prozesse so gut wie unangetastet, da die Erstellung der XRechnungen und die Validierung der Dienstleister übernimmt. Schlägt die Erstellung oder Validierung einer XRechnung fehl, wird diese nicht an den Empfänger übermittelt. Stattdessen wird ein Prozess zur Fehlerbehebung gestartet. Handelt es sich bei dem Fehler zum Beispiel um fehlende Daten, werden die zuständigen Personen im Unternehmen informiert. Dieser Prozess läuft automatisch und kann auch mit bestehenden Workflows im ERP-System kombiniert werden – zB mit SAP Workflows.
Somit werden nur valide Rechnungen versendet und es wird dem Empfänger kein Grund zur Beeinspruchung der Rechnung gegeben.
Zusammenfassung
Zur Umsetzung der XRechnung muss zunächst der Istzustand der betroffenen Prozesse sowie des ERP-Systems geprüft werden. Auch darf nicht vergessen werden, dass die eingesetzten Prozesse überwacht werden müssen, um Fehler rechtzeitig beseitigen zu können. Dabei können Unternehmen ihre bestehenden Systeme ausbauen oder einen Dienstleister beauftragen, der die Konvertierung, Übermittlung und Überwachung der Prozesse übernimmt.
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