Im heutigen Beitrag gehen wir näher darauf ein, wie Unternehmen UBL-Dokumente mit Attachments gemäß dem Standard XRechnung in SAP erzeugen und verarbeiten können. Zusätzlich widmen wir uns dem Empfang und dem Versand von XRechnungen im UBL-Format und wie der reibungslose Dokumentenaustausch mit Geschäftspartnern über PEPPOL gewährleistet werden kann.

Hintergrund

Ab dem 27. November 2019 müssen sämtliche Bundesbehörden in Deutschland in der Lage sein, XRechnungen empfangen und verarbeiten zu können. XRechnung ist die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) die aus der EU-Norm EN 16931 entstanden ist. Die EN 16931 sieht zwei Arten von XML-Schemata vor: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII).

Unternehmen, die Auftragnehmer öffentlicher Einrichtungen sind, müssen in der Lage sein, XRechnungen erstellen und versenden zu können. Des Weiteren kommt das Rechnungsformat auch im B2B-Bereich zum Einsatz, weswegen es für Unternehmen sinnvoll ist, das ERP-System fit für die Erstellung und Übermittlung sowie für den Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen zu machen.

SAP ERP ist eines der verbreitetsten ERP-Systeme weltweit, kann aber out-of-the-box keine Dokumente gemäß dem UBL-Standard erstellen, konvertieren oder lesen. Dies bedeutet, dass das SAP ERP ohne Zusatzmodule nicht mit dem Standard XRechnung arbeiten kann und Unternehmen sich nach passenden Lösungen umsehen müssen.

UBL-Dokumente in SAP mithilfe des EPO Connectors erzeugen

Das SAP ERP-System kann keine XML-Dateien aus den SD und FI-Modulen heraus erzeugen, die der UBL-Spezifikation entsprechen. Allerdings kann durch den Einsatz einer Middleware in Verbindung mit einem Dienstleister eine Lösung geschaffen werden. Der EPO Connector ist eine solche Middleware-Lösung, die direkt in das SAP-System integriert wird und worüber weitere externe Produkte und Services an das SAP angeschlossen werden können. Somit lassen sich kostengünstig zusätzliche Funktionen in SAP hinzufügen, ohne selbst in das System eingreifen zu müssen.

Im Folgenden sehen wir uns an, wie mithilfe des EPO Connectors UBL-Dateien mit Attachments erstellt, versendet aber auch empfangen und verarbeitet werden können.

XRechnungen mit Attachments erstellen und versenden

Mithilfe des EPO Connectors können e-Rechnungen im UBL-Format aus SD und FI-Belegen erstellt werden. Da die Middleware in ABAP geschrieben ist und damit direkt in SAP läuft, ist kein externes Tool notwendig und der Rechnungsworkflow kann vollständig in SAP abgebildet werden. Zudem können mithilfe des EPO Connectors Attachments in UBL integriert werden, die direkt als Base64-codierte Zeichenketten im Dokument eingebettet werden. Hierfür gibt es in UBL eigene Attachement-Elemente (cac:AdditionalDocument­Reference):

Auszug eines Base64-codierten Attachments in UBL

Auszug eines Base64-codierten Attachments in UBL

Der EPO Connector kümmert sich um die richtige Codierung und Einbettung der gewünschten Anhänge und erstellt die finale UBL-Datei gemäß der XRechnungs-Spezifikation. Um die erstellte e-Rechnung an den Empfänger übermitteln zu können, kann ein Dienstleister wie ecosio mit der Middleware verbunden werden. ecosio liest die Sender- und Empfängerkennung sowie den Dokumenttyp aus und sendet die Rechnung über den erforderlichen Kanal an den Rechnungsempfänger. Somit entsteht ein durchgängiger und nahtloser Rechnungsversand- und Rechnungsempfangsprozess. Für den automatischen Versand von XRechnungen muss PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) verwendet werden, welches von der Europäischen Union entwickelt wurde und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden erleichtern soll. Der Dienstleister verbindet sich in diesem Fall mit dem PEPPOL Access Point des Empfängers, der die übermittelten XRechnungen entgegennimmt und zur Bearbeitung weiterleitet.

XRechnungen mit Attachments empfangen und verarbeiten

Der Rechnungsempfangsprozess mithilfe des EPO Connectors erfolgt analog zum Rechnungsversand. Der EDI-Dienstleister nimmt Rechnungen über die erforderlichen Protokolle entgegen (zB PEPPOL) und übergibt diese an den EPO Connector, welcher die Weitergabe der Belege an das SAP-System des Unternehmens steuert. Da SAP nicht mit dem XML-Format UBL arbeiten kann, müssen die empfangenen Dokumente in das nötige SAP-Format umgewandelt werden. Der EPO Connector ist für die richtige Konvertierung zuständig und entpackt etwaige Anhänge aus dem UBL.

Rechnungsbuch für Eingangsrechnungen das vom EPO Connector zur Verfügung gestellt wird.

Rechnungsbuch für Eingangsrechnungen das vom EPO Connector zur Verfügung gestellt wird.

Diese Attachments werden an den finalen SAP-Beleg angehängt und können wie gewohnt im System eingesehen werden. Nun kann der Genehmigungsworkflow in SAP gestartet und Rechnungen entsprechend zur Zahlung freigegeben werden.

Im Document Viewer können Dokumente in den Formaten XML und PDF eingesehen werden.

Im Document Viewer können Dokumente in den Formaten XML und PDF eingesehen werden.

Übermittlung von UBL-Rechnungen durch ecosio

Dank der Anbindung von ecosio an das SAP-System können Dokumente in verschiedenen strukturierten Formaten über alle gängigen EDI-Protokolle versendet werden. Neben den gängigen Protokollen zum Dokumentenaustausch wie X.400, AS2, SFTP, SMTP, OFTP2, sowie EDI-Netzwerke wie GXS, INOVIS, etc. können Dateien auch über spezielle Plattformen wie PEPPOL, FACe (Spanien) oder das Sistema di Interscambio (Italien) versendet werden.

Damit lässt sich ein Versand und ein Empfang von UBL-Dokumenten über das PEPPOL-Netzwerk einfach und schnell realisieren.

Konvertierung und Versand von UBL-Dokumenten mit dem EPO Connector und ecosio

Konvertierung und Versand von UBL-Dokumenten mit dem EPO Connector und ecosio

Da ecosio die Anbindung beliebiger Partner über unterschiedliche Protokolle erlaubt, können Unternehmen auf teure Spezial­programmierungen in SAP verzichten. In Verbindung mit dem EPO Connector bleiben Firmen auf dem neuesten Stand der tech­nologischen Anforderungen rund um EDI und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Zusammen­fassung

Der EPO Connector erlaubt es Unternehmen Rechnungen in SAP in das XML-Format UBL zu konvertieren und Attachments anzuhängen. Ebenso können UBL-Dokumente empfangen, in ein SAP-Format umgewandelt und anschließend bearbeitet werden. In Verbindung mit ecosio können die erstellten Rechnungen über alle gängigen Austauschprotokolle versendet werden. Auch der Versand und der Empfang von XRechnungen über PEPPOL ist mit ecosio möglich.

Somit sind Firmen nicht auf teure Zusatzsoftware für SAP angewiesen, sondern können eine langfristige und kostenschonende Strategie verfolgen, um die sich stetig steigenden Anforderungen rund um e-Rechnungen zu erfüllen.

Noch Fragen?

Sie haben noch Fragen zum Thema UBL-Dokumente in SAP und wie diese erstellt und versendet werden können? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat – wir helfen Ihnen gerne weiter!