Was ist ein EDI-Konverter und wozu brauche ich diesen? Die wichtigsten Details.
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Als Teil des elektronischen Datenaustausches zwischen Unternehmen werden heute vielerorts EDI-Konverter eingesetzt. Diese speziellen IT-Lösungen übersetzen zwischen den verschiedenen EDI-Formaten von Sendern und Empfängern.

Wir stellen im folgenden Beitrag die Konzepte hinter einem EDI-Konverter vor und zeigen die Unterschiede zwischen einem lokalen EDI-Konverter und einem EDI-Konverter als Managed Lösung auf.

Ausgangssituation in Unternehmen

Unternehmen tauschen heute Dokumente nicht mehr auf herkömmlichem Wege in postalischer Form aus, sondern es kommen vermehrt elektronische Lösungen zum Einsatz. Diese reichen vom mittlerweile in die Jahre gekommenen Fax bis hin zu PDF-Dokumenten, welche elektronisch per Email versendet werden.

Mehr und mehr wird aber auch der vollautomatische Austausch von Belegen gefordert. Dabei werden Belegdaten wie Bestellungen, Lieferscheine, Zahlungsavisierungen usw. vollautomatisch und ohne menschliche Interaktion zwischen den Systemen der beteiligten Unternehmen ausgetauscht. Dieses Konzept ist auch unter dem Namen Elektronischer Datenaustausch (engl. Electronic Data Interchange - EDI) bekannt.

Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, sind Unternehmen im Zusammenhang mit EDI mit gewissen Herausforderungen konfrontiert.

EDI-Ausgangssituation im Unternehmen

EDI-Ausgangssituation im Unternehmen

Zum einen unterstützen bzw. fordern die verschiedenen Geschäftspartner unterschiedliche EDI-Formate, wie beispielsweise VDA, ANSI X12 oder EANCOM. Das unternehmenseigene ERP-System unterstützt üblicherweise aber nur ein einheitliches und zentrales Import- und Exportformat. Im Falle von SAP ERP ist dieses Format beispielsweise IDoc (Intermediate Document). Andere ERP-Systeme unterstützen ähnliche XML, CSV oder Flat-Text-basierte Formate.

Zum anderen werden EDI-Nachrichten über unterschiedliche EDI-Protokolle wie AS2, X.400, SFTP, etc. ausgetauscht. Diese Protokolle müssen vom Unternehmen unterstützt werden, damit EDI-Nachrichten gesendet und empfangen werden können.

Um dieser Heterogenität zu begegnen, kommen – zumindest was EDI-Formate betrifft – EDI-Konverter-Lösungen zum Einsatz.

Prinzip eines EDI-Konverters

Ein EDI-Konverter dient als zentrale Übersetzungseinheit zwischen einem sendenden System und einem empfangenden System. Wie in der folgenden Darstellung angeführt, können Belegdaten im nativen ERP-Format exportiert werden (zB Bestellungen). Anschließend werden die Bestellungen in das richtige Zielformat des Empfängers übersetzt (zB ANSI ASC X12 850 Purchase Orders) und können somit von diesem verarbeitet werden.

EDI-Konverter

EDI-Konverter

Die Übersetzung funktioniert auch in die andere Richtung – wenn beispielsweise ein Lieferant eine Bestellbestätigung retourniert. Die im EDI-Konverter hinterlegten Übersetzungsvorschriften werden auch EDI-Mappings genannt. Für jeden EDI-Standard eines potentiellen Senders oder Empfängers müssen im EDI-Konverter entsprechende EDI-Mappings hinterlegt werden.

Überlegungen vor dem Einsatz eines EDI-Konverters

Für ein Unternehmen stellt sich vor dem Einsatz eines EDI-Konverters die Frage, ob der EDI-Konverter lokal (on-premise) betrieben werden soll, oder ob eine Managed Lösung zum Einsatz kommt, die von einem externen Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.

Im Folgenden stellen wir diese beiden grundsätzlichen Ansätze genauer vor und zeigen auf, welche Überlegungen hinsichtlich der entstehenden Kosten angestellt werden müssen.

EDI-Konverter als Inhouse-Lösung

Eine Möglichkeit stellt der Betrieb des EDI-Konverters als lokale Lösung dar. Wie im Folgenden dargestellt, wird der Konverter dabei als eigenständige IT-Lösung vom Unternehmen selbst betrieben.

Lokaler EDI-Konverter ohne EDI-Dienstleister

Lokaler EDI-Konverter ohne EDI-Dienstleister

Das bedeutet, dass alle notwendigen EDI-Mappings vom Unternehmen selbst erstellt und gepflegt werden müssen. Vom Unternehmen müssen dafür entsprechende Personalressourcen zur Verfügung gestellt werden. Dies erfolgt idealerweise in einer redundanten Ausgestaltung, sodass Urlaubsabwesenheiten und Krankenstände berücksichtigt werden können. Des Weiteren muss der unterbrechungsfreie Betrieb der EDI-Konverter-Lösung garantiert sein, indem diese beispielsweise redundant auf verschiedenen Systemen verfügbar ist und Skalierungskonzepte wie Load Balancer zur Anwendung kommen.

Hinsichtlich der Übertragung der Nachrichten kann entweder ein EDI-Dienstleister beauftragt werden, oder das Verbindungsmanagement erfolgt durch das Unternehmen selbst. Da unterschiedliche Geschäftspartner unterschiedliche EDI-Übertragungs­protokolle einsetzen können, muss das Unternehmen diese auch entsprechend unterstützen. Dadurch müssen beispielsweise eigene Lösungen für AS2, X.400, OFTP2, SFTP etc. betrieben werden, was einen entsprechenden Wartungs-, Betreuungs- und Lizenzaufwand für Server-Software bedeutet.

Teilweise unterstützen EDI-Konverter diese EDI-Protokolle direkt (zB AS2 oder OFTP2). In den meisten Fällen müssen diese Module dann auch entsprechend lizensiert werden, was den Preis der lokalen Lösung steigen lässt. Bei speziellen Fragen wie Anbindungen über Web Services oder Anbindungen an Netzwerke wie PEPPOL usw. muss gegebenenfalls eigene Server-Software angeschafft werden. Des Weiteren muss auch auf den Serverbetrieb Rücksicht genommen werden. Bei AS2 muss beispielsweise eine 24/7 verfügbare Lösung zur Verfügung stehen, sodass andere Geschäftspartner jederzeit senden können.

Alternativ kann der lokale EDI-Konverter auch an einen EDI-Dienstleister angebunden werden. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, muss in diesem Fall nur eine einzelne Verbindung zum einem externen EDI-Dienstleister betrieben werden - beispielsweise über SFTP oder AS2.

Lokaler EDI-Konverter mit EDI-Dienstleister

Lokaler EDI-Konverter mit EDI-Dienstleister

Über diese zentrale Verbindung werden alle Nachrichten für alle Geschäftspartner übertragen. Der EDI-Dienstleister stellt sicher, dass jeder Geschäftspartner seine Nachrichten über das korrekte EDI-Protokoll übertragen bekommt. Damit fällt auf Seiten des Unternehmens die Notwendigkeit für die Unterstützung von verschiedenen EDI-Protokollen weg.

EDI-Konverter als Managed Service

Alternativ zum Betrieb des EDI-Konverters als lokale IT-Lösung, kann ein EDI-Konverter als Managed Lösung bei einem externen EDI-Dienstleister betrieben werden. Die folgende Abbildung veranschaulicht das dabei zur Anwendung kommende Prinzip.

EDI-Konverter als Managed Service Lösung

EDI-Konverter als Managed Service Lösung

Das Unternehmen sendet das ERP-eigene Exportformat an den EDI-Dienstleister. Dieser stellt die Übersetzung in das korrekte Zielformat des Empfängers und die Zustellung über das korrekte EDI-Protokoll sicher. Umgekehrt werden ankommende Nachrichten über das richtige Protokoll empfangen und in das ERP-Importformat des Unternehmens übersetzt. Anschließend erfolgt der Import in das ERP-System des Unternehmens.

Für die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem EDI-Dienstleister kommen Protokolle wie SFTP zur Anwendung oder es erfolgt eine noch tiefere Integration in das ERP-System – beispielsweise auf Basis der ERPEL-Schnittstelle (ERP Exchange Language).

Vorteile einer Managed EDI-Konverter-Lösung

Durch die Verwendung einer Managed-Lösung entstehen für das Unternehmen wesentliche Vorteile im Vergleich zum Betrieb eines lokalen EDI-Konverters.

Geringe Total Cost of Ownership

Durch die Verwendung einer Managed Lösung können die Total Cost of Ownership (TCO) für ein Unternehmen signifikant reduziert werden. Anstatt eine eigene Softwarelösung anzuschaffen, zu warten und zu betreiben, wird die Konverter- und Routing-Lösung on-demand vom EDI-Dienstleister bezogen. Der EDI-Dienstleister setzt die notwendigen EDI-Mappings um und führt Neuaufschaltungen von EDI-Partnern durch. Die dadurch erzielten Skaleneffekte können vor allem in Hinblick auf den Preis an das Unternehmen weitergegeben werden.

Einfache Skalierbarkeit und Verfügbarkeit

Neue EDI-Partner können durch den EDI-Dienstleister einfach und schnell aufgeschaltet werden, da jederzeit Kapazitäten zur Verfügung stehen. Damit ist das Unternehmen in der Lage die Anlaufzeiten für EDI wesentlich zu reduzieren und damit die EDI-Anforderungen von Geschäftspartnern schneller zu erfüllen. Dies hilft Kosten zu sparen und die Potentiale durch den Einsatz von EDI schneller zu nutzen.

Durch die Verwendung eines Dienstleisters muss das Unternehmen auch keine eigene EDI-Infrastruktur 24/7 zur Verfügung stellen. Die Verbindung zwischen dem EDI-Dienstleister und dem ERP-System wird asynchron realisiert, sodass das ERP-System für nächtliche Wartungen offline genommen werden kann. EDI-Nachrichten werden auf Seiten des EDI-Dienstleisters vorgehalten und vom ERP-System abgeholt bzw. an dieses zugestellt, sobald es wieder verfügbar ist.

Schnellere Innovation

Neue EDI-Standards und Protokolle müssen nicht vom Unternehmen selbst umgesetzt werden, sondern werden vom EDI-Dienstleister realisiert und anschließend dem Unternehmen zur Verfügung gestellt. Dadurch kann das Unternehmen neue Protokolle wie PEPPOL oder spezielle EDI-Formate ohne höheren Kostenaufwand unterstützen.

Vereinheitlichung und Vereinfachung

Für ein Unternehmen stellen EDI-Anbindungen und die Umsetzung von EDI-Mappings oft projekthafte, nicht wiederkehrende Tätigkeiten dar. Dadurch gehen Synergien verloren und Mehraufwände entstehen. Für den EDI-Dienstleister gehören Tätigkeiten wie die Umsetzung von EDI-Anbindungen und die Erstellung von EDI-Mappings jedoch zu den Kerntätigkeiten, wodurch Prozessvereinfachungen möglich sind.

Die erzielten Einsparungen werden vom EDI-Dienstleister an die Unternehmen weitergegeben.

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