Gute Frage, eigentlich. EDI wird heute in den verschiedensten Bereichen des täglichen Geschäftslebens eingesetzt und doch herrscht teilweise ein gänzlich unterschiedliches Verständnis darüber, was EDI genau ist. Manche setzen es mit EDIFACT gleich – wieder andere meinen, auch eine Email mit einem PDF-Rechnungsattachment sei eine Art von EDI.

Viele sind beim Thema EDI auch einfach ratlos, was denn das genau ist.

ra̱t·los

Adjektiv [nicht steig.] ohne Vorstellung darüber, wie man ein bestimmtes Problem lösen kann. “in einer Sache völlig ratlos sein” (aus Wikipedia)

Genug der Ratlosigkeit – worum geht es bei EDI nun genau?

EDI - Elektronischer Datenaustausch

Unter elektronischem Datenaustausch (EDI) versteht man die Übertragung von strukturierten geschäftsrelevanten Daten zwischen den IT-Systemen von verschiedenen Unternehmen. Dabei werden vordefinierte Nachrichten­standards verwendet und menschliche Eingriffe werden auf ein Minimum reduziert.

Der Effekt: Geschäftsdaten wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen gelangen in Sekundenschnelle von einem Unternehmen direkt in das andere Unternehmen. Manuelles Erfassen, Ausdrucken, Kuvertieren sowie der Postversand u.ä. entfallen gänzlich. Die Daten gelangen direkt von einem IT-System in ein anderes IT-System – über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg.

Damit die verschiedenen Prozesse unternehmensübergreifend nahtlos ineinander greifen können, ist ein bestimmtes Regelwerk sowie eine bestimmte Infrastruktur notwendig.

Die dafür notwendige Infrastruktur besteht im Wesentlichen aus den folgenden Komponenten und Dienstleistern:

  • Austauschprotokoll
  • Nachrichtenstandard
  • ERP-Software
  • EDI-Dienstleister

Austauschprotokoll

Damit EDI-Daten von einem Unternehmen in ein anderes Unternehmen gelangen können, müssen standardisierte Austauschprotokolle verwendet werden. Diese garantieren, dass die Daten zuverlässig vom Sender an den Empfänger zugestellt werden. Erreicht wird dies beispielsweise durch automatische Empfangsbestätigungen, sodass ein Empfänger den Empfang einer Nachricht nicht “leugnen” kann.

Bekannte EDI-Austauschprotokolle sind beispielsweise X.400, AS2, SFTP, OFTP, SMTP, usw.

Nachrichtenstandards

Damit das empfangende IT-System versteht, was das sendende IT-System übermittelt, müssen einheitliche Nachrichtenstandards verwendet werden. Diese garantieren, dass die übermittelte Information eindeutig dargestellt wird und es zu keinen Missverständnissen in der Interpretation kommt.

Bekannte Nachrichtenstandards im Bereich von EDI sind beispielsweise EDIFACT, ANSI X.12, ODETTE, RosettaNet, XML, VDA, TRADACOM, u.v.m.

ERP-Software

Ein Punkt der bisher noch offen geblieben ist: was ist denn das sendende und das empfangende IT-System genau? In den meisten Fällen wird für die Erzeugung und Verarbeitung der Daten ein Warenwirtschaftssystem (ERP-System) eingesetzt, obwohl auch andere Systeme zur Anwendung kommen können. Beispielsweise FIBU-Systeme (Finanzbuchhaltung) oder Dokumentenmanagementsysteme.

Bekannte ERP-Systeme sind beispielsweise SAP, proALPHA, ABAS usw. Jedes ERP-System hat sein spezifisches Import- und Exportformat, mit Hilfe dessen Daten in das System und aus dem System gelangen können. Bei SAP ist dies beispielsweise IDoc, andere ERP-Systeme verwenden zum Beispiel CSV-Formate.

EDI-Dienstleister

Um die vorhandenen Daten zu konvertieren und zu übertragen, setzt man im EDI-Bereich auf EDI-Dienstleister. Ähnlich wie Mobilfunkunternehmen, stellen die EDI-Dienstleister die notwendige Infrastruktur für den Datenaustausch zur Verfügung.

Unternehmen mit EDI-Dienstleister

Unternehmen mit EDI-Dienstleister

Wie in der folgenden Abbildung angeführt, hat jedes beteiligte Unternehmen einen Dienstleister, der die Datenübertragung abwickelt.

Die einzelnen Schritte einer Datenübertragung sind dabei wie folgt.

  1. Mitarbeiter von Unternehmen A erzeugen die zu versendenden Daten im ERP-System – beispielsweise Bestellungen.

  2. Die Bestelldaten werden anschließend automatisch aus dem ERP-System exportiert und in einem einheitlichen Exportformat bereitgestellt. Im Falle von SAP kann dies beispielsweise das IDoc-Format sein. Dieser Exportprozess passiert üblicherweise in vordefinierten Zeitintervallen – z.B. alle 60 Minuten.

  3. Der EDI-Dienstleister von Unternehmen A holt die exportierten Daten automatisch ab und konvertiert sie in ein eintheitliches Austauschformat. Dieses Austauschformat ist zum Beispiel EDIFACT und wird üblicherweise vom größeren Geschäftspartner vorgegeben.

  4. Auf Seiten von Unternehmen B nimmt der EDI-Dienstleister von Unternehmen B die EDIFACT-Daten entgegen und konvertiert sie in ein Format, welches Unternehmen B in seine Warenwirtschaft importieren kann – z.B. ein CSV-Format.

  5. Nach dem Import stehen die Daten im ERP-System von Unternehmen B bereit.

Die gesamten Schritte 2 - 5 geschehen in Sekundenschnelle und die Daten stehen fast unmittelbar nach dem Versand bereits konvertiert und fertig importiert beim Empfänger zur Verfügung.

Das oben beschriebene Szenario funktioniert natürlich auch in die andere Richtung. Ein Unternehmen kann daher sowohl Empfänger als auch Sender sein.

Fazit

Hinter dem Begriff “EDI” verstecken sich eine Reihe von Standards, Protokolle, Software, Dienstleister usw. und nicht eine einzelne Technologie oder ein einzelner Standard.

Um einen effizienten Datenaustausch mit Hilfe von EDI zur realisieren, kommt man um einen EDI-Dienstleister nicht herum. ecosio hilft Ihnen als Full-Service EDI-Dienstleister bei allen Fragen rund um EDI gerne weiter. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir machen auch Ihr Unternehmen EDI-fit!