EU Richtlinie für elektronische Rechnungslegung in der öffentlichen Beschaffung verabschiedet
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Im April 2014 wurde eine neue EU Richtlinie zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im Rahmen von öffentlichen Beschaffungen innerhalb der EU eingeführt. Aktuell ist die Akzeptanzrate von elektronischen Rechnungen innerhalb der EU noch sehr gering - lediglich 4 - 15% aller Rechnungen innerhalb der EU werden heute elektronisch ausgetauscht. Die neue EU Richtlinie soll dies nun entscheidend ändern. Unter anderem durch die Einführung eines einheitlichen EU-weiten Rechnungsstandards. Was ändert sich dadurch für Unternehmen genau?

Hintergrund

Die EU verspricht sich durch die Einführung der elektronischen Rechnung große Ersparnisse, vor allem im Bereich der öffentlichen Beschaffung. Laut Schätzungen liegt das Einsparungspotential bei 2,3 Mrd. EUR pro Jahr. Mit der neuen EU Richtlinie sollen Rechnungsempfänger im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen dazu verpflichtet werden, elektronische Rechnungen anzunehmen.

Die EU Richtlinie trifft also nur jene Unternehmen, die im Rahmen von öffentlichen Beschaffungen Leistungen erbringen und anschließend Rechnungen legen. Die Rechnungsempfänger (typischerweise öffentliche Einrichtungen oder der öffentlichen Hand nahestehende Einrichtungen) müssen verpflichtend elektronische Rechnungen annehmen. Eine Verpflichtung für den Rechnungsersteller, auch eine elektronische Rechnung zu legen, besteht durch die EU Richtlinie nicht.

Es steht jedoch jedem Mitgliedsstaat frei dieses Szenario zur verschärfen, und die verpflichtende elektronische Rechnungslegung im Bereich der öffentlichen Beschaffung einzuführen. Für österreichische Unternehmen ist dieses Szenario seit dem 1.1.2014 bereits Realität. Wird etwas an die Republik Österreich geliefert, so ist bereits heute die Rechnung im elektronischen Format ebInterface zu legen. Die damit verbundene Initiative ist unter dem Namen Elektronische Rechnung an den Bund (ER>B) bekannt geworden.

Das Wichtigste der Richtlinie in Kürze:

Signalwirkung für die Wirtschaft

Rechnungen die von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen gestellt werden, sind von der neuen EU Richtlinie nicht betroffen. Die EU erwartet sich jedoch durch den verpflichtenden Einsatz der elektronischen Rechnung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen eine wichtige Signalwirkung für die Wirtschaft.

Die nächsten Schritte

Wie aus der folgenden Abbildung hervorgeht, müssen die einzelnen Mitgliedsstaaten die EU-Richtlinie bis spätestens 27. November 2018 in nationales Recht umgesetzt haben.

Umsetzungszeitplan der EU Richtlinie

Umsetzungszeitplan der EU Richtlinie

Nachdem die EU Richtlinie offiziell verabschiedet wurde, ist es die Aufgabe der europäischen Standardisierungs­organisationen (CEN, Cenelec und ETSI) bis spätestens 27. Mai 2017 einen einheitlichen semantischen EU Rechnungsstandard zu definieren. Je nach Umsetzungsfortschritt kann die Einführung des Standards auch schon früher erfolgen.

Sobald der Standard offiziell veröffentlicht worden ist, müssen ihn die einzelnen öffentlichen Auftraggeber innerhalb von 18 Monaten umsetzen. Die Richtlinie sieht außerdem eine mögliche Verlängerung dieser Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber (= Kommunen) auf bis zu 30 Monate vor.

Und etwas genauer:

Hintergrundproblematik: Babylonische Sprachverwirrung

Aktuell existiert eine Vielzahl von nationalen und internationalen e-Rechnungsstandards. Manche existieren bereits seit vielen Jahren (z.B. EDIFACT INVOIC seit den 1980ern), manche erst seit kurzem (z.B. ebInterface seit 2004). Dazu kommt eine Fülle von proprietären Standards, die vor allem durch Softwarehersteller vorgegeben werden (z.B. SAP IDoc oder XML bzw. CSV Standards von anderen Herstellern). Die meisten dieser Standards sind ohne aufwändige Dokumentenmappings untereinander nicht interoperabel.

“Auf, steigen wir hinab und verwirren wir dort ihre Sprache, sodass keiner mehr die Sprache des anderen versteht.”, Genesis 11,7

Turm von Babel

Turm von Babel

Das oben abgebildete Bild hängt übrigens im Kunsthistorischen Museum in Wien, falls es jemand bewundern möchte.

Ähnlich also wie beim Turmbau zu Babel versucht man ein gemeinsames Ziel zu erreichen - nämlich wirtschaftliche Zusammenarbeit innerhalb der EU - scheitert aber diesmal nicht an den Sprachen selbst - sondern an den verwendeten e-Rechnungsstandards.

Nachdem ein einheitlicher Standard fehlt, wählten die einzelnen EU Mitgliedsstaaten für die Realisierung ihrer e-Rechnungslösungen bisher jeweils unterschiedliche Standards. Dies lässt sich bereits heute bei der Lösung in Österreich und in Deutschland sehr gut erkennen - in Österreich wählte man den ebInterface Standard - in Deutschland wird man aller Voraussicht nach auf den ZUGFeRD Standard setzen. Der Vollständigkeit halber sei hier angemerkt, dass die Republik Österreich auch Rechnungen im UBL Format über PEPPOL annimmt, aber mehr dazu später.

Die damit verbundenen Probleme liegen auf der Hand. Will man als italienisches Unternehmen in öffentlichen Ausschreibungen in Frankreich, Deutschland und Österreich teilnehmen, so hat man in allen drei Ländern in unterschiedlichen Rechnungsformaten elektronische Rechnungen zu legen. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ein erheblicher Aufwand und ein wesentlicher Wettbewerbsnachteil gegenüber großen Unternehmen. Eines der erklärten Ziele der Europäischen Union ist es jedoch genau diese Art von Barrieren zu reduzieren bzw. ganz zu entfernen.

Die Lösung: “European Standard on Electronic Invoicing”

Um die oben beschriebenen Hürden für den grenzüberschreitenden Handel zu reduzieren, plant die EU die Einführung eines einheitlichen EU-weiten e-Rechnungsstandards. Dabei soll jedoch nicht der x-te neue Rechnungsstandard entworfen werden, sondern ein semantisches Datenmodell. Dieses semantische Datenmodell definiert Kernelemente, die eine Rechnung immer enthalten muss.

Aus der EU Richtlinie geht auch klar hervor, dass eine elektronischen Rechnung nur dann Nutzen stiftet, wenn sie automatisch erzeugt, versendet, erhalten und verarbeitet werden kann. Diese Anforderungen erfüllen ausschließlich maschinenverarbeitbare Rechnungsformate wie z.B. XML oder CSV. Bildhafte Darstellungen einer Rechnung, wie beispielsweise ein PDF, zählen dezidiert nicht dazu.

Was aber bedeutet nun “semantisches Datenmodell” genau?

Bei der semantischen Datenmodellierung wird ein Modell entworfen, das die Semantik - also die Bedeutung - mit einschließt. Man definiert die Struktur der Rechnungsinformation, wie sie später von Anwendern wahrgenommen wird. In seiner einfachsten Form ist ein semantisches Datenmodell reguläre Prosa (eher schlecht geeignet) oder eine erste Art von semi-formaler Darstellung (z.B. text-basierte UN/CEFACT’s Core Components). Zur besseren Darstellung eines semantischen Datenmodells wird zumeist eine Modellierungssprache gewählt - zum Beispiel UML. Welche Art der Darstellung die EU für das semantische Datenmodell wählen wird, lässt die EU Richtlinie noch offen. Man darf also gespannt sein.

Die Bedeutung eines semantischen Datenmodells für den interorganisationalen Datenaustausch veranschaulicht die folgende Abbildung. Bei einer nahtlosen Übertragung von Informationen zwischen zwei verschiedenen Informationssystemen muss Interoperabilität auf drei verschiedenen Ebenen gegeben sein.

Verschiedene Level der Interoperabilität

Verschiedene Level der Interoperabilität

Interoperabilität auf semantischer Ebene garantiert, dass der Inhalt und vor allem seine Bedeutung in einheitlicher Form dargestellt wird. Die elektronische Rechnung muss also beispielsweise ein Minimum an notwendiger Information enthalten und die genaue Bedeutung der Information muss erhalten bleiben - unabhängig von der verwendeten Syntax und vom verwendeten Transportkanal.

Interoperabilität auf syntaktischer Ebene garantiert, dass der Inhalt und seine Semantik in einem einheitlichen Format und in einer einheitlichen Sprache ausgetauscht werden. Typische Syntaxformate für den Datenaustausch sind XML, CSV oder EDIFACT.

Interoperabilität am Transportkanal garantiert, dass Nachrichten über eine einheitliche Transportinfrastruktur vom Sender zum Empfänger gelangen. Im Bereich des elektronischen Datenaustausches sind hier vor allem die Protokolle AS2 und X.400 prominent vertreten. Es ist jedoch auch ein Austausch über SFTP oder SMTP bzw. weiterführende Konzepte wie PEPPOL möglich.

Bereits heute ist eine Vielzahl an unterschiedlichen Syntaxformaten im Einsatz. Um verschiedene Syntaxformate zu überwinden, können Mappings eingesetzt werden, die von Format A auf Format B übersetzen (und ggf. umgekehrt). Diese Mapping sind jedoch nur dann möglich, wenn die Semantik von Format A und Format B in einheitlicher und vor allem eindeutiger Art und Weise gegeben ist.

Eine konkrete Frage bei einem Mapping wäre zum Beispiel:

“Wo steht in Format A der Rechnungsempfänger und auf welches Feld in Format B muss der Rechnungsempfänger gemappt werden?”

Der neue EU Rechnungsstandard fokussiert auf die Ebene der semantischen Interoperabilität. Es ist jedoch vorgesehen, dass auch Empfehlungen für die syntaktische Ebene und die Ebene des Transportkanals zur Verfügung gestellt werden. Diese Empfehlungen werden jedoch nicht Teil des Kernstandards werden, sondern sind als komplementäre Ergänzung zum eigentlichen semantischen Datenmodell vorgesehen.

Wieder das Rad neu erfinden?

Das erklärte Ziel der EU ist es nicht einen neuen e-Rechnungsstandard zu erfinden. Im Gegenteil - der neue European Standard on Electronic Invoicing soll sich an bestehenden Lösungen und Standards orientieren. Konkret nennt die EU Richtlinie dabei die folgenden Standards und Initiativen:

Obwohl bei letzterem kein konkretes Beispiel genannt wird, ist hier vor allem PEPPOL gemeint. Bereits heute ist in Österreich die Einlieferung von elektronischen Rechnungen im Rahmen der Initiative Elektronische Rechnung an den Bund (ER>B) über PEPPOL möglich.

Eine weitere Grundvoraussetzung für den neuen EU Rechnungsstandards ist die Kompatibilität mit bestehenden Standards für Payments, um eine automatische Zahlungsweiterverarbeitung zu erlauben. Obwohl nicht namentlich genannt, ist hier wohl die SEPA Initiative gemeint.

Bedeutung für Unternehmen

Die EU Richtlinie sieht ausdrücklich vor, dass der neue Standard keine Hürde für Klein- und Mittelunternehmen darstellt. Wörtlich wird hier genannt: “…the European standard on electronic invoicing should make it possible to set up user-friendly electronic invoicing systems, namely ones which are easy to understand and easy to use.“

Des Weiteren soll der neue Standard auch für Interaktionen zwischen Unternehmen geeignet sein, und sich nicht nur auf den Bereich der öffentlichen Beschaffung konzentrieren. Dezidiert ausgeschlossen ist die verpflichtende Integration einer elektronischen Signatur.

Die einzelnen Kernelemente des neuen EU Standards beinhalten

  1. Prozess- und Rechnungskennungen,
  2. Rechnungszeitraum,
  3. Informationen über den Verkäufer,
  4. Informationen über den Käufer,
  5. Informationen über den Zahlungsempfänger,
  6. Informationen über den Steuervertreter des Verkäufers,
  7. Auftragsreferenz,
  8. Lieferungsdetails,
  9. Anweisungen zur Ausführung der Zahlung,
  10. Informationen über Zu- oder Abschläge,
  11. Informationen zu den einzelnen Rechnungszeilenposten,
  12. Rechnungsgesamtbeträge,
  13. MwSt.-Aufschlüsselung.

Sobald es eine genaue Definition der einzelnen Elemente von Seiten der EU gibt, werden wir diese in unserem Blog genauer beleuchten.

Zusammenfassung

Mit der Verabschiedung der neuen EU Richtlinie setzt die EU ein wichtiges Signal in Richtung der weiteren Verbreitung von elektronischen Rechnungen. Obwohl sich die Richtlinie nur auf Rechnungen im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen beschränkt, ist mit einer starken Signalwirkung für die restliche Wirtschaft zu rechnen. Die e-Rechnung wird also das was sie eigentlich von Anfang an immer schon sein hätte sollen - salonfähig.

Image credits:
  • Turm von Babel: Pieter Brueghel the Elder (1526/1530–1569) [Public domain], via Wikimedia Commons

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