Sie wollen eine GLN beantragen?
Wie man eine GLN beantragt, stellen wir in diesem Beitrag vor.
Wofür steht GLN?
GLN ist die Abkürzung für Global Location Number (dt.: globale Lokationsnummer) und dient zur eindeutigen, überschneidungsfreien Identifikation von juristischen Personen und physischen Lokationen. Die Bezeichnung „GLN-Nummer“ ist daher eigentlich falsch, denn Nummer ist ja bereits in GLN enthalten. Wir sprechen im Folgenden nur mehr von GLN.
Juristische Personen können dabei beispielsweise Unternehmen, Behörden, Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Banken etc. sein.
Unter physischen Lokationen versteht man konkrete Adressen, aber auch einzelne Gebäude, Lagerräume oder Laderampen einer bestimmten Firma/Behörde. Zusätzlich kann die GLN zur eindeutigen Identifikation von Teilnehmern im Rahmen des Austausches von elektronischen Nachrichten (EDI) dienen (ähnlich wie eine Email-Adresse).
Kleine und mittlere Unternehmen werden also zumeist mit einer einzelnen GLN auskommen. Bei Unternehmen mit vielen Niederlassungen bzw. Großunternehmen werden mehrere GLN notwendig sein. Für den Größenvergleich: Billa (gehört zum REWE-Konzern) hat in Österreich über 1.000 GLN in Verwendung. In Deutschland verwendet EDEKA über 10.000 GLN für die verschiedenen Niederlassungen, Lagereinrichtungen usw.
Statt dem Begiff GLN hört man heute auch noch oft die alte Bezeichnung ILN (International Location Number).
Wie ist eine GLN aufgebaut?
Eine GLN ist eine 13-stellige Nummer und besteht aus einer Basisnummer, einem Lokationsbezug sowie einer Prüfziffer. Die folgende Abbildung zeigt den strukturellen Aufbau einer GLN, sowie zwei Beispiel-GLN.
Aus der GLN selbst kann nicht direkt auf das Unternehmen geschlossen werden, zu dem die GLN gehört. Das heißt man kann aus den 13 Ziffern keinen direkten Rückschluss darauf bilden, zu wem die GLN gehört. Um herauszufinden zu wem eine GLN gehört, kann man die Verzeichnisdienste der einzelnen GS1 Organisationen benutzen oder man fragt direkt beim Unternehmen nach, welche GLNs verwendet werden. Die GS1 Verzeichnisdienste werden als GEPIR (Global Electronic Party Information Register) bezeichnet.
Es gibt jedoch auch Unternehmen, die nicht alle ihre GLNs in den GEPIR-Verzeichnissen veröffentlichen lassen.
Die Basisnummer der GLN ist zusätzlich die Grundlage für weitere Identifikationsnummern der GS1, wie beispielsweise GTIN (Global Trade Identification Number) oder SSCC (Serial Shipping Container Code).
GTIN dienen zur eindeutigen und überschneidungsfreien Identifikation von Produkten und Dienstleistungen. Betrachten Sie den Strichcode auf einem Produkt genauer – die Nummer unter dem Strichcode ist eine GTIN.
SSCC dienen zur eindeutigen Identifikation von Versandeinheiten in der Logistik (z. B. Paletten) und basieren auch auf GLNs.
Warum brauche ich eine GLN, wenn das Unternehmen ja über eine eindeutige Postadresse verfügt?
Im Rahmen des IT-unterstützten Handels werden heute nur mehr selten Papierdokumente, zum Beispiel per Post oder per Fax, ausgetauscht. Bei den großen Handelshäusern kommen zumeist elektronische Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen usw. zum Einsatz. Postadressen sind für die Verwendung in elektronischen Dokumenten nur schlecht geeignet.
Das folgende Beispiel veranschaulicht die Problematik:
Kaufhaus Mustermann, Filiale Ost, Musterstraße 12, D-13293 Berlin
Kaufhaus Mustermann, Filiale Ost, Musterstr. 12, 13293 Berlin
Für einen Menschen ist sofort klar, dass beide Adressen identisch sind und beide Male dasselbe Kaufhaus gemeint ist. Für eine Maschine sind die beiden Adressen jedoch unterschiedlich, da ein IT-System eine eindeutige Identifikation für einen Datensatz braucht. Bei einer Postadresse ist dies durch die potentiell unterschiedlichen Schreibweisen nicht gegeben.
Genau hier kommt eine GLN ins Spiel:
Um ein Unternehmen (oder Teile des Unternehmens) im Rahmen dieses elektronischen Datenaustausches eindeutig identifizieren zu können, werden GLN verwendet.
Wer garantiert mir, dass eine GLN eindeutig ist?
GLN werden von der GS1 (bzw. den einzelnen nationalen GS1 Niederlassungen) vergeben. In Deutschland ist dies die GS1 Germany, in der Schweiz die GS1 Schweiz und in Österreich die GS1 Austria. Weil die Nummern von dieser zentralen Registrierungsbehörde vergeben werden, ist garantiert, dass keine GLN zwei Mal existiert.
Was kostet mich eine GLN?
GS1 bietet die GLN in drei verschiedenen Ausprägungen an, wobei je nach Typ unterschiedliche Nummernkapazitäten zur Verfügung gestellt werden.
Die folgende Aufstellung zeigt die aktuellen Preise der GS1 Germany (Stand Januar 2014).
Kleines Kontingent:
Wird für kleine Unternehmen mit nur wenigen Artikeln empfohlen.
Länge der Basisnummer: 9 Ziffern
Kapazität:
1.000 Artikelnummern
10 Mio. Versandeinheiten
Kosten einmalig: 230 EUR zzgl. USt.
Mittleres Kontingent:
Wird für mittlere bis große Unternehmen empfohlen.
Länge der Basisnummer: 8 Ziffern
Kapazität:
10.000 Artikelnummern
100 Mio. Versandeinheiten
Kosten einmalig: 330 EUR zzgl. USt.
Großes Kontingent:
Empfohlen für sehr große Unternehmen.
Länge der Basisnummer: 7 Ziffern
Kapazität:
100.000 Artikelnummern
1 Mrd. Versandeinheiten
Kosten einmalig: 530 EUR zzgl. USt.
Je nach Umsatz des Unternehmens und dem gewählten Umfang des Nummernpakets können noch zusätzliche jährliche Lizenzgebühren anfallen. Eine genaue Information über die Kosten gibt Ihnen die jeweilige GS1 Landesorganisation.
Wie komme ich zu einer GLN?
- Deutschland:
In Deutschland ist ein Antrag für eine GLN online möglich. - Schweiz:
Weitere Infos für eine GLN in der Schweiz finden Sie auf der Webseite der GS1 Schweiz. - Österreich:
In Österreich ist ein Antrag für eine GLN über GS1 Austria möglich.
GLN – und was nun?
Wenn Sie eine GLN im Rahmen des elektronischen Datenaustausches einsetzen möchten, brauchen Sie in weiterer Folge noch einen EDI-Dienstleister – ähnlich wie Sie für die Mobiltelefonie einen Vertrag mit einem Mobilfunkanbieter brauchen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder benutzen Sie unseren Chat — wir beraten Sie gerne weiter.
